Cowork.io, une solution spécifique pour gérer un espace de coworking

sophie Garrigues - jeudi 16 novembre 2017 - 12:00

Cowork.io, une solution spécifique pour gérer un espace de coworking

Ils s’appellent espaces de coworking, tiers lieux, ou plus sobrement bureaux partagés : en France, ils sont environ 600 et ce chiffre ne devrait cesser d’augmenter dans les années à venir.

Si ces espaces participent à l’émergence de nouveaux modes de travail, ils ont aussi leurs besoins spécifiques, de la réservation à la facturation. Et pour y répondre, il existe des logiciels taillés sur-mesure.



Un exemple avec Cowork.io, qui se révèle aussi utile aux gestionnaires d’espaces de coworking qu’aux travailleurs.

Explications !
 
 
 




CCM - Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre espace de coworking ?

Bénédict Dammann - Je suis la co-fondatrice de Cowork’In Aix, lieu qui existe depuis 3 ans. Il s’agit d’un espace précurseur à Aix-en-Provence, composé d’une partie open space, de bureaux privatisés et de salles de réunion de différentes tailles. Notre communauté d’utilisateurs est riche et variée : elle comprend des start-up, des freelances, des personnes en télétravail et même le député de notre circonscription. C’est un lieu où il y a toujours du passage, nous y organisons aussi des événements pour le réseau interne ou des personnes de l’extérieur.

CCM - Comment avez-vous découvert Cowork.io et depuis quand l’utilisez-vous ?

BD - Je l’ai découvert il y a un an et demi ou 2 ans, et je l’utilise depuis le 1er janvier 2017. Je me suis rapprochée d'un espace situé à Paris qui commençait à s’en servir et qui m’a donné les coordonnées de l’équipe.

CCM - À quels besoins cette plateforme répond-elle ?

BD - À tout ce qui est administratif et facturation, base de données clients et statistiques. Cowork.io permet aussi de gérer l'agenda de chaque espace : toutes les personnes qui ont un compte peuvent voir si une salle est disponible ou s'il reste des places dans l'open space. La plateforme intègre un annuaire des personnes présentes et un chat interne pour diffuser des informations.

CCM - Comment l’avez-vous mis en place ?

BD - Il a tout d’abord fallu créer un compte en entrant plusieurs paramètres comme le « stock » des produits, soit chaque espace et sa capacité. Mais également les services ajoutés : un crédit de salles de réunion est attribué à chaque personne qui prend un bureau, au-delà la prestation devient payante.

CCM - Comment fonctionne la plateforme pour vous et pour les coworkers ?

BD - Au quotidien, je l'utilise surtout pour la facturation, mais je m'y rends aussi pour visualiser rapidement qui réserve quel espace.
Plus le temps passe et plus j’exploite toutes les fonctionnalités de Cowork.io. Au début, je me servais seulement des plus basiques comme les newsletters pour informer les coworkers. Aujourd’hui, les personnes peuvent réserver et utiliser la plateforme de façon autonome, en allant sur notre site et en créant leur compte directement. Mais finalement cela arrive peu, les gens préfèrent généralement se déplacer et venir voir l’espace avant de réserver leur bureau.

CCM - Bénéficiez-vous d'une assistance technique et pouvez-vous demander des évolutions en fonction de vos besoins ?

BD - Oui, si j'ai un souci les équipes sont joignables facilement. Ils peuvent également apporter leur aide lors du paramétrage. Pour le moment je n'ai pas eu beaucoup besoin de faire appel à eux, sauf pour des développements annexes. Paypal a par exemple été installé à ma demande.
À l’avenir, une application mobile sera mise en place ainsi que des serrures connectées pour remplacer les badges magnétiques qui fonctionnent actuellement avec un autre système.

CCM - Quels sont les points forts et la valeur ajoutée d'une solution comme Cowork.io ?

BD - Je trouve que cet outil correspond bien au business model et aux besoins des espaces de coworking. Le logiciel est vraiment fait pour gérer des fonctionnalités spécifiques comme les crédits d’heure, un grand classique du coworking. La plateforme est ergonomique et procure un véritable gain de temps parce que nous ne pourrions pas tout gérer à la main. Les coworkeurs s'y adaptent aussi très bien, ils sont ravis car ils n'ont besoin de personne pour réserver et ils peuvent consulter leurs factures facilement.
Ils ont pensé à beaucoup de choses. Et en plus ils s'appellent presque comme moi !

CCM - Quels seraient les points à perfectionner d'après votre expérience ?

BD - Étant de formation comptable, je travaille avec un logiciel spécialisé (Quadra). A l'heure actuelle le format n’est pas bon et l’export CSV ne fonctionne pas. Mais c’est vraiment le seul point à corriger !

Repères

Cowork.io

  • Logiciel de gestion d’espaces partagés
  • Start-up fondée début 2014 par Pierre-André Svetchine, Thomas Vermersch et Guillaume Andreu Sabater
  • Le site de Cowork.io

Cowork’In Aix

  • Espace de coworking à Aix-en-Provence
  • 12 places en open space, 14 bureaux privatisés et 3 salles de réunion
  • Le site de Cowork’In Aix

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