Universign : la signature électronique, « pré-requis pour les entreprises en ligne »

Perrine Tiberghien le mercredi 9 novembre 2016 à 11:40:11

Universign : la signature électronique, « pré-requis pour les entreprises en ligne »

Signer un bon de commande ou un contrat, confirmer sa déclaration d’impôts ou faire d’autres démarches administratives en ligne… la signature électronique sécurisée est désormais de plus en plus utilisée. Et aussi par les entreprises, pour qui les avantages de la signature électronique sont notables : il s’agit de gagner du temps, de réduire les coûts opérationnels et d’accélérer les transmissions de documents.

Pour proposer cette dématérialisation comme un service supplémentaire ou complémentaire à ses clients, il faut trouver une solution adaptée à ses besoins. Il en existe plusieurs : Signnow, Yousign, CertEurope ou encore Universign. C’est cette dernière qui a été choisie par Yomoni, plateforme française de gestion d’épargne. Laurent Girard, co-fondateur et directeur des opérations, en dit plus sur la façon dont Universign est utilisé au cœur des activités de l’entreprise.


CCM : Pouvez-vous nous en dire plus sur Yomoni, et sur l’activité de l’entreprise ?

Laurent Girard :
Yomoni est une société de gestion de portefeuilles. Nous proposons un service d’épargne sur internet. En premier lieu, nous établissons un diagnostic de la situation de chacun, et de son plan d’épargne, avant de proposer un projet. Si le client l’accepte, nous le démarrons avec lui, et nous sommes là pour faciliter toutes les démarches d’ouverture de compte.
Nous intervenons aussi pour gérer le compte, sur la base du projet qui a été choisi. On va ajuster le portefeuille environ une fois par mois, et le projet est suivi au quotidien.

Yomoni est entièrement à distance, et nous avons été l’un des premiers acteurs à proposer de l’assurance-vie 100% en ligne pour des prospects, c’est-à-dire des personnes n’étant pas déjà clientes chez nous. Un internaute peut arriver sur notre site, et avoir un contrat signé un quart d’heure plus tard. Le principe, c’est « prenez 15 minutes de votre temps, suivez le parcours Yomoni et vous avez une stratégie d’épargne qui peut vous durer toute la vie ».

CCM : Dans le cadre de votre activité, pourquoi aviez-vous besoin d’une solution de signature électronique ?

L. G. :
Tout est dématérialisé, on ne demande l’envoi d’aucune pièce papier. Tout peut se faire en ligne. Et comme nous sommes sur des activités très régulées, nous conservons un nombre important de pièces justificatives, notamment des pièces d’identités ou des documents signés permettant d’attester et de sécuriser les opérations des clients (ex : bordereaux de dépôt ou de retrait). C’est à ce titre que nous utilisons Universign.

CCM : Vous utilisiez déjà une solution de signature électronique, ou une expérience avec un autre outil ?

L. G. :
Nous avons lancé notre activité il y a un an, en septembre 2015. Dès le départ, nous avons travaillé avec Universign. Avant Yomoni, j’étais consultant en services financiers, et j’avais participé à divers projets avec d’autres solutions de signature électronique.

J’ai entendu parler d’Universign par un de nos partenaires, et cela m’allait bien parce que la structure reste à taille raisonnable. Cet aspect est plus intéressant pour notre entreprise, pour qu’Universign comprenne bien notre demande et nos besoins. Au-delà de la prestation en elle-même, nous voulions avoir des conseils sur l’utilisation de la signature électronique. Je pense que c’est mieux pour avoir des interlocuteurs plus disponibles que sur des solutions gérées par des acteurs internationaux.

CCM : Concrètement, comment utilisez-vous Universign ?

L. G. :
Nous avons intégré la signature électronique à notre site internet. Lorsque l’internaute arrive à la dernière page de la création du compte, une fenêtre s’ouvre : elle est alimentée par des flux Universign. C’est la très grande majorité des cas d’utilisation, pour tous les documents normés ou récurrents.
On peut aussi avoir besoin de faire signer des documents exceptionnels à des clients. Dans ce cas, le Service Clients dépose les documents sur la plateforme d’Universign, et on envoie à notre client un lien. C’est ce lien qui lui permettra d’aller signer le document.

CCM : Vous avez ensuite accès à un récapitulatif de ces signatures ? Comment suivez-vous les démarches ?

L. G. :
Une fois que le client a signé les documents sur la fenêtre dédiée, nous recevons une confirmation. Nous recevons également les documents signés, qui sont stockés chez nous dans un environnement sécurisé : les conseillers peuvent donc vérifier quels documents ont été signés, à quelle heure et par qui.

CCM : Est-ce que vous avez des retours de vos collaborateurs, ou de clients, sur la prise en main de la solution ?

L. G. :
Du côté des clients, aucun problème de prise en main. Nous n’avons pas eu de retours négatifs sur le processus de signature. Même chose du côté de nos collaborateurs, notamment lorsqu’ils sont amenés à déposer des documents sur la plateforme d’Universign : une démo de quelques minutes leur permet tout à fait de gérer cette partie en toute indépendance.
La prise en main est très facile. Et l’intégration d’Universign sur le site internet (flux de retours, documents…) est rapide et simple, pour peu qu’on ait un développeur back-office.

CCM : Entre le coût de solution et le gain de temps, est-ce que les tarifs vous semblent intéressants ?

L. G. :
Par rapport aux autres solutions du marché, on est sur des coûts qui restent très raisonnables. Mais il faut dire que pour Yomoni, la dématérialisation n’est pas vraiment là pour simplifier des process ou économiser de l’argent : c’est la raison d’être de notre service. Notre offre n’existerait pas sans signature électronique. D’un point de vue client, c’est indispensable. Et d’un point de vue opérationnel, cela fait partie de la structure de l’offre.

Bien sûr, on gagne en temps et en coût puisque la gestion est plus rapide, le client n’a pas à envoyer de courriers et nous n’avons pas à traiter des documents papier.
Le vrai sujet pour nous était d’être plus rapide pour le client : notre service avec le contrat d’assurance vie peut être mis en place en moins de 5 jours, ce qui serait totalement impossible avec une gestion papier.

La priorité, c’était la signature électronique pour améliorer l’expérience client, et avoir un modèle économique raisonnable en termes de frais.

CCM : A quel type d’entreprise recommanderiez-vous ce genre de solution ?

L. G. :
C’est un pré-requis pour les entreprises en ligne à mes yeux. Cela me semble indispensable pour des services B to C, pour simplifier l’expérience du client en ayant accès facilement à des documents signés électroniquement. Et c’est aussi beaucoup plus sûr.

Mais je vois aussi les avantages de la signature électronique lorsque je m’occupe des aspects opérationnels de Yomoni : je travaille avec de nombreux prestataires qui, même s’ils n’ont rien à avoir avec le web, utilisent ce genre d’outil. Cela simplifie les échanges et c’est très satisfaisant de pouvoir signer rapidement des contrats. C’est un gain de temps très important.
Universign, par exemple, fait signer en ligne ses propres contrats. Si je n’ai pas fait attention à mon compteur de signatures et qu’il est à zéro, je peux le recharger très rapidement avec un avenant au contrat signé électroniquement. Rapidité, sécurité, confidentialité : c’est vraiment très pratique.

Repères

Yomoni

  • Plateforme de gestion d’épargne en ligne,
  • « Fintech » française, lancée en septembre 2015,
  • Yomoni

Universign

  • Plateforme de signature électronique et d’horodatage,
  • Outil proposé par Cryptolog, spécialiste des logiciels de signature électronique,
  • Universign.

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