Utiliser MindManager pour gérer ses projets

Delphine Lalande le mercredi 4 mai 2016 à 12:25:04

Utiliser MindManager pour gérer ses projets

Mindjet vient d’éditer la nouvelle version de son logiciel de mind mapping, MindManager. Emilie Huslin, Directrice de l’Organisation et de l’Informatique à la Banque Populaire Atlantique, nous explique dans quel cadre elle utilise MindManager et les nombreux avantages de cette solution de productivité. Un outil indispensable pour la gestion de projets, pour des entreprises de toutes tailles !




Comment ça marche – Quels étaient les besoins de votre entreprise, ou les problématiques rencontrées, au moment de faire appel à MindManager ?
Emilie HUSLIN – Déjà utilisatrice d’une solution gratuite de mind mapping, j’avais besoin d’un outil plus puissant pour réaliser des cartes heuristiques et mentales (mind maps). Quand j’ai commencé à travailler sur MindManager j’étais responsable de l’organisation informatique et l’utilisais pour conduire des projets, brainstormer, présenter les notes de cadrage autrement, présenter une problématique complexe de manière simple et compréhensible par tous.

CCM – Comment procédiez-vous avant pour brainstormer, « mind mapper » des projets ?
EH – J’utilisais une solution gratuite de mind mapping ou je « mappais » sur papier tout simplement.

CCM – Quelles étaient les limites rencontrées ?
EH – L’outil de mind mapping gratuit était assez simple. Il permettait de structurer sa pensée différemment, mais était assez pauvre en termes de fonctionnalités ; la présentation à des tiers, notamment, n’était pas aisée.

CCM – Comment avez-vous connu la solution MindManager ?
EH – Il y a pratiquement 5 ans, nous avons demandé à être formés à l’usage du « mind mapping ». Le prestataire qui nous a formés utilisait MindManager de Mindjet. Il nous l’a fait découvrir et nous l’avons adopté.

CCM – Comment a-t-elle été implémentée dans votre service ?
EH – Nous avons commencé à l’installer sur les postes des responsables de projets qui avaient été formés. Le déploiement a ensuite été étendu à d’autres utilisateurs du département Organisation et informatique, appétents à l’outil. Lorsque nous avons commencé à présenter nos projets et nos suivis sous forme de map, nous avons rencontré quelques réticences de la part de certains métiers. Ces personnes étaient plus réfractaires à la structuration de la pensée/idées… qu’à l’outil en lui-même. Cela a donc nécessité un peu de pédagogie au démarrage. Petit à petit, nos interlocuteurs dans les projets se sont habitués aux maps, certains nous demandant l’installation du logiciel. Pour faciliter la lecture des maps, nous avons diffusé la visionneuse sur l’ensemble des postes de travail du siège. Ensuite, nous avons organisé des formations sous forme d’ateliers de 2h pour les personnes intéressées. Quand les directeurs d’agences ont commencé à l’utiliser et nous demander des formations, nous avons été ravis de l’ampleur que cela prenait !

CCM – Que vous permet de faire l’outil ?
EH – Grâce à MindManager Enterprise 2016 pour Windows, je prends des notes de cadrage d’un projet, j’utilise pour cela les fonctionnalités de base avec un sujet par chapitre que j’illustre par une image, j’ajoute plusieurs branches et j’insère des liens ou des pièces jointes pour compléter les sujets.

Je réalise également des reportings de projets avec la répartition des tâches (utilisation de la fonctionnalité ‘informations de tâches’ pour indiquer les ressources, les délais, l’avancement des actions dans le projet, complété d’un diagramme de Gantt dans certains cas).
La solution me permet en outre de prendre des notes en réunion pour la réalisation de comptes-rendus, de créer des maps CV pour présenter un service, ou encore la feuille de route du département, de faire ma To do list de la semaine…

CCM – Quels sont les avantages de l’outil, qu’est-ce qui vous plaît dedans ?
EH – MindManager est un outil facile à utiliser, très visuel. Ses fonctionnalités sont régulièrement enrichies en tenant compte des besoins utilisateurs. Nous avons accès à une bibliothèque d’images complète avec des pictogrammes modernes ; le mode brainstorming permet de réaliser des sessions brainstorming comprenant définition des défis, génération d’idées et hiérarchisation des priorités ; on retrouve dans les sections de map de MindManager un modèle SWOT utile pour faire des analyses.
J’apprécie aussi de pouvoir joindre un email, un fichier, un lien, etc. aux sujets de mes maps et d’ajouter des balises, des tags et des icônes pour signaler des points importants. Dans la dernière version MindManager 2016 pour Windows, on trouve notamment des maps conceptuelles, un autre moyen de visualisation que je vais pouvoir utiliser en complément des mind maps.

CCM – Est-ce que l’on peut intervenir à plusieurs sur l’outil sans risque de perdre les données ?
EH – Nous utilisons l’application poste de travail de MindManager Enterprise et stockons les maps créées sur nos serveurs communs pour un accès par tous. J’ajoute que l’utilisation des mind maps s’inscrit dans une démarche plus globale de travail collaboratif au sein de la Banque Populaire Atlantique. Nous avons commencé à utiliser les méthodes agiles de manière importante en 2013, notamment avec un objectif de génération d’idées. On développe une manière de travailler plus créative, collaborative et visuelle en utilisant des outils qui le permettent tels que MindManager.

CCM – Aimeriez-vous voir d’autres fonctionnalités ajoutées, quelque chose qui manquerait dans MindManager ?
EH – Non, pas à ce jour.

CCM – Combien coûte la solution ?
EH – Nous avons 50 licences à ce jour et nous bénéficions d’un tarif préférentiel lié au programme de licences MindManager Entreprise.

CCM – A quels types d’entreprise recommanderiez-vous ce type d’outil ?
EH – Tous types d’entreprises selon moi. MindManager est d’une grande utilité dans la gestion de projets et l’organisation personnelle, donc l’outil peut s’adresser à différents secteurs d’activité. Il faut être appétent à ce mode de structuration de la pensée.
Plus d’informations sur MindManager et MindManager Enterprise :

MindManager

  • Mindjet, leader mondial dans le domaine du mind mapping, présente la nouvelle version de son logiciel de productivité et de visualisation, MindManager.

Site officiel de Mindjet.com
Lien vers la solution MindManager

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