Maarch Courrier : la dématérialisation pour optimiser le traitement des courriers

sophie Garrigues le mardi 22 mars 2016 à 12:56:04

Maarch Courrier : la dématérialisation pour optimiser le traitement des courriers

Le traitement du courrier : une tâche bien souvent fastidieuse, en particulier au sein des administrations. Heureusement, de nos jours nombreuses sont les solutions de dématérialisation et d’automatisation permettant de simplifier la gestion du courrier.

Maarch Courrier est l’une d’entre elles. Mise en place à la Mairie de Saint-Germain-en-Laye depuis 2011, elle a considérablement amélioré les processus en plus d’être un logiciel libre. Sylvain Gibassier, Directeur des Systèmes d’Information, nous livre son retour d’expérience.


CCM - Pouvez-vous présenter la Ville de Saint-Germain-en-Laye ?

Sylvain Gibassier - La Ville de Saint-Germain-en-Laye est une commune située à l'ouest de Paris. Chef-lieu d'arrondissement, elle emploie près de 745 agents pour un budget annuel d'environ 120 M€.

CCM - Comment avez-vous découvert la solution Maarch Courrier et depuis quand l'utilisez-vous ?

SG - La Ville a découvert Maarch Courrier lorsque nous cherchions à remplacer notre logiciel de gestion du courrier qui avait été développé spécifiquement pour la commune. Nous utilisons Maarch Courrier depuis 2011.

CCM - A quels besoins spécifiques ce service répond-il ?

SG - Il répond à 3 besoins spécifiques : la traçabilité des courriers entrants et sortants, le suivi des temps de réponse, et la mise en place d'un circuit électronique de validation des réponses.
En ce qui concerne la traçabilité des courriers entrants et sortants, Maarch Courrier permet, grâce à son moteur de recherche intégré, de trouver instantanément les courriers reçus et les réponses qui ont été faites.
Pour suivre les temps de réponse, un tableau de bord a été mis en place. Celui-ci permet de vérifier que les engagements de la Charte Marianne en matière de traitement du courrier sont bien tenus (en savoir plus).
Maarch Courrier permet également, grâce à la mise en place d'un circuit de validation des réponses, une validation électronique et rapide par toutes les personnes concernées des propositions de réponses.

CCM - Quelle méthode ou quel outil utilisez-vous pour répondre aux mêmes besoins avant de découvrir Maarch Courrier ?

SG - Nous utilisions un logiciel qui avait été développé spécialement pour la Ville. Ce logiciel étant lent et difficile à maintenir, nous avons choisi de le remplacer par une solution "sur étagère".

CCM - Racontez-nous votre première utilisation du service et sa mise en place au sein de la mairie.

SG - La mise en place de la solution a duré quelques mois. Le plus long a été la reprise de l'existant. 50 agents environ ont été formés sur la solution. Maarch Courrier est intégré avec les serveurs d'authentification Active Directory de la Ville. Il n'est donc pas nécessaire de créer des comptes spécifiques. L'intégration avec l'Active Directory permet aux agents de bénéficier du Single Sign On (SSO). Ils sont automatiquement authentifiés lorsqu'ils accèdent au logiciel.

CCM - Comment est-il utilisé au quotidien ? Quelles sont ses fonctionnalités ?

SG - Au quotidien, le service courrier va chercher le courrier à la poste. Celui-ci est ouvert et scanné. Grâce à l'intégration entre le scanner et la solution Maarch, le courrier scanné est automatiquement passé à l'OCR et transféré dans le logiciel. Le service courrier saisit les métadonnées (émetteur, adresse(s), objet du courrier...) et attribue le courrier à l'une des Directions de la Ville qui est chargée de rédiger une réponse. L'un des agents de la Direction rédige une proposition de réponse, soumise pour validation aux différentes personnes concernées via un workflow intégré au logiciel. Une fois la proposition validée, l'agent l'imprime, la fait signer par l'élu concerné et l'envoie.
Les autres fonctionnalités utilisées fréquemment : le moteur de recherche qui permet de retrouver rapidement un courrier reçu et sa réponse, et le tableau de bord qui permet de vérifier que les engagements de la Charte Marianne en matière de traitement du courrier sont bien tenus.

CCM - Combien coûte l'utilisation de Maarch Courrier ?

SG - Maarch Courrier étant un logiciel libre, la Ville n'a payé aucun coût de licence. La Ville paye un contrat de maintenance annuellement auprès de la société Maarch. Celui-ci permet l'accès au support de l'éditeur. Son coût est inférieur à 4000 € HT par an.

CCM - Quels sont d'après vous les points forts et la valeur ajoutée de cette solution ?

SG – Ses points forts sont la traçabilité des courriers, le tableau de bord de suivi des délais, et le workflow électronique de validation des réponses. De plus, il s’agit d’un logiciel libre, qui a permis à la Ville d'écrire un patch pour améliorer le moteur de recherches. Ce patch a été accepté par la société Maarch et est intégré dans la dernière version du logiciel.

CCM - Que faudrait-il perfectionner ou ajouter selon votre expérience ?

SG – Rien !

CCM - Quels conseils donneriez-vous à une structure qui débute avec Maarch Courrier ?

SG - Prenez le temps de définir et de caler les processus internes de gestion du courrier avant de choisir un logiciel. Une fois cette étape terminée, choisir le logiciel en vérifiant bien qu'il est capable de s'adapter aux processus internes. C'est la clé de la réussite d'un tel projet.

Repères

Maarch Courrier


Ville de Saint-Germain-en-Laye

  • 41048 habitants (données INSEE 2012)
  • Superficie de 4827 ha couverts à 75% par la forêt domaniale
  • Le site de la Ville

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