Gestion d’un cabinet d’ostéopathie : « avoir plus de temps à consacrer à mes patients »

Perrine Tiberghien - vendredi 12 février 2016 - 18:14

Gestion d’un cabinet d’ostéopathie : « avoir plus de temps à consacrer à mes patients »

Gérer ses rendez-vous, ses factures, son emploi du temps… le quotidien d’un professionnel de la santé ressemble souvent à celui d’un chef d’entreprise. Avec une différence majeure : le professionnel de la santé doit pouvoir rester à l’écoute de ses patients et leur consacrer le maximum de temps.

L’organisation est encore plus pointue quand le temps est partagé entre deux cabinets. C’est le cas de Julien Coquery, qui exerce à la fois en milieu rural et en milieu urbain. L’ostéopathe s’est tourné vers GestOstéo, une solution spécifique pour suivre à la fois ses rendez-vous et ses factures, la prise en charge de ses patients… et l’activité de son cabinet. Des « fiches papier » à un outil informatique spécialisé, il livre un retour d’expérience : « cela me permet de consacrer plus de temps à mes patients. »




Commentçamarche.net : Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre activité et sur votre organisation, puisque vous vous partagez entre deux cabinets ?

Julien Coquery :
Je suis ostéopathe, diplômé et certifié en ostéopathie depuis 2008.
Je suis issu des premières promotions d’ostéopathes français formés en France.

Peu de temps après mon installation en cabinet libéral, je me suis retrouvé en plein « boum » de l’ostéopathie avec l’installation autour de moi de plus en plus d’ostéopathes aux formations hétérogènes. La ville où j’exerce a vu son nombre de praticiens doubler en moins de 3 ans.
J’ai réalisé que la concurrence allait être rude !

En 2011, j’ai décidé d’ouvrir un second cabinet en milieu rural pour diversifier mon activité.
J’alterne ma présence par demi-journées ou par journées entières dans chacun de mes cabinets, qui sont distants d'une quarantaine de kilomètres, et je ne travaille que sur rendez-vous. Cela me demande une bonne organisation et le logiciel GestOstéo m’a facilité la tâche : il m’épaule pour le choix du cabinet à privilégier chaque semaine, et je conserve toutes mes fiches de consultation sur un seul ordinateur. Mes patients sont donc aussi bien pris en charge s’ils viennent dans l’un ou l’autre de mes cabinets.

CCM : Depuis quand utilisez-vous Gestostéo, et à quels besoins ce logiciel répond-il pour vous ?

J.C. :
A mes débuts, je notais les données de mes patients à la main sur des fiches papier.
Le nombre de fiches a rapidement augmenté et je me suis rendu compte des limites de ce système. Il était difficile de retrouver les informations concernant mes patients. Par ailleurs, nous avons l’obligation de conserver un certain nombre de ces informations, et j’allais donc devoir trouver de l’espace pour archiver et stocker toutes ces fiches papier.

J'ai souhaité m’équiper d’un logiciel de gestion de patientèle, mais à l’époque il y avait peu d’offres destinées exclusivement aux ostéopathes.
Quand GestOstéo m'a proposé de travailler en collaboration sur le développement d’un logiciel dédié aux ostéopathes, j’ai accepté le challenge. On peut vraiment dire que le logiciel GestOstéo est adapté aux besoins de ma profession, puisqu’il a été fait avec et pour des ostéopathes !

En ce qui me concerne, je l’utilise depuis 2008 et j’ai testé toutes ses évolutions. Il se compose aujourd’hui d’une solution PATIENT PRO dédiée aux consultations et à la facturation, et d'une solution PERFORMANCE pour le suivi en temps réel des indicateurs et des statistiques du cabinet.

Au final, c'est un outil complet qui m'assiste à la fois dans la prise en charge de mes patients, dans la gestion administrative de mon activité, mais également dans le développement du chiffre d'affaires de mes cabinets. Car l'ostéopathe est aussi un chef d'entreprise ! La spécificité du logiciel GestOstéo est de prendre en compte toutes ces différentes facettes du métier.

CCM : Est-ce que la prise en main du logiciel vous a semblé facile ? Avez-vous eu besoin d’un accompagnement pour vos premiers pas avec ce logiciel ?

J.C. :
Le logiciel est simple d’utilisation même pour le novice en informatique que je suis !
Les onglets et les icônes sont explicites. Sa prise en main est rapide et assez intuitive, puisque totalement adaptée au déroulement d’une consultation ostéopathique.

Il n’est pas forcément nécessaire d’avoir un accompagnement pour l’installation et les premières utilisations mais si besoin, il me semble que des tutoriels sont disponibles en vidéo sur le site Internet de GestOstéo.
Enfin le logiciel est stable, en ce qui me concerne, il n’a jamais buggé.

CCM : Comment utilisez-vous concrètement le logiciel, dans votre quotidien par exemple ?

J.C. :
Le logiciel est un outil de travail, je l'utilise tous les jours dans mes consultations.

Le volet PATIENT PRO me permet de saisir les informations personnelles de mes patients (coordonnées, antécédents …) et les traitements ostéopathiques réalisés, d'éditer les factures, et il apporte également plusieurs innovations intéressantes pour la prise en charge thérapeutique
Par exemple, le reporting de la consultation est inédit : il est possible d'imprimer pour le patient un document résumant la consultation. Cela renforce sa prise en charge et favorise également le lien avec les autres professionnels de santé.
Le traitement en visuel permet également de suivre le traitement réalisé sur le patient en quelques clics directement sur des planches anatomiques.

Le volet PERFOMANCE est une révolution dans le métier de l’ostéopathe. Il me permet de connaître instantanément l’état de santé de mes cabinets et de prendre des décisions sur l’évolution que je souhaite donner à mon activité. Des graphiques sont disponibles. Pour l’ostéopathe qui cherche réellement à développer son activité dans un secteur très concurrentiel, l’utilisation de GestOstéo PERFORMANCE est incontournable. C’est avec cet outil que l’ostéopathe qui est thérapeute, devient également chef d’entreprise.

CCM : Est-ce que vous utilisez toutes les fonctionnalités proposées par GestOstéo, ou est-ce que certaines sont moins utiles dans votre organisation actuelle ?

J.C. :
J’utilise la plupart des fonctionnalités tous les jours, pour chaque patient.

Bien entendu, d’autres fonctionnalités s’utilisent plus ponctuellement, comme celles de GestOstéo PERFORMANCE qui sont plus spécifiques. Au début je n’utilisais pas forcément tout mais petit à petit ma gestion s’est affinée et j’arrive maintenant à suivre très précisément mon activité.

Dans GestOstéo PATIENT PRO, on reste libre de remplir tel ou tel champ selon le déroulement de la consultation. Lorsque la pratique évolue, il peut arriver de délaisser certains onglets pour en favoriser d’autres. En revanche, les fonctionnalités qui concernent la sécurité du patient sont incontournables : par exemple, une alerte apparaît quand on ouvre la fiche d'un patient qui présente des antécédents importants.

CCM : Est-ce que vous aviez essayé d’autres solutions de gestion, et en quoi celle-ci répond mieux à vos besoins ?

J.C. :
Je n'ai pas essayé d'autres solutions, parce que je me suis équipé du logiciel GestOstéo à mes débuts et qu'il répond depuis à mes attentes à la fois en tant que praticien, et en tant gestionnaire de mes cabinets.

Par ailleurs, la solution est accessible financièrement. L'installation en cabinet étant onéreuse, on cherche forcément à limiter les coûts au début. Une version gratuite permet de s’équiper dès le démarrage de son activité. Les versions PATIENT PRO et PERFORMANCE prennent ensuite le relais pour aller plus loin dans la gestion et le développement du cabinet.

CCM : Est-ce que des améliorations sont possibles, dans le cas où vous avez des demandes de fonctionnalités particulières par exemple ?

J.C. :
Depuis que je l'utilise, le logiciel n'a cessé d'évoluer. De nombreuses fonctionnalités sont venues enrichir la version initiale. Aujourd’hui elles complètent parfaitement ma pratique ostéopathique.
Des améliorations sont encore possible, j'ai moi-même déjà fait des propositions qui ont été prises en compte. Pour des demandes de fonctionnalités particulières, l'éditeur peut être contacté via son site Internet.

CCM : L’investissement est intéressant selon vous en termes de gain de temps sur votre gestion des cabinets ?

J.C. :
Totalement ! Mes fiches de consultations sont classées et ordonnées, la sécurité des données est assurée. Je rentre les informations administratives de mon patient une seule fois, et pour l'édition de la facture, tout est automatisé, il y a juste à imprimer.

D’autres éditions automatiques sont disponibles et personnalisées pour mon patient (demande d’avis médical à l'attention du médecin et autres spécialistes, reporting de la consultation, etc).

Le gain de temps est important pour la gestion administrative de mes cabinets. Cela me permet de consacrer plus de temps à mes patients, de leur proposer plus de créneaux de rendez-vous, donc d’augmenter mon chiffre d’affaire.
Par ailleurs, Gestostéo PERFORMANCE me permet de connaître précisément l’état de santé de mon cabinet et de prendre les bonnes décisions pour augmenter mon chiffre d'affaires.

L’investissement est donc intéressant à tous points de vue, et finalement assez faible puisque le coût du logiciel est amorti en quelques consultations.

CCM : Est-ce une solution que vous recommanderiez à d’autres ostéopathes, et pourquoi ?

J.C. :
Je le fais dès que j’en ai l’occasion auprès de mes confrères qui ne sont pas informatisés !
Ne serait-ce que pour retrouver rapidement les informations qui concernent leurs patients et pour la sécurité des données qui peuvent être sauvegardées régulièrement.

Pour ceux qui ne se sentent pas à l'aise avec l'informatique, le logiciel est facilement accessible.
De mon point de vue, au-delà de la gestion quotidienne, la clé pour développer son activité est la connaissance précise qu’on en a. Or, la vision que l’on a de notre activité n'est pas toujours exacte, j’en ai fait l’expérience. D'où la nécessité de s'équiper d'outils informatiques capables aussi d’analyser des indicateurs rapidement et précisément, dans un objectif de performance, comme le propose GestOstéo.

Repères

Julien Coquery

  • Diplômé et certifié en ostéopathie depuis 2008,
  • Cabinets à Mérignac et Vayres (Gironde),
  • Utilisateur de la solution GestOstéo depuis quelques années.
  • son site internet

GestOstéo

  • Solutions dédiées aux cabinets des ostéopathes,
  • Gestion des consultations, des factures, de la prise en charge et de l’activité du cabinet,
  • Trois formules : patient (gratuit), patient pro (12,99 euros par mois) et performance (19,99 euros par mois),
  • Gestosteo.com

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