Gestion de chantiers : le cloud pour gagner du temps

sophie Garrigues - mercredi 14 janvier 2015 - 14:37

Gestion de chantiers : le cloud pour gagner du temps

Le cloud et les applications mobiles démontrent leur efficacité dans bien des domaines.

La gestion d'interventions et de chantiers ne déroge pas à la règle : les solutions spécifiques comme Organilog permettent de faire circuler les informations plus rapidement, des employés vers l'entreprise, et de l'entreprise vers les clients.

Alexandre Courtois a mis en place la solution Organilog dans son entreprise de gestion des espaces verts. Il nous livre son retour d'expérience.


CCM - Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre entreprise ?

Alexandre Courtois - Je suis chargé d'affaires au sein de la société T.PRO. Nous réalisons 85 % de notre chiffre d'affaires en entretien d'espaces verts (collectivités, communautés de communes, et entreprises privées). Nous avons un service de pose de clôture ainsi que de création d'espaces verts.
Dernièrement, nous avons développé un service de fabrication de plaquettes bois pour la filière bois énergie.

CCM - Comment avez-vous découvert Organilog ?

AC - En discutant avec des amis développeurs de site Internet et avec des personnes travaillant en relation avec les services Web, j'ai fait la connaissance de Tony Archambeau, qui développait une application sur la gestion et le suivi de client. Nous avons collaboré pour finaliser une application de gestion de chantier.

CCM - A quels besoins spécifiques cet outil répond-il ?

AC - Par ordre de priorité : pouvoir justifier en temps réel et a posteriori de la bonne réalisation du cahier des charges (respect des engagements), libérer les techniciens des tâches administratives (reporting chantier sur papier par exemple), soulager les pertes de temps en gestion administrative des informations, et gérer les coûts des chantiers.

CCM - Quelles solutions utilisiez-vous avant pour répondre à ces mêmes besoins ?

AC - Les techniciens remontaient les informations avec un support papier, que nous devions récolter et enregistrer sur des tableurs Excel. Nous devions aussi récupérer les photos de leurs appareils photos numériques, retrouver les bons chantiers, les classer et tout enregistrer.
Ces seules actions monopolisaient, à temps plein et en cumulé, 16 heures de travail par semaine. De plus, les risques d'erreurs étaient nombreux.

CCM - Racontez-nous la mise en place d'Organilog dans votre entreprise

AC - Nous avons mis en place l'application très progressivement.
Au début, j'étais le seul à l'avoir le temps de bien paramétrer les informations clients. J'ai fait des essais tous les jours pendant une semaine pour tester l'ergonomie et l'utilité de cette application.
Très vite, deux techniciens de l'entreprise ont été équipés pour voir si la méthode marchait bien, puis nous avons équipé tout le personnel au fur et à mesure.
La mise en route s'est faite en trois semaines, car je devais suivre et expliquer le fonctionnement aux techniciens pendant la mise en place, en me rendant disponible pour corriger les erreurs de saisie si nécessaire.
Les techniciens, même les plus réticents aux outils « modernes », ont trouvé leurs marques très rapidement et ne veulent pas revenir aux informations papier !

CCM - Comment l'utilisez-vous au quotidien et de quelles fonctionnalités bénéficiez-vous ?

AC - C'est la feuille journalière des techniciens, ils saisissent eux-mêmes tout ce qu'ils font. Cela me permet de suivre en temps réel les différents chantiers, et de pouvoir tenir mes clients informés. Je peux envoyer très rapidement les preuves de nos interventions.
Chaque personne utilise en moyenne l'application cinq à six fois dans la journée.

CCM - Quelle est la valeur ajoutée d'une solution comme Organilog ?

AC - Cette solution permet de gagner du temps. De mon côté, je peux passer plus de temps sur l'aspect commercial et sur l'optimisation des chantiers. Aujourd'hui, je me passerais difficilement de cet outil qui me permet d'avoir en un clic les informations que je mettais de nombreuses minutes à obtenir avant.
Les employés peuvent communiquer les problèmes rencontrés sur les chantiers. Grâce à ces alertes, il est possible d'apporter une réponse rapide et appropriée. Je dispose également d'une gestion financière du coût de la main d'oeuvre en temps réel, à la journée, au mois et à l'année.
Les clients adorent ce nouveau service, qui leur permet de prouver la bonne gestion d'encadrement de leur sous-traitant.

CCM - Quels points seraient à améliorer, selon votre expérience ?

AC - La messagerie interne de l'application pour la communication en temps réel avec les techniciens ne fonctionne pas encore très bien, mais elle est en cours d'amélioration. Tony Archambeau a une grande écoute et répond rapidement aux problématiques et aux différentes suggestions.

CCM - Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite utiliser cette solution ?

AC - Comme pour tous les logiciels de gestion, il faut prendre le temps de bien paramétrer les informations de base (nom du client, adresses, chiffres d'affaires). Cette configuration permet d'expliquer plus facilement l'utilisation de l'application aux techniciens et de s'adapter à la gestion en interne.
Je conseille de commencer avec peu de techniciens utilisateurs, pour qu'ils puissent eux-mêmes former les nouveaux. Cela permet aussi de ne pas être surchargé d'informations au début, pour bien assimiler les différentes fonctionnalités du logiciel.

Repères

Organilog

  • Solution de gestion d'interventions
  • Créée par Tony Archambeau à Saint-Nazaire le 3 octobre 2014
  • Le site d'Organilog

T.PRO

  • Entreprise de services en espaces verts de 35 personnes
  • Bretagne, Normandie, Centre, Pays de la Loire (2600 sites d'intervention)
  • Le site de T.PRO

Ajouter un commentaire

Commentaires

Donnez votre avis