« Le relationnel au coeur de cet outil de gestion de projets collaboratifs »

CommentCaMarche le mardi 2 octobre 2012 à 17:00:48
« Le relationnel au coeur de cet outil de gestion de projets collaboratifs »

Basecamp, Lighthouse, Creativre PRO, Yammer : on ne compte plus les logiciels et/ou solutions en ligne dédiés à la gestion de projets en équipe. En France, Azendoo, plateforme de travail collaboratif conçue par une startup bordelaise, fait figure de solide outsider, après une levée de fonds de 1,3 millions d'euros cet été. Servi par une interface s'inspirant du fonctionnement des réseaux sociaux, cet outil en SaaS destiné aux TPE et PME entend « simplifier la planification des projets, le partage de documents et la synchronisation en équipe » par un suivi des tâches plus performant, et un accès plus fluide aux informations pertinentes pour les collaborateurs.

Jean-Benoît Perello, directeur général du Groupe Evolution, holding regroupant l'agence Inoxia, spécialisée dans la communication « responsable », et SAS Darwin-Bastide, spécialisée dans la conduite de projets immobiliers éco-respectueux, a eu l'occasion de tester Azendoo avec ses collaborateurs au sein d'Evolution. Son retour d'expériences sur les atouts de cet outil pour la conduite de projets en équipe.


CCM - Quels sont les besoins de Groupe Evolution en matière de gestion de projets ?

Jean-Benoît Perello - Nous gérons de nombreux projets compte tenu des multiplies activités de la holding : outre ses activités propres, Groupe Evolution assiste ses filiales dans des domaines tels que la comptabilité, la finance, ou les aspects stratégiques, etc. Nous sommes une équipe assez restreinte, composée de 9 collaborateurs, mais gérons une multitude de projets de différente nature.

Nous avons donc besoin d'ordonner toutes ces activités. A une certaine époque, certains projets avaient tendance à se chevaucher, et nous perdions en efficacité. Nous avions donc deux objectifs : mieux partager les ressources à notre disposition pour la conduite de nos activités, et partager un niveau d'informations égal entre les collaborateurs pour un meilleur suivi des tâches de chacun.

CCM - C'est là qu'intervient donc l'utilisation d'Azendoo ? En quoi cet outil collaboratif simplifie votre travail d'équipe ?

Jean-Benoît Perello - Avant d'opter pour Azendoo, nous avions créé un espace social privé sur Facebook. Celui-ci nous permet de communiquer et remplacer les mails en dehors d'un contexte de travail, cet espace correspond bien à nos besoins de communication extra-professionnelle.

Mais cette solution ne répond pas aux besoins de partage de ressources dans le cadre de la gestion de projets.

Dans ce contexte, nous avons eu l'opportunité de tester Azendoo sur un périmètre restreint de 9 personnes au sein de Groupe Evolution, pour répondre à cette attente spécifique.

CCM - Pour quels types de projets ?

Jean-Benoît Perello - Divers projets en lien avec l'activité de nos filiales : comme le suivi de certaines tâches administratives, la paye par exemple. Sur ce point, Azendoo me permet par exemple de communiquer de manière fluide avec le service comptabilité.

Concernant d'autres pans d'activités, nous partageons des ressources et échangeons sur différents sujets : commercialisation des bureaux, prospects, signatures de baux, qui nécessitent pas mal d'actions et de tâches coordonnées.

CCM - Qu'est-ce qui distingue Azendoo d'autres outils de gestion de projet ?

Jean-Benoît Perello - Déjà, le fait que cet outil va un peu plus loin que la gestion de projet : puisqu'il répond à d'autres besoins, comme le partage de documents et d'informations. Je ne connais pas tous les outils de gestion de projet, mais le gros avantage de cet outil est son aspect relationnel : au sein de Groupe Evolution, chacun gérait auparavant les tâches séparément de son côté. Azendoo mutualise ce processus, en permettant d'échanger et partager des tâches en temps réel. L'outil permet également de gérer des droits d'accès, pour restreindre l'accès aux documents, ou la visibilité des échanges à certains collaborateurs et pas à d'autres.

CCM - Pouvez-vous décrire son fonctionnement ?

Jean-Benoît Perello - Il faut tout d'abord créer un projet, y associer les personnes concernées en déterminant les droits d'accès, ou en l'ouvrant à tout le monde. La première fonction concerne l'échange rapide d'informations entre collaborateurs via un espace de communication, où il est possible de déposer des commentaires ou des fichiers, un peu à la manière de Facebook. Cet espace permet de suivre l'historique d'un projet.

Deuxième élément important : la création de tâches, pour soi-même ou pour un collaborateur. Je suis informé en temps réel de leur accomplissement. L'avantage concernant la gestion des tâches est le système de double-entrée : avec une date butoir affectée à la réalisation d'une tâche, et la possibilité pour le collaborateur de changer cette date avant l'échéance, pour qu'il puisse s'organiser.

Azendoo propose également un système de notification par mails pour un meilleur suivi des informations et ressources partagées par les collaborateurs.

CCM - Comment se passent la prise en main et l'adoption de cet outil au sein des équipes ?

Jean-Benoît Perello - Il faut des éléments moteur pour accélérer l'adoption de cet outil : certains participants sont plus proactifs que d'autre sur ce plan. Donc la prise en main et l'adoption est progressive et 'opère à mesure que les utilisateurs se rendent compte de l'intérêt de cette solution. La difficulté étant de perdre le « réflexe e-mail » pour assurer le suivi de tâches et le partage d'informations.

CCM - A quels types de professionnels convient plus particulièrement cet outil ?

Jean-Benoît Perello - Cet outil ne convient pas à un profil d'utilisateur ou un secteur d'activités précis : il s'agit plus d'une nouvelle manière de travailler. Tous les gens qui utilisent le mail aujourd'hui pour le suivi et le partage d'informations entre collaborateurs peuvent trouver un intérêt à cet outil. Il est possible de le dimensionner à ses besoins, même en dehors de la gestion de projets.
En revanche le gros frein aujourd'hui à l'utilisation d'Azendoo est l'absence d'application iPhone. Mais celle-ci devrait être disponible prochainement.

Repères

Azendoo

  • Solution collaborative en ligne pour la gestion et le suivi de tâches, le partage d'informations et la synchronisation de projets.
  • Cible : TPE et PME (de 10 utilisateurs à 100 utilisateurs et plus)
  • Site web

Groupe Evolution

  • Holding réunissant l'agence de communication Inoxia et la société SAS Darwin-Bastide
  • Effectif : 9 personnes
  • Domaines : éco-création, développement durable et culture urbaine
  • Site web d'Inoxia (communication responsable)
  • Site web du projet Darwin (développement de projets immobiliers éco-respectueux, près de Bordeaux)

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