« Une application iPad pour faciliter le déroulement de notre Assemblée générale »

CommentCaMarche le mardi 12 juin 2012 à 11:12:43
« Une application iPad pour faciliter le déroulement de notre Assemblée générale »

La Fédération des Établissements Hospitaliers et d'Aide à la Personne privés non lucratifs (FEHAP) a récemment déployé une solution mobile pour faciliter l'enregistrement et le vote des participants lors de son Assemblée générale. Celle-ci associe une flotte d'iPad -la tablette tactile d'Apple-, et une application mobile développée pour répondre spécifiquement à l'organisation et à la conduite de ce type d'événement à la FEHAP.

L'objectif : permettre aux organisateurs d'identifier et d'enregistrer rapidement les participants grâce à une interface tactile fluide, et à ces derniers de valider leur présence et leur vote au fil de l'eau. Céline Moreau, Chef de service de l'Observatoire économique, social et financier de la FEHAP détaille l'intérêt pratique de cette application dans ce contexte d'utilisation, et le dispositif mis en oeuvre pour en assurer le bon fonctionnement.

Parmi les concurrents de Nartex : Wopata, Openium, Timoa, Kernix, Quilca, etc.


CCM - Pouvez-vous présenter la FEHAP en quelques mots ?

Céline MOREAU - La Fédération des Établissements Hospitaliers et d'Aide à la Personne privés non lucratifs (FEHAP) fédère des établissements gérés par des organismes privés non lucratifs de statuts différents (associations, congrégations, fondations, mutuelles ...) et rattachés aux secteurs sanitaire, social et médico-social (établissements de santé, structures accueillant des personnes âgées, handicapées ou en difficulté sociale).

Aujourd'hui elle représente 1 602 organismes qui regroupent 5 398 structures, pour une capacité globale de près de 250 000 lits et places.

CCM - D'où est venue l'idée de faire développer une application iPad pour usage interne à la FEHAP, et pour répondre à quels besoins ?

CM - Chaque année, la FEHAP organise son Assemblée générale, au cours de laquelle peuvent se tenir différents votes et/ou élections. Le bon déroulement de ces évènements nécessite à la fois un accueil organisé des adhérents et la validation du quorum avant le déroulement des votes et/ou élections, tous les adhérents n'ayant pas le même nombre de voix.

Jusqu'alors, l'organisation de cet événement se traduisait par des files d'attente parfois conséquentes pour accueillir les participants. Chacun d'entre eux devait émarger sur un registre, les éventuelles délégations de pouvoirs devaient être vérifiées, et bien que plusieurs bornes d'accueil étaient installées, ces recherches imposaient à certains adhérents d'attendre plusieurs dizaines de minutes avant d'émarger. Les votes étant organisés sur un espace dédié, les mêmes contraintes étaient rencontrées une seconde fois au cours de la matinée.

Lorsque tous les participants étaient enfin arrivés, il restait encore à reprendre chaque registre pour comptabiliser le nombre de voix, valider le quorum puis les résultats des votes qui se déroulaient plus tard dans la journée.

Il était nécessaire de trouver une solution plus souple et fiable, qui permette à nos adhérents d'émarger rapidement pour valider leur présence et leur vote, tout en comptabilisant le nombre de voix pour calculer sans délai les résultats des votes et valider le quorum.

Sans en connaître précisément le fonctionnement, la tablette nous semblait être une solution adaptée à notre besoin. Joël Bohrer de la Société Nartex a très vite compris notre situation, et nous a apporté une réponse efficace.

CCM - Comment fonctionne cette application côté utilisateur ? Quel en est le bénéfice/l'intérêt, et quel accueil lui a été réservé ?

CM - On peut distinguer deux types d'utilisateurs directs de cette application et au moins autant d'intérêts à son développement
  • Les personnes chargées d'accueillir les participants : Pour elles, la recherche d'un adhérent ne se fait plus sur un cahier de plusieurs dizaines, voire centaines de pages, mais simplement en inscrivant sur la tablette le « code adhérent » de la personne présente. Toutes les informations qui doivent être validées pour ce participant s'affichent alors sur les écrans successifs de la tablette.

La formation de l'ensemble des personnes concernées n'a duré que quelques minutes le matin même, et nous n'avons recensé aucune difficulté d'utilisation au cours de la matinée.
  • Pour les adhérents, fini les files d'attente et plus besoin de sortir son stylo : l'émargement se fait avec le doigt, directement sur la tablette. Si certains participants ont pu se montrer surpris les premiers instants, la nouveauté et l'attrait ludique de la signature directement sur la tablette ont beaucoup plu.


CCM - Quels sont les bénéfices concrets apportés par cette application pour la FEHAP ?

CM - Les bénéfices sont multiples : un gain de temps certain pour accueillir les participants à notre Assemblée Générale et enregistrer leur présence ; un nouveau gain de temps lors des élections et pour comptabiliser les voix représentées ; mais aussi la fiabilisation de ces opérations et la suppression du papier.

CCM - Lorsqu'un événement mobilise beaucoup d'adhérents, cela suppose d'utiliser plusieurs terminaux iPad : est-ce que ce n'est pas une limite à l'utilisation de l'application ?

CM - Nous avons en effet utilisé une dizaine de tablettes réparties entre l'accueil et le bureau de vote. Cela n'a posé aucune difficulté. L'ensemble de la base de données était chargée sur chaque tablette, permettant ainsi d'accueillir sur chacune tous les participants indifféremment, qu'ils se soient préalablement inscrits ou non. Pour cette première version, nous n'avons pas choisi de gérer une base unique et partagée entre toutes les tablettes, car nous n'étions pas assurés du bon fonctionnement du Wi-Fi dans l'espace où se tenait l'Assemblée générale. Mais nous en avions discuté avec Nartex, qui a clairement expliqué que cela serait possible dès que nous souhaiterions le faire.

CCM - Pouvez-vous donner une idée du coût de développement pour ce type d'application ?

CM - J'ai demandé plusieurs devis pour développer cette application, ils allaient du simple au triple, mais aucun ne dépassait les 10 000€. La solution de Nartex n'était ni la plus onéreuse ni la plus économe, mais notre prestataire a tout de suite posé des questions pertinentes sur le développement de notre application qui montraient clairement que notre besoin était compris. Le jour J, tout s'est très bien passé, le tout pour un coût très raisonnable.

En un clin d'oeil

FEHAP

  • FEHAP : Fédération des Établissements Hospitaliers et d'Aide à la Personne privés non lucratifs
  • Regroupe 1 602 organismes (5 398 structures),
  • Site web

Nartex

  • Société spécialisée dans le développement d'applications mobiles (iPhone, Android et tablettes tactiles)
  • Site web
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