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« Être plus efficace en réunion grâce au mind-mapping »

CommentCaMarche - jeudi 10 mai 2012 - 15:26

« Être plus efficace en réunion grâce au mind-mapping »

Pour réaliser un projet de A à Z ou simplement organiser les idées sorties d'un brainstorming, les entreprises ont besoins d'outils pour les aider à planifier et construire le projet. Le mind-mapping, ou carte heuristique, est la représentation, de façon graphique, d'une problématique sous toutes ses formes. Il permet donc d'identifier toutes les idées clés autour d'une problématique centrale. Réalisé avec des couleurs pour mettre en avant des idées liées, le mind-mapping est maintenant réalisable grâce à des logiciels tels que Freemind, Mindmeister ou Xmind. Alejandro Freccero du groupe Schaeffler nous fait part de son ressenti sur l'utilisation des mind-mappings et du logiciel développé par Xmind.


CCM : Pourquoi utiliser une solution de mind mapping ?
Alejandro Freccero : Comme de nombreuses entreprises, nous voulions améliorer la résolution des problèmes rencontrés. Avec une solution qui nous permet d'écrire nos idées et de les organiser, nous sommes plus efficaces en réunions.

Depuis l'année dernière, nous avons commencé un projet pour intégrer une solution de mind-mapping et après avoir analysé nos besoins et en fonction des solutions offertes sur le marché, nous avons choisi Xmind.

La majorité des managers ont déjà une solution de mind mapping d'installée. Plus de 25% de nos employés utilisent actuellement la solution d'Xmind.

CCM : Pouvez-vous nous expliquer les possibilités offertes avec Xmind ?
A.F. : Xmind offre plus de possibilités que les outils « basiques » de mind mapping pour organiser ses idées, les réunions, etc... Il est possible de dessiner différents types de « cartes » en fonction des besoins comme des tableaux, des diagrammes logiques ou des « mind map ». Il est également possible d'intégrer plusieurs types de « cartes » dans un même fichier.

Pour ceux qui chapotent un projet, les fonctions plus basiques sont également disponible. Bien que ce ne soit pas un logiciel de gestion de projet, il est très facile de gérer son projet avec Xmind en déterminant des statuts d'avancement du projet et en réalisant des présentations.

CCM : Utilisiez-vous des solutions concurrentes précédemment ?
A.F. : Bien sûr et c'est toujours le cas actuellement. Notre objectif est d'intégrer la solution Xmind dans tous les pays où nous sommes présents. Cependant, nous avions besoin d'analyser exactement ce que nous pouvions faire avec le logiciel, sans perdre des données essentielles à notre entreprise, avant de ne choisir que Xmind.

CCM : Quels sont les avantages de Xmind ?
A.F. : Nous avons d'abord pu tester les différentes versions proposées : gratuite vs. payante et offline vs. via le cloud. Xmind étant un logiciel en open source, nous avons retrouvé toutes les fonctions utilisées fréquemment par les utilisateurs.

Enfin, il était très intéressant que Xmind puisse être intégré avec d'autres logiciels. Il est donc possible d'importer et d'exporter les graphiques réalisés.

CCM : Comment s'est déroulé sa mise en place ? Faut-il des compétences spécifiques ?
A.F. :
La mise en place de la solution ne nécessite pas des compétences techniques spécifiques. Cependant, pour notre entreprise, nous avons préparé des scripts pour installer automatiquement le vérificateur d'orthographe.

La sécurité était notre priorité principale. Nous avons donc souscrit à une édition où l'option de partage en ligne était désactivée.

Enfin, il est possible d'ouvrir des « billets » en cas de problèmes rencontrés. Si la résolution ne peut pas se faire en interne, il est possible de contacter Xmind pour trouver une solution.

CCM : Quels sont les bénéfices pour votre entreprise ?
A.F. :
Le principal bénéfice est une réduction des coûts sur l'utilisation des programmes de mind-mapping, sans perdre les mind mappings réalisées précédemment. Nous pensons même développer l'utilisation d'Xmind dans de nouveaux pays et sur de nouveaux utilisateurs.

CCM : Quels inconvénients voyez-vous à la solution ?
A.F. :
Un des challenges que Xmind pourrait réaliser est l'intégration du logiciel pour une utilisation réellement dédiée pour les entreprises, avec plus de mises à jour notamment pour résoudre les bugs présents sur la version initiale. Le logiciel demande également beaucoup de RAM selon certaines utilisations. Nous avons dû faire face à des problèmes mineurs que nous espérons voir réparés dans les prochaines versions.

CCM : Recommanderiez-vous Xmind à des TPE / PME ?
A.F. :
Je le recommanderai à toutes les entreprises qui ont besoin d'une solution de mind mapping.

En un clin d'oeil

Schaeffler Group

  • Fournisseur dans l'industrie automobile de haute précision
  • Fabrique des roulements et des produits linéaires
  • Schaeffler Group

Xmind

  • Solution de mind mapping
  • Logiciel disponible en open source et en version payante
  • Xmind

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