Gérer l'organisation d'un événement en ligne

CommentCaMarche le lundi 30 avril 2012 à 10:50:48
Gérer l'organisation d'un événement en ligne

Girls in Tech Paris, réseau de promotion de la mixité hommes/femmes dans le secteur des nouvelles technologies, utilise la plateforme de gestion d'événements Eventbrite pour promouvoir ses conférences et tables-rondes gratuites et payantes, et gérer ses invitations en ligne.

Une solution qui conjugue notamment aspects marketing (page web dédiée et partage sur les réseaux sociaux) et e-ticketing et mobilité (présentation des billets sur terminaux mobiles).

Comment ce type de solution aide concrètement les organisateurs dans la mise en oeuvre de leurs événements ? Le retour d'expérience de Roxanne Varza, ancienne rédactrice en chef de Techcrunch France, et cofondatrice de Girls in Tech Paris, sur l'utilisation d'Eventbrite.

Parmi les solutions concurrentes de Eventbrite : Zyvon, Weezevent et Monooti.


CCM - Pouvez-vous vous présenter et présenter le réseau Girls in Tech Paris ?

Roxanne Varza - J'ai été rédactrice en chef de TechCrunch France pendant un an et demi, j'ai cofondé le réseau Girls in Tech Paris (branche française du réseau Girls in Tech, créé à San Francisco) un réseau destiné à la promotion des femmes qui travaillent dans le secteur des nouvelles technologies en France. J'organise différents événements (conférences) à Paris, je collabore aujourd'hui avec plusieurs startups à Londres.

CCM - Quels sont les besoins de Girls in Tech en matière de gestion événementielle ?

RV - Il sont très nombreux. Et nous avons une contrainte : nous n'avons pas pour l'heure de sponsors pour nos événements, et organisons tout nous-mêmes. A chaque événement, il faut trouver des intervenants, un thème, un lieu, un appui logistique, etc. Pour promouvoir l'événement, nous passons exclusivement par du marketing online. Nous utilisons différentes plateformes comme Facebook, Twitter et donc Eventbrite pour la gestion et la promotion de nos événements en France.

CCM - Quels types d'événements organisez-vous dans l'année pour lesquels vous utilisez Eventbrite ?

RV - Nous réalisons plusieurs types de conférences : des mini-conférences en soirée, avec des tables rondes, des intervenantes qui se relaient. Les événements rassemblent entre 60 et 90 personnes en moyenne, c'est mixte.

Nous organisons également des cocktails, ainsi qu'un gros événement chaque année, une soirée consacrée aux startups créées par des femmes. C'est un événement qui attire en moyenne entre 100 et 150 participants.

Cette année, nous avons élargi cet événement à l'échelle européenne.

CCM - Est-ce que vous pouvez détailler le fonctionnement d'Evenbrite côté organisateur ?

RV - Côté organisateur, Eventbrite permet tout d'abord de faire la promotion d'un événement. Il permet de créer une page web avec un logo, la date et le nom de l'événement, et un champ descriptif qui permet de détailler l'événement.

Il est possible de créer une URL personnalisée.

Il y a des boutons sociaux Twitter, Facebook et Linkedin pour permettre aux utilisateurs et internautes visitant notre page web de diffuser chaque événement.

Il permet également de gérer les inscriptions aux événements payants ou gratuits.

CCM - Et donc côté utilisateur, intéressé par l'inscription à un événement que vous organisez?

RV - L'utilisateur n'a qu'à remplir quelques informations clés. Nous demandons son nom, le-mail, et quelques informations de base. Si l'événement est gratuit, il suffit à la personne de fournir son adresse e-mail, il reçoit ensuite une confirmation.

Si l'événement est payant, il lui suffit d'entrer son login et mot de passe Paypal, ou de passer par un autre moyen de paiement (Google Checkout, paiements par cartes de crédit).

Dans le cadre de Girls In Tech, nous organisons essentiellement des événements gratuits. Mais j'ai également organisé des événements payants par le passé. Dans ce cas, Eventbrite envoie à chaque inscrit un rappel quelques jours avant l'événement, et son billet.

La personne peut alors l'imprimer pour le présenter sur le site de l'événement, ou le montrer simplement avec son téléphone portable.

CCM - Qu'en est-il de la tarification de ce service ?

RV - il est gratuit pour des événements gratuits, et donc payant pour des événements payants. Dans ce cas, 0,75 centimes sont prélevés sur le prix de chaque billet, + une commission de 2,5%.

CCM - A quels types d'organisateurs ce type de service convient plus particulièrement, d'après votre expérience ?

Comme tout est en ligne, il se destine aux personnes qui ciblent évidemment les internautes, les « hyper-connectés ». Il ne convient donc pas vraiment aux structures dont les besoins de gestion se concentrent sur le off-line.

En un clin d'oeil

Girls in Tech Paris

  • Branche française du réseau international fondé éponyme fondé à San Francisco en 2007 par Adriana Gascoigne.
  • Lancée en France par par Mounia Rkha et Roxanne Varza
  • Réseau destiné à la promotion de la mixité et à de la place des femmes dans le secteur des nouvelles technologies
  • Deux types d'événement : mini-conférences sur des thèmes précis et « Happy Hour de networking » ( échanges au sein du réseau)
  • La page Eventbrite de Girls in Tech Paris
  • Girls in Tech Paris

Eventbrite

  • Plateforme de création, de promotion et de gestion et d'événements, billetterie en ligne
  • Site web
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