« Différer ses emails pour mieux gérer ses tâches courantes »

CommentCaMarche le vendredi 13 janvier 2012 à 12:56:18
« Différer ses emails pour mieux gérer ses tâches courantes »

« Boomerang » est une extension pour navigateurs Firefox et Google Chrome qui facilite aux utilisateurs de Gmail le suivi de leurs tâches quotidiennes. Elle leur permet de différer l'envoi par e-mails de mémentos et pense-bêtes concernant des tâches courantes à effectuer : reprise de contacts avec un client, suivi régulier d'un dossier, etc. Un outil pratique pour éviter aux professionnels utilisant la messagerie de Google de jongler entre un gestionnaire de tâches classique, et un agenda par exemple.

Antoine Contal est spécialiste « Lean IT » (méthode visant à améliorer l'efficacité des équipes et processus de travail dans l'entreprise) pour la société Operae Partners. Il utilise Boomerang pour Gmail afin d'assurer le suivi de ses missions et coordonner la réalisation de ses tâches dans les délais prévus. Son retour d'expérience sur l'utilisation et l'impact de cet outil sur l'efficacité de son travail.


CCM - Pouvez-vous donner quelques éléments sur le contexte et le cadre de travail dans lesquels vous utiliser Boomerang pour Gmail ?

Antoine Contal - Je suis coach « Lean » pour une société de conseil qui s'appelle Operae Partners, j'interviens auprès des entreprises, où selon la méthode Lean, j'aide à lancer celles-ci dans un cycle d'amélioration continue. Je travaille sur le terrain avec leurs managers, et les aide à découvrir des potentiels d'amélioration.

Je suis très souvent en déplacement, et je gère donc de nombreux projets simultanément. Cela nécessite une organisation très forte, car il ne faut pas perdre de vue les différents sujets, dossiers, clients et équipes qui sont impliqués dans les projets. C'est un gros challenge.

CCM - Comment avez-vous découvert Boomerang et comment utilisez-vous ce plugin dans le cadre de votre travail ?

AC - J'ai découvert cet outil suite à une conversation sur la valeur de l'informatique, et des processus entraînant des gaspillages. Parmi ces procédés, l'un deux correspondait vraiment à mes besoins : à savoir pouvoir envoyer un email dans ma boîte mail qui le stockerait, et me le renverrait ensuite à une certaine date pour assurer le suivi de mes tâches.

En effet, certaines de mes tâches ne peuvent être réalisées que dans un certain laps de temps, de 2 jours à un mois. Ce qui entraîne une perte de temps, si je vais par exemple sur ma to-do-list, et scanne l'ensemble de mes tâches, y compris celles qui sont non urgentes. Je peux reporter ces tâches dans mon agenda, mais cela signifie qu'il s'agit d'une échéance, ce qui n'est pas le cas pour un grand nombre de mes tâches courantes.

Par exemple, lorsque je dois laisser un certain délai de réponse à mon interlocuteur. Il arrive que pour certaines requêtes, je n'ai pas besoin de relancer la personne immédiatement car il n'est pas critique qu'il me réponde à une date précise.

CCM - Pouvez-vous donner un exemple typique de l'utilisation de cet outil de travail au quotidien ?

AC - Par exemple, j'envoie un mail dans lequel je demande à mon interlocuteur de fixer une date pour une prochaine réunion. Boomerang me propose alors de faire revenir mon e-mail dans ma boîte aux lettres dans un laps de temps donné si la personne n'a pas encore répondu à l'email. J'ai ainsi la certitude d'avoir un rappel pour bien suivre les affaires en cours.

Autre exemple : je peux m'envoyer à moi-même un mail à une date ultérieure, par exemple le week-end, pour une tâche que je n'ai pu effectuer pendant la semaine.
Je peux donc complètement oublier telle ou telle tâche non critique et me concentrer sur le moment présent.

CCM - Des outils de gestion de projet plus complets permettent de réaliser ce type de tâche, comme Basecamp par exemple, une solution plus complète n'était-elle pas nécessaire dans ce cas ?

AC - Effectivement, j'ai déjà utilisé certaines des solutions développées par 37signals, comme Basecamp. Mais mon besoin dans ce cas était vraiment minimaliste. Quand je ne suis pas sur le terrain avec les équipes et les managers, je consulte mes emails. L'idée était de ne pas transiter par un troisième outil, en l'occurrence une application web, si l'on fait référence à des outils de gestion projet en ligne.

CCM - Est-il possible d'utiliser cette extension sur les plateformes mobiles ?

AC - Elle n'existe que sur PC pour l'heure, c'est d'ailleurs l'une des limites de l'outil, j'espère qu'il y aura bientôt une version pour Android. Effectivement aujourd'hui, quand j'utilise Gmail pour Android, je n'ai pas de bouton Boomerang. Dans ce cas, j'envoie les reminders à moi-même en attendant d'être sur un ordinateur pour les reprojeter dans le futur. C'est un peu de temps gaspillé. Donc vivement Booomerang pour Android.

Outre l'application Boomerang pour Gmail, les clients de messagerie Outlook et Thunderbird (module Send Later) permettent également l'envoi d'emails en différé, mais ils nécessitent d'être en mode connecté lors des envois.

Boomeranggmail

  • Extension web pour Gmail, disponible pour Google Chrome et Firefox
  • Permet de programmer l'envoi d'emails à des dates ultérieures
  • Usages : post-its, rappels et pense-bête, gestion de tâches non critique
  • Site web

Antoine Contal


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