Dropbox, l'outil collaboratif de partage idéal

CommentCaMarche le vendredi 23 décembre 2011 à 13:01:29
Dropbox, l'outil collaboratif de partage idéal

Laurent Philton est réalisateur et producteur au sein de la société de production audiovisuelle Phileas Production. Son activité l'amène constamment à travailler avec des collaborateurs distants. La découverte de Dropbox, la plateforme de téléchargements de fichiers en cloud lui a grandement facilité la vie. Il nous parle des nombreux avantages de cette solution, mais aussi de ses limites.

C'est Laurent Philton qui décide des choix artistiques et de production au sein de Phileas Prod. C'est aussi lui qui décide des choix technologiques, de l'utilisation d'outils informatiques dédiés au montage. « Nous sommes toujours à la recherche des nouvelles technologies qui ont permis à la production audiovisuelle indépendante de travailler, à des prix accessibles. Nous sommes constamment en veille technologique sur des outils audiovisuels nouvelle génération ». Y compris sur des solutions qui facilitent le travail en général !

CCM - Comment avez-vous connu Dropbox et depuis quand l'utilisez-vous ? Quels besoins vous ont incité à chercher ce type de solution ?
Laurent Philton - Par un de nos collaborateurs, l'agence WebReport. Lors d'une réunion de production, alors qu'on avait pleins de documents à échanger, à faire valider à distance, ils nous ont dit qu'ils l'utilisaient. J'ai demandé ce que c'était, ils m'ont dit que c'était un outil génial.
Nous sommes une petite société et on travaille avec d'autres personnes (rédacteurs, freelance, graphistes...) qui ne sont pas forcément au sein de nos locaux.
En plus moi personnellement j'utilise un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un iPad et un iPhone. Pour travailler avec d'autres personnes, une solution comme Dropbox c'est donc très pratique car on n'a pas de serveur dédié, dont la gestion de réseau est en plus souvent compliquée à mettre en place.

CCM - Quels avantages trouvez-vous à Dropbox ? Qu'est-ce que cela vous apporte comme bénéfices par rapport aux autres solutions de stockage partagé comme une clé USB, un FTP ou l'envoi de mails ?
LP - C'est particulièrement pratique et utile quand on partage des données, des liens, avec des collaborateurs distants. On a tout de suite opté pour Dropbox car cette solution fait office de plateforme collaborative pour du dépôt de dossier.
Quand je suis en rendez-vous clientèle, quand je me déplace ou quand je suis chez moi, je peux l'utiliser partout, je suis sûr de pouvoir retrouver des documents où que je sois, que je sois connecté au net ou pas (sur iPad on peut accéder à ses documents dans le dossier Dropbox en mode non connecté en les mettant en favoris).

Les avantages sont de 3 sortes :
- le travail avec mes collaborateurs à distance : l'avantage ne réside pas tellement dans la capacité de stockage mais plutôt dans le partage à distance. Pour des validations en interne, on peut montrer sur iPad un film, pas besoin d'ordinateur portable, la solution représente un gain de place inestimable.

- pour retrouver un document où que l'on soit : en termes de stockage, c'est impeccable car on peut non seulement accéder à un document où que l'on soit. Contrairement aux mails, on n'a pas besoin d'aller le chercher au milieu de plusieurs échanges de mails.

- pour la sauvegarde des données que permet le système en cloud de la Dropbox :
les données sont sécurisées car sauvegardées sur la Dropbox au cas où l'ordinateur planterait avec le dossier original dessus.

CCM - Au niveau pratique, qu'en est-il de la prise en main, est-ce que c'est facile ? Est-ce que c'est à la portée de tous ?
LP - La Dropbox est d'une simplicité et d'une utilisation déconcertantes. Par rapport aux mails qui sont limités en taille, on se sert de Dropbox comme envoi de fichiers. La personne avec qui on partage la Dropbox reçoit une alerte quand un dossier est déposé ou modifié, pas besoin d'envoyer un mail, c'est une économie de manip, et ça évite les problèmes de plantages de boites mail, de mails perdus, supprimés...
En plus elle a vraiment été développée dans l'esprit Mac, elle s'intègre hyper facilement dans l'environnement informatique choisi.
C'est d'une souplesse qui fait qu'on l'adopte très rapidement. On reçoit une invitation, on l'accepte, le document est partagé... L'essayer, c'est vraiment l'adopter.

CCM - Avez-vous opté pour la solution payante ou gratuite ?
LP - J'ai choisi la solution gratuite car je bénéficie de beaucoup d'espace grâce au système d'invitation. Je suis passé de 2Go à bientôt 3. La solution payante (pas très onéreuse non plus) n'est pas justifiée pour le moment.

CCM - Qu'est-ce qui à votre avis fait défaut sur Dropbox ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ou que vous souhaiteriez voir développé ?
LP - Le problème de la Dropbox, c'est le revers de sa simplicité. Quand on n'est pas habitué, il faut faire attention à certaines choses. Par exemple, quand on ôte un dossier partagé, il disparaît de la Dropbox du « partageur ». Ou quand on partage un gros dossier avec quelqu'un, ça prend de l'espace sur sa Dropbox à lui.
Surtout, quand on partage un dossier, n'importe qui peut intervenir dessus, le modifier, le supprimer, donc on a tout intérêt à garder le dossier original ailleurs que sur la Dropbox.
Le problème est qu'il n'y a pas de messages d'alertes du type « souhaitez-vous vraiment modifier ou supprimer... » pour valider chacune des actions et si l'on s'habitue vite à travailler depuis la Dropbox, on peut modifier des choses et ne pas pouvoir récupérer le document d'origine (s'il n'a pas été copié ailleurs).
Autre chose, si l'interface est une réussite ne serait-ce que du point de vue de l'intégration, l'interface web fait vraiment vieillotte, on dirait qu'elle a 15 ans.

CCM - Pour quel type d'entreprise recommanderiez-vous Dropbox ?
LP - Pour toutes les entreprises indépendantes qui travaillent avec des free lances, des collaborateurs à distance.

En un clin d'oeil

Dropbox

  • Service de stockage et de partage de fichiers en ligne
  • La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go de données, extensibles à 10 Go grâce au parrainage
  • Site web
  • Solutions alternatives :

- SparkleShare sur la plateforme GitHub (Linux, Mac)
- Windows Live Mesh disponible sous Windows Vista, Windows 7 et Mac OS
- SpiderOak disponible sous Windows, linux, Mac, iOS et Android
- Wuala disponible sous Windows, linux, Mac, iOS et Android
Minus client Web
- Zumodrive disponible sous Windows, Linux, Mac, iOS, Android et HP WebOS
Teamdrive disponible sous Windows, Linux et Mac
Ubuntu One disponible sous linux, iOS et Android
- Box.net disponible sous Windows, iOS, Android, HP WebOS et Java mobile
e-nautia disque virtuel, client Web
iCloud disponible sous iOS 5, Mac OS Lion

Phileas Production

  • Société de production audiovisuelle créée en 1996
  • Spécialisée dans la production de films audiovisuels d'entreprise et publicitaires.
  • Site web

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