« Déposer et retrouver facilement ses documents en ligne avec Xambox »

CommentCaMarche le mercredi 23 novembre 2011 à 09:16:09
« Déposer et retrouver facilement ses documents en ligne avec Xambox »

Comme pour d'autres domaines pratiques faisant appel au cloud computing, la gestion documentaire dans les entreprises se délocalise aujourd'hui sur le web. Plusieurs offre SaaS permettent déjà de dématérialiser la gestion de certains aspects administratifs, comme c'est le cas par exemple pour la facturation. Xambox, un solution de rangement automatique de documents en ligne développée par Xamance, fait partie de ces nouvelles offres qui simplifie la gestion des tâches administratives aux indépendants, TPE ou PME. Thierry Lavat, créateur de ol-optic.com, site internet de vente de matériel d'optique, d'observation et de mesure, utilise Xambox pour la gestion des factures et bordereaux de ses fournisseurs. Une solution de rangement automatique qui lui permet notamment de numériser et déposer ses documents « en vrac », puis de les retrouver sur un espace de stockage organisé. Son retour d'expérience sur l'utilisation de ce service.

CCM - Pouvez-vous vous présenter, ainsi que votre boutique en ligne ol-optic.com ?

Thierry Lavat - J'ai 32 ans et 3 passions : l'optique, la photographie et le web. J'ai donc décidé de rassembler ces 3 passions dans une seule entreprise : Ol'Optic. Opticien de formation, j'ai créé mon magasin d'optique à Toulouse en 2004. Puis très vite, j'ai ouvert mon site internet de vente de matériel d'optique, d'observation et de mesure (www.ol-optic.com), puis en 2009 j'ai ouvert mon studio et laboratoire photographique. Une rubrique tirage en ligne va d'ailleurs bientôt apparaître sur ol-optic.com

CCM - Quelle formule de Xambox utilisez-vous ?

TL - J'utilise la formule business à 35,95€ par mois. J'ai choisi cette formule dès le début.

CCM - Dans quel cadre utilisez-vous cette solution de gestion documentaire ?

TL - Quand on crée un site internet d'e-commerce, on ne réalise pas vraiment tout le travail de classement de document que l'on est obligé de faire. Pour notre site internet www.ol-optic.com, la gestion des factures et des bordereaux de livraison était un vrai problème, car nous devions rassembler le bordereau de livraisons de nos fournisseurs avec les factures correspondantes de nos fournisseurs et de notre centrale d'achat : donc 3 documents à classer ensemble. Quand on a plus de 500 bordereaux par mois, l'organisation est obligatoire.

Grâce à Xambox le tri n'est plus nécessaire. On numérise l'ensemble des documents en vrac. Puis on peut accéder à l'ensemble des documents en ligne. Dans notre cas, le fait de taper un numéro de commande fournisseur nous permet de retrouver en quelques secondes les bon de commandes, factures... En plus, si on a besoin du document, la solution Xambox nous indique dans quelle boîte de rangement chercher ainsi que son positionnement dans la boîte.

Nous pouvons à la fois sauvegarder les factures envoyées par email ainsi que les factures papier.

CCM - Avez-vous étudié les offres alternatives à Xambox, si oui, qu'est-ce qui vous a fait pencher pour cette solution ?

TL - Au départ j'ai fait des recherches sur l'archivage de document mais les solutions proposées étaient coûteuses et il fallait envoyer les documents pour les numériser. La solution Xambox permet de numériser depuis chez soi, de retrouver des documents en ligne mais aussi de savoir où est rangé physiquement ce document.

CCM - Quels sont les avantages pratiques de Xambox, et comment se passe concrètement la prise en main de cette solution ?

TL - Depuis la dernière mise à jour, l'interface Xambox est très claire et très simple d'utilisation. Vous pouvez soit utiliser votre email pour envoyer une pièce-jointe à archiver, soit télécharger un fichier (pdf, document word, photo...), soit numériser avec votre scanner un document et ceci n'importe où et avec n'importe quel ordinateur. De plus, Xambox nous permet de transférer facilement un document à un client sans pièce-jointe volumineuse.

CCM - D'après votre expérience, à quels types de professionnels cette solution est-elle le mieux adaptée ?

TL - Je crois que la force de Xambox est de toucher toutes les entreprises (petites ou grandes entreprises) mais aussi les particuliers. J'utilise Xambox à titre personnel pour numériser et classer tous mes documents importants ; factures, assurances, feuilles d'impôt...

Xambox

  • Solution de rangement automatique de documents en ligne
  • Editeur : Xamance
  • 4 formules : gratuite (2000 pages stockées), Home (4,90 €/mois), Pro (17,95€/mois) et Business (35,95€/mois)
  • Site web

ol-optic.com

  • Site internet de vente de matériel d'optique, d'observation et de mesure
  • Site web

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