« On ne dit plus je vais organiser une réunion, mais je vais faire un Doodle »

CommentCaMarche le jeudi 27 octobre 2011 à 17:25:36
« On ne dit plus je vais organiser une réunion, mais je vais faire un Doodle »

Réunir plusieurs interlocuteurs dans une même pièce à une date qui convient à tous, sans passer par d'interminables échanges mails, c'est la spécialité de Doodle. Ce service en ligne de planification de rendez-vous permet de créer un "sondage", pour définir rapidement une heure de rendez-vous qui convient à tous les participants.
Solution virale par excellence, Doodle s'est transmis d'utilisateurs en utilisateurs et est devenu aujourd'hui, un outil universel de prise de rendez-vous. Gaëlle Recourcé, Directrice scientifique et co-fondatrice de Kwaga, fait partie des plus de 10 millions d'utilisateurs Doodle chaque mois.


Comment ça marche - Comment avez-vous connu le service Doodle ?

Gaëlle Recourcé - J'ai reçu un jour une invitation à répondre à un sondage Doodle. Depuis, je ne me suis plus jamais servi d'autre chose pour fixer les dates de réunion. Le besoin est simple : organiser une réunion à plusieurs. Doodle y répond simplement.

CCM - Dans quel contexte l'utilisez-vous ?

GR - Mon métier m'amène à organiser des projets de recherche et développement innovants, en collaboration avec de multiples partenaires et des équipes externes à l'entreprise. Ce sont des universitaires, des industriels, disséminés entre Paris, les régions et l'étranger.

Pour faire avancer les projets, j'ai besoin que toutes ces personnes se réunissent dans un même lieu à une même date. Doodle s'est naturellement imposé.

CCM - Comment procédez-vous pour planifier un rendez-vous ?

GR - Je me connecte sur Doodle.com, je créé un nouveau « sondage », en précisant l'objet du rendez-vous, le lieu, le descriptif, mon nom et mon adresse mail. A l'étape suivante, je propose un ensemble de plages horaires, dates puis heures.

L'outil me propose d'affiner le sondage avec des paramètres facultatifs :
  • permettre aux participants de répondre par « seulement si nécessaire » sur une des plages horaires,
  • rendre confidentielles les réponses,
  • contraindre les participants au choix d'une date unique,
  • clôturer le sondage lorsque le nombre maximum d'utilisateurs est atteint.


J'obtiens alors un lien que je peux envoyer par mail et partager sur Facebook et Twitter. Un second lien me permet d'accéder à l'administration du sondage, pour le changer, le clore ou l'effacer.

Les participants à qui j'ai adressé un mail n'ont qu'à cliquer sur le lien présent dans le mail et à sélectionner la ou les dates auxquelles ils sont disponibles. Lorsque que tous les participants ont fait leur choix, les dates de disponibilité communes ressortent de façon claire dans les résultats du sondage.

CCM - Quelles caractéristiques de l'outil préférez-vous le plus ?

GR- J'apprécie la simplicité d'utilisation, très spontanée, qui ne nécessite aucune formation ou familiarisation.

Un autre point fort de l'outil : il n'est pas nécessaire de s'inscrire, que l'on soit le créateur du sondage ou participant. Il y a toutefois la possibilité de se créer un compte, gratuitement, pour accéder à des préférences et enregistrer ses coordonnées. En se préinscrivant, il n'est plus nécessaire de s'identifier à chaque utilisation.

CCM - Avez-vous testé d'autres solutions auparavant ?

GR - Je passais avant par les échanges mails. Problèmes : certains destinataires répondent à tous, d'autres ne répondent qu'à une partie des destinataires, il y a ceux qui changent d'avis ou annulent tout simplement. L'organisation par mails est fastidieuse !

Lorsqu'il s'agit de créer un rendez-vous au sein d'une structure, il existe des outils, le partage de calendrier par exemple. Mais pour des rendez-vous avec des collaborateurs externes, Doodle est pour moi la seule solution adaptée.

CCM - A votre avis, quelles fonctionnalités manquent à l'outil ? Quelles améliorations souhaiteriez-vous voir intégrer ?

GR - Il faudrait clarifier la procédure pour revenir sur des préférences ou des dates sélectionnées. Ce sont des fonctionnalités qui me paraissaient peu claires lors des premières utilisations.

Il serait intéressant de pouvoir avertir les participants en cas d'annulation du sondage ou de nouvelles propositions de dates. Mais ces améliorations obligeraient les participants à s'inscrire ou au moins à renseigner leur adresse mail, supprimant ainsi l'anonymat total, qui confère à l'outil son intérêt.

CCM - Vous le conseilleriez à quel type d'entreprise ?

GR - Toutes, je travaille à la fois avec des universitaires, des grandes et des petites entreprises de tous pays. Il s'adaptera notamment très bien aux besoins des TPE et PME. Sa gratuité et le gain de temps qu'il représente assure à l'entreprise qui l'utilise une réactivité et un gain de productivité.

En un clin d'oeil

Kwaga


Start-up créée en 2009.
Fondateurs : Philippe Laval et Gaëlle Recourcé. 8 collaborateurs.
Activité de Kwaga : gestion des mails.
Créateur du logiciel WriteThatName, qui met à jour automatiquement le carnet d'adresses. A base de traitement linguistique, il analyse les mails, détecte les signatures, en extrait les informations.
Suivre le compte WriteThatName sur Twitter.

Doodle


Basé à Zurich, Doodle a été créé en 2007.
Fondateurs : Paul E. Sevinç et Michael Näf. 10 collaborateurs.
Doodle est un service en ligne de planification de rendez-vous.
Suire Doodle sur Facebook et Twitter

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