« Un logiciel pour générer automatiquement des documents techniques »

CommentCaMarche le lundi 27 juin 2011 à 12:54:27
« Un logiciel pour générer automatiquement des documents techniques »

Quels logiciels utiliser pour créer et mettre en forme des documents techniques (notices, guides utilisateurs) ? Si de nombreux professionnels optent pour le logiciel de PAO QuarkXpress pour générer ce type de documents, il existe aujourd'hui des solutions alternatives -et plus simples d'accès- pour les non-spécialistes des outils de publication. Olea Medical, une société qui développe des logiciels d'imagerie médicale (aide au diagnostic), est amenée à éditer des documents techniques en plusieurs langues pour ses clients à travers le monde. Elle utilise pour cela Calenco de la société Neodoc, une application web conçue pour rédiger, structurer, stocker du contenu, et publier automatiquement des documents complexes. Marine Pagni, assistante de direction et marketing chez Olea Medical, présente les principales caractéristiques de Calenco et ses avantages pratiques.

CCM - Dans quel contexte Olea Madical a-t-il adopté l'outil d'aide à la production de documents techniques Calenco ?

Marine Pagni - Nous nous servons de cet outil pour créer les manuels utilisateurs et manuels d'installation de nos logiciels. Plus précisément, Calenco me sert à créer et mettre en forme les documents techniques qui sont donc rattachés à ces logiciels.

CCM - Quelles sont les principales applications et fonctionnalités de cet outil ?

MP - Calenco propose essentiellement deux types d'applications : une bibliothèque réunissant tous les documents une fois créés, qui sont générés en PDF ou en d'autres formats. D'un autre côté, il y a un outil XML, qui permet l'écriture et grâce auquel on peut générer le document.

Il propose beaucoup de fonctionnalités, pour la mise en forme des documents, et offre pas mal de souplesse : avec notamment la possibilité de générer des documents à la demande et non à partir de formats imposés. C'est vraiment très pratique, pour positionner rapidement un logo sur une page, choisir une couleur, ou sélectionner une ou plusieurs polices de caractère . Pour toutes les questions liées à la mise en forme, Calenco a pu répondre à nos différents besoins. Comme il propose la mise en page et la mise en forme de documents, nous n'avons qu'à nous occuper du contenu.

CCM - Qui utilise Calenco chez Olea Medical ?

MP - Je suis la seule à utiliser cet outil. En raison de ma formation initiale d'assistante de direction, je ne maîtrise pas QuarkXpress. J'ai donc été spécialement formée sur ce logiciel pour pouvoir l'utiliser de manière autonome. En principe, les gens qui utilisent Calenco sont des rédacteurs techniques, donc le logiciel a été conçu pour cette spécialité de métier.

CCM - En quoi peut-on distinguer Calenco d'autres outils de création très classiques comme Word ou Publisher par exemple ?

MP - Essentiellement, la rapidité, la technicité et la précision, que des outils comme Word ne proposent pas forcément. A cela s'ajoute donc une base de données, une bibliothèque très bien conçue, et du soutien technique. Par exemple, à la suite de problèmes d'ouverture de documents, j'ai pu bénéficier d'un assistance technique pour récupérer ces documents intégralement. Si j'avais réalisé ces documents dans Word, je les aurais très vraisemblablement perdus.

Ensuite, dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à rédiger des guides d'utilisateurs en langues étrangères, dernièrement en coréen. Le coréen a une écriture à part, avec une police de caractères très particulière. L'outil m'a permis de générer un document dans cette langue sans difficulté technique, ce qui j'imagine n'aurait pas été le cas sous Word par exemple. De fait, quelque soit la langue, coréen, anglais, ou autre, il n'y a pas de différences sur le rendu final comme je dispose au départ d'un document correspondant à notre charte graphique.

Globalement, on gagne en qualité et en mise en forme professionnelle. C'est un outil marketing pur. C'est en ça que Calenco se distingue.

CCM - De la traduction à la production finale, quel est le parcours de production typique du document technique chez Olea Medical?

MP -C'est très simple puisque Calenco permet de gérer les contenus dans différents espaces de langues et propose un rapport des différences entre 2 versions d'un même document (ajouts, modifications, suppressions).

Il suffit donc d'exporter les fichiers concernés (nouvelle version dans la langue de référence + les différences avec la précédente) et le traducteur renvoie les fichiers traduits qui sont alors chargés directement dans Calenco.

La feuille de style s'appliquant automatiquement, le document est immédiatement disponible dans la nouvelle langue.

Le fait de fournir un rapport des modifications précis au traducteur, permet également de réduire les coûts et les délais de traduction.

Et puis, finies les multiples versions des documents Word dupliqués en plusieurs langues, avec lesquels ont fini toujours par aller dans le mur.

En un clin d'oeil

Olea Medical

  • Création: 2008
  • Editeur de solutions logicielles d'aide au diagnostic de certaine pathologies du cerveau (tumeur, AVC)
  • Le site web d'Olea Medical

Neodoc et Calenco

  • Neodoc est fournisseur de solutions et services de rédaction et traduction technique
  • Création : 2004
  • Calenco (V1 en 2007, V2 en 2009) est une application web innovante « conçue pour rédiger, structurer, stocker du contenu et publier automatiquement des documents complexes ».
  • Site web de NeoDoc
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