« Gérer sa boîte mail comme un espace de stockage intelligent avec Xobni Pro »

CommentCaMarche le vendredi 29 avril 2011 à 12:56:08
« Gérer sa boîte mail comme un espace de stockage intelligent avec Xobni Pro »

Comment retrouver rapidement des informations sur son client de messagerie ? Compte tenu du volume de données qui s'accumulent, gérer ses contacts ou retrouver des données/contenus (ex : pièces-jointes) sont des tâches de plus en plus chronophages. Pour pallier cette difficulté, Xobni, une startup californienne- propose un gestionnaire de contacts intégrable avec Outlook et BlackBerry, qui repose sur un outil de tri/indexation d'informations intelligent. Disponible en versions gratuite et professionnelle, Xobni permet aux utilisateurs d'accéder plus rapidement aux informations qui les intéressent sur leur espace de stockage d'e-mails, et de gagner ainsi en productivité. François-Xavier Chabrol, consultant sénior en gestion de projet pour le Groupe Degetel -Société de conseil et d'intégration dédiée aux nouvelles technologies- utilise Xobni Pro pour optimiser le fonctionnement de son client de messagerie. Son retour d'expérience sur les fonctionnalités et les avantages pratiques de cet outil.


CCM - Qu'est-ce qui vous a amené à adopter une solution de gestion des mails/contacts, par rapport aux outils standards proposés par un client de messagerie ?

François-Xavier Chabrol - En tant que consultant ayant pour client des grandes entreprises des télécoms je reçois une moyenne de 75 mails par jour et j'en envoie une trentaine. Ces mails contiennent très souvent des pièces-jointes et Outlook fait alors rapidement office d'espace de stockage. Si c'est un formidable outil couplé à Exchange pour l'entreprise, une utilisation assidue montrera sa faiblesse en termes de recherche des contenus reçus. Il n'a pas été conçu pour cela. La plupart des utilisateurs, dont je fais partie, passe donc beaucoup de temps à archiver leurs mails afin de pouvoir conserver les plus importants et les retrouver. Ce temps passé à classer les mails n'est pas forcément gagné pour les retrouver lorsque ceux ci sont trop nombreux.

CCM - Quelles sont les applications et bénéfices concrets apportés par Xobni Pro ?

F-X.C - Xobni Pro en proposant l'indexation automatique des mails sur plusieurs archives.pst permet de gagner énormément de temps. Il devient alors possible et raisonnable de gérer sa boîte mail comme un espace de stockage intelligent.

Les mails étant extrêmement faciles à retrouver, il n'est plus nécessaire d'archiver séparément les fichiers attachés. En faisant une recherche spécifique sur des mots et des contacts, il est possible d'ouvrir le fichier joint correspondant ou bien même le mail donnant les explications sur le fichier. C'est un gain de productivité remarquable.

De plus, la proposition d'indexation, de contacts et de réunions permet une nouvelle utilisation de la messagerie en proposant de manière intuitive les personnes à ajouter en copie ou bien même les participants à une réunion. Il est alors possible à un mail ou bien pour un évènement donné de définir proprement les personnes qui devront le recevoir ou bien être invités.

D'ailleurs je vois autour de moi que ce besoin est réel, lorsque j'entame une mission en utilisant Xobni, mes clients veulent souvent en savoir plus et il n'est pas rare que je les retrouve ensuite avec Xobni installé !

CCM - Xobni offre des passerelles vers les applications d'entreprise tierces (Sharepoint, Salesforce). Est-ce que vous utilisez ces possibilités ? Si oui, qu'apportent-elles ?

F-X.C - Bien sûr ! Je parlais tout à l'heure de l'archivage des pièces-jointes aux mails, mais toutes les entreprises, pour des raisons évidentes de sécurité, ne souhaitent pas envoyer leurs documents dans des mails. Dans cet esprit, l'utilisation de solution Sharepoint ou de répertoires partagés avec accès limité est de plus en plus courante.

Là aussi Xobni innove en séparant les liens placés dans les mails de leur contenu et en les indexant comme un fichier joint. La recherche devient alors la même que sur un fichier classique.

CCM - Comment se passe la prise en main de la solution au niveau des utilisateurs ?

F-X.C - La prise en main est assez intuitive et à mon sens progressive. On sera d'abord étonné par des fonctions sympathiques comme l'agrégation des contacts aux réseaux sociaux les plus utilisés. Je sélectionne un message et je vois directement la fiche de l'auteur dans LinkedIn.

On s'intéressera ensuite au coeur de Xobni pro, c'est-à-dire la recherche de mails, contenus, contacts, réunions. Enfin, Xobni regorge de petits gadgets amusants qu'on utilisera petit à petit. On pourra alors consulter des statistiques sur l'utilisation de la messagerie (combien de mails par jour ? Quels sont mes principaux contacts ? )

Quel est le rapport investissement/bénéfice de cette solution dans une activité comme la vôtre

F-X.C - Xobni est proposé dans une version gratuite. Cette solution avec des fonctionnalités bridées permet déjà de prendre en main l'outil et d'en profiter pour indexer ses mails, c'est-à-dire retrouver facilement l'information souhaitée.

Ensuite, pour une utilisation plus poussée (avec un gros volume de mails) la solution Pro s'impose naturellement et son prix raisonnable par rapport au gain réalisé la rend accessible à l'entreprise ou sur le plan personnel. Au total, un beau confort personnel pour l'utilisateur et de beaux gains de productivité en perspective.

En un clin d'oeil

Xobni

  • Start-up basée à San Francicso
  • Création : 2006
  • Edite Xobni, plug-in Outlook pour faciliter la gestion de contacts, l'indexation et la recherche d'informations dans ses e-mails. Intégrable avec BlackBerry.
  • Propose des versions gratuites de Xobni et Xobni Pro, disponible sur abonnement (7,99€/mois)
  • [Site http://www.xobni.com/learnmore/pro web de Xobni]

Degetel

  • Société de conseil et d'intégration dédiée aux nouvelles technologies
  • Création : 1999
  • Effectif : 500 personnes
  • Chiffre d'affaries : 37 M€ (2010)
  • Le site web de Degetel

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