En une décennie, la messagerie est devenue le centre névralgique de l'activité pour un employé de bureau. Près de la moitié recevrait plus de 100 courriels par jour. La productivité s'est sensiblement améliorée grâce à cet outil de communication et de diffusion. Cependant la tendance semble désormais se renverser : l'explosion des sollicitations deviendrait un frein au fonctionnement et un facteur de perturbations. Conseils pour une gestion intelligente.
Communiquer sans se parler ?
L'email possède les qualités de ses défauts. C'est un outil de communication et non un outil de planification. Le recours massif aux courriers déshumanise le rapport de coordination. Trop de patrons se contentent d'envoyer des directives ou des missions sans prendre la peine de les détailler de vive voix. Ils pensent gagner du temps alors qu'un échange de qualité, avec sa charge émotionnelle, est toujours plus efficace pour faire passer ses attentes.
Autre erreur banale : chercher à résoudre une difficulté par mail. Au bout d'un échange de trois mails, si un problème n'est pas résolu, déplacez-vous physiquement ou utilisez le téléphone. Une boîte de réception n'est pas une messagerie instantanée. Dès lors, assignez comme ligne de conduite à votre équipe de ne pas participer à l'encombrement de la messagerie des partenaires avec des mails sans intérêts.
Ne pas se laisser distraire
- Passer d'une tâche à l'autre mobilise beaucoup d'énergie. Pire, c'est absolument contre-productif et annihile les efforts de concentration. La qualité du travail peut s'en ressentir et l'état de fatigue de l'employé aussi. Multiplier les tâches simultanées est l'un des principales facteurs d'erreurs au travail.
- L'afflux des demandes est générateur de stress. Quand les questions ou les demandes s'accumulent, la tâche en cours a tendance à être moins bien traitée, voire bâclée afin de tenir la cadence.
- La gestion des réponses ne réclame pas toujours une réactivité immédiate. En hiérarchisant la demande dans le temps, on évite la submersion. N'installez donc pas d'alerte prévenant de l'arrivée d'un message.
Défendre sa messagerie des enquiquineurs
L'une des pertes de temps les plus fréquentes concerne le temps passé à ouvrir et à supprimer les spams qui viennent à encombrer la messagerie. La mise en place d'une solution anti-spam (on en trouve des efficaces et gratuites en ligne sans problème) est un impératif pour soulager ses employés et son réseau.
Apprenez à bannir les offres publicitaires et à identifier rapidement ce qui mérite qu'on s'y arrête et ce qui relève purement et simplement de l'inutile. Mieux, s'assigner à répondre « groupé » quand on sait qu'on va recevoir des mails ayant trait au même sujet.
Se désinscrire des newsletters inutiles et des messages en provenance des réseaux sociaux est un moyen d'évacuer une charge superflue de lecture à traiter.
Utiliser sa messagerie à bon escient
- Inutile de regarder sa messagerie tous les quarts d'heure. Il faut savoir s'assigner un rythme de trois ou quatre coups d'oeil par demi-journée. Quand vous êtes sur un dossier important, déconnectez-vous et annoncez-le à vos partenaires. Certaines entreprises anglaises ont imposés des journées sans messagerie pour aider leurs employés à se débarrasser de ce réflexe.
- Apprenez à éliminer les mails traités et/ou inutiles une fois par semaine. Pour gagner du temps, vous pouvez introduire des filtres qui redirigeront automatiquement les mails importuns vers la corbeille. Ou sélectionneront les messages par mot-clé pour les classer dans un dossier approprié. Le classement en amont, dès réception, offre l'avantage de ne pas avoir à consacrer trop de temps à trier.
- Déconnectez de la messagerie quand vous n'êtes pas au boulot. Un bon manager doit savoir laisser ses collaborateurs se détacher de leur travail. A cette fin, n'encouragez pas la synchronisation de la messagerie privée et de la messagerie personnelle. Il faut savoir scinder vie privée et vie professionnelle et ne pas répondre dans l'urgence.
L'hyper connectivité a ceci de paradoxal qu'elle alimente une tyrannie de la communication. En assignant des contraintes nouvelles et des obligations à des employés mal préparés, elle devient un obstacle au travail. Apprendre à gérer une messagerie semble bien dérisoire pour des collaborateurs chevronnés mais c'est dans ces petits riens qu'on gagne du temps, de l'efficacité et... de l'argent!
