Le lettrage des comptes tiers
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wafa bb - 5 avril 2012 à 13:54
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4 réponses
Le lettrage est une fonctionnalité importante dans un logiciel de comptabilité. Il permet de vérifier que les factures (clients et fournisseurs) sont bien réglées. Pour cela, on attribue une lettre identique à une facture et à son règlement, c'est ce que l'on appelle le lettrage. Toutes les écritures non lettrées sont donc des factures qui n'ont pas encore été réglées. En fin d'année, pour l'établissement du bilan, c'est aussi sur le lettrage qu'EBP Comptabilité s'appuiera pour calculer vos créances et vos dettes. EBP Comptabilité (2006 et Pro) dispose de plusieurs fonctionnalités vous permettant de gérer le lettrage.
Mercredi 28 décembre 2005
Les versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité disposent de fonctionnalités de lettrage manuel et automatique. Elles sont simples et assez efficaces, et vous permettront de bien suivre les règlements clients et fournisseurs.
La principale amélioration des versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité, concernant le lettrage, est de pouvoir directement lettrer un règlement dès son enregistrement en saisie standard, sans passer par la fenêtre d'échéances.
Rappelons que seul EBP Comptabilité Pro dispose d'une gestion des échéances multiples (c'est pratique si vos clients payent parfois en plusieurs fois par exemple), EBP Compta 2006 ne pouvant gérer qu'une échéance par facture.
Quelques paramétrages sont liés à la fonction de lettrage. Les premiers se trouvent dans les fiches mêmes des comptes comptables. Vous pouvez en effet indiquer pour chaque compte de tiers si les lettrages manuels, automatiques et approchés sont autorisés.
Pour cela, cliquez sur le menu "Données", puis sur "Plan Comptable Entreprise". Double-cliquez ensuite sur le compte que vous voulez autoriser ou interdire de lettrage.
Dans la fenêtre de compte qui apparaît, vous pouvez voir, dans le premier onglet "Divers" (affiché par défaut), le cadre "Lettrage". Celui-ci contient trois cases à cocher : "Manuel", "Automatique", et "Approché".
Lorsque vous créez un nouveau compte de tiers (client, fournisseur, salarié, etc.), ces trois cases sont automatiquement cochées. Ce qui veut dire que ces trois types de lettrage sont autorisés. Dans la plupart des cas, vous devriez les laisser cochés.
Le paramètre "Manuel" veut dire que le lettrage manuel est autorisé sur ce compte, ce paramètre reste très souvent coché pour tous les comptes de tiers. Les deux autres types de lettrage, "Automatique" et "Approché", sont un peu plus délicats et peuvent être, assez rarement quand même, un peu plus dangereux à utiliser.
On pourra donc les décocher (donc interdire ces lettrages) pour certains types de compte. Je pense en particulier aux comptes comptables qui brassent régulièrement de nombreuses écritures aux montants identiques ou très proches. Les comptes "Divers", où se retrouvent beaucoup de factures de tiers différents, sont un bon exemple de compte parfois un peu délicat à lettrer automatiquement.
Le risque est de voir, lors d'un lettrage automatique (approché ou non), EBP Comptabilité proposer un lettrage pour un règlement ne correspondant pas à la bonne facture. Par exemple, si vous avez, dans un même compte comptable "Divers", deux factures de fournisseurs différents et de 100 euros chacune en attente de règlement, un paiement de 100 euros pourra être affecté par erreur à la mauvaise facture lors d'un rapprochement automatique (par montant). C'est pour cela qu'il est possible d'interdire les lettrages automatiques et approchés pour certains comptes.
Cela dit, l'interdiction de lettrage automatique n'est vraiment nécessaire que pour certains comptes et si vous recourez souvent au lettrage automatique par montant.
Dans cette deuxième partie du didacticiel sur le lettrage d'EBP Comptabilité, nous allons étudier les différentes possibilités de lettrage du logiciel. Comme nous le verrons, EBP Compta dispose d'un outil de lettrage complet, mais il permet aussi, de manière simplifiée, de lettrer une écriture dès la saisie d'un paiement, directement à partir de la fenêtre de saisie d'un règlement. Dans ce dernier cas, deux méthodes sont proposées par le logiciel EBP Comptabilité : effectuer le lettrage à partir de l'échéancier, ou sans gérer ce dernier.
Il y a plusieurs manières de gérer le lettrage dans EBP Comptabilité. La manière traditionnelle est de lettrer les écritures comptables dans un outil (une fenêtre) dédié à cette fonctionnalité.
Avec cette méthode, vous enregistrez vos écritures comptables normalement (les factures, les règlements, etc.) sans vous soucier du lettrage. Ce n'est que lorsque vous voudrez contrôler le paiement des factures (clients et fournisseurs) que vous lancerez la fonction de lettrage d'EBP Comptabilité.
Le logiciel de comptabilité d'EBP vous proposera alors différentes options de lettrage : un lettrage manuel, ou un lettrage automatique afin d'accélérer l'opération.
Mais EBP Compta vous propose également de pouvoir lettrer les factures dès leur règlement. Cela est très pratique, puisqu'au moment du règlement vous avez tous les éléments en mains pour trouver rapidement la bonne facture correspondante. En effet, lorsque vous recevez un règlement (chèque, virement, etc.), vous savez généralement quelle(s) facture(s) le client veut régler. Vous pouvez donc très rapidement lettrer le règlement et sa facture (c'est-à-dire indiquer à EBP Comptabilité que le paiement A règle la facture B). Il en est de même, bien sûr, pour vos factures fournisseurs.
Même s'il est donc judicieux de lettrer une facture dès son règlement, nous verrons qu'EBP Comptabilité (2006 et Pro v10) nous impose quelques limitations.
Concernant le lettrage des factures dès leur règlement (directement à partir de la fenêtre de saisie du règlement), il y a, là aussi, deux manières de procéder : vous pouvez soit lettrer les écritures comptables à partir de leurs échéances, soit directement lettrer les écritures sans gérer les échéances.
Cette dernière solution est une nouveauté des versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité. Il y a peu de différences entre les deux fonctionnalités concernant le lettrage. Dans les deux cas, vous pourrez lettrer le règlement avec sa facture uniquement si les montants de la facture et du règlement sont rigoureusement exacts.
Il n'est pas possible, en effet, de faire un lettrage approché (c'est-à-dire autoriser un lettrage même si les montants de la facture et du règlement ne sont pas tout à fait identiques) à partir de la fenêtre de saisie du règlement. C'est une limitation de cette fonctionnalité. Les options de lettrage sont en effet bien plus élaborées dans l'outil de lettrage proprement dit.
Mais il est tout de même très pratique de pouvoir lettrer rapidement une écriture dès son règlement, même si les options sont limitées. Il faut juste savoir que cette possibilité n'est utilisable que si le règlement ne concerne qu'une facture, et si le montant du règlement correspond exactement au montant total de la facture.
Dans ce cas effectivement, la facture et son règlement pourront être très facilement lettrés dès la saisie du paiement. Dans tous les autres cas, il faudra utiliser la fonction de lettrage proprement dite et effectuer ce lettrage séparément de la saisie du règlement.
Mercredi 28 décembre 2005
Les versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité disposent de fonctionnalités de lettrage manuel et automatique. Elles sont simples et assez efficaces, et vous permettront de bien suivre les règlements clients et fournisseurs.
La principale amélioration des versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité, concernant le lettrage, est de pouvoir directement lettrer un règlement dès son enregistrement en saisie standard, sans passer par la fenêtre d'échéances.
Rappelons que seul EBP Comptabilité Pro dispose d'une gestion des échéances multiples (c'est pratique si vos clients payent parfois en plusieurs fois par exemple), EBP Compta 2006 ne pouvant gérer qu'une échéance par facture.
Quelques paramétrages sont liés à la fonction de lettrage. Les premiers se trouvent dans les fiches mêmes des comptes comptables. Vous pouvez en effet indiquer pour chaque compte de tiers si les lettrages manuels, automatiques et approchés sont autorisés.
Pour cela, cliquez sur le menu "Données", puis sur "Plan Comptable Entreprise". Double-cliquez ensuite sur le compte que vous voulez autoriser ou interdire de lettrage.
Dans la fenêtre de compte qui apparaît, vous pouvez voir, dans le premier onglet "Divers" (affiché par défaut), le cadre "Lettrage". Celui-ci contient trois cases à cocher : "Manuel", "Automatique", et "Approché".
Lorsque vous créez un nouveau compte de tiers (client, fournisseur, salarié, etc.), ces trois cases sont automatiquement cochées. Ce qui veut dire que ces trois types de lettrage sont autorisés. Dans la plupart des cas, vous devriez les laisser cochés.
Le paramètre "Manuel" veut dire que le lettrage manuel est autorisé sur ce compte, ce paramètre reste très souvent coché pour tous les comptes de tiers. Les deux autres types de lettrage, "Automatique" et "Approché", sont un peu plus délicats et peuvent être, assez rarement quand même, un peu plus dangereux à utiliser.
On pourra donc les décocher (donc interdire ces lettrages) pour certains types de compte. Je pense en particulier aux comptes comptables qui brassent régulièrement de nombreuses écritures aux montants identiques ou très proches. Les comptes "Divers", où se retrouvent beaucoup de factures de tiers différents, sont un bon exemple de compte parfois un peu délicat à lettrer automatiquement.
Le risque est de voir, lors d'un lettrage automatique (approché ou non), EBP Comptabilité proposer un lettrage pour un règlement ne correspondant pas à la bonne facture. Par exemple, si vous avez, dans un même compte comptable "Divers", deux factures de fournisseurs différents et de 100 euros chacune en attente de règlement, un paiement de 100 euros pourra être affecté par erreur à la mauvaise facture lors d'un rapprochement automatique (par montant). C'est pour cela qu'il est possible d'interdire les lettrages automatiques et approchés pour certains comptes.
Cela dit, l'interdiction de lettrage automatique n'est vraiment nécessaire que pour certains comptes et si vous recourez souvent au lettrage automatique par montant.
Dans cette deuxième partie du didacticiel sur le lettrage d'EBP Comptabilité, nous allons étudier les différentes possibilités de lettrage du logiciel. Comme nous le verrons, EBP Compta dispose d'un outil de lettrage complet, mais il permet aussi, de manière simplifiée, de lettrer une écriture dès la saisie d'un paiement, directement à partir de la fenêtre de saisie d'un règlement. Dans ce dernier cas, deux méthodes sont proposées par le logiciel EBP Comptabilité : effectuer le lettrage à partir de l'échéancier, ou sans gérer ce dernier.
Il y a plusieurs manières de gérer le lettrage dans EBP Comptabilité. La manière traditionnelle est de lettrer les écritures comptables dans un outil (une fenêtre) dédié à cette fonctionnalité.
Avec cette méthode, vous enregistrez vos écritures comptables normalement (les factures, les règlements, etc.) sans vous soucier du lettrage. Ce n'est que lorsque vous voudrez contrôler le paiement des factures (clients et fournisseurs) que vous lancerez la fonction de lettrage d'EBP Comptabilité.
Le logiciel de comptabilité d'EBP vous proposera alors différentes options de lettrage : un lettrage manuel, ou un lettrage automatique afin d'accélérer l'opération.
Mais EBP Compta vous propose également de pouvoir lettrer les factures dès leur règlement. Cela est très pratique, puisqu'au moment du règlement vous avez tous les éléments en mains pour trouver rapidement la bonne facture correspondante. En effet, lorsque vous recevez un règlement (chèque, virement, etc.), vous savez généralement quelle(s) facture(s) le client veut régler. Vous pouvez donc très rapidement lettrer le règlement et sa facture (c'est-à-dire indiquer à EBP Comptabilité que le paiement A règle la facture B). Il en est de même, bien sûr, pour vos factures fournisseurs.
Même s'il est donc judicieux de lettrer une facture dès son règlement, nous verrons qu'EBP Comptabilité (2006 et Pro v10) nous impose quelques limitations.
Concernant le lettrage des factures dès leur règlement (directement à partir de la fenêtre de saisie du règlement), il y a, là aussi, deux manières de procéder : vous pouvez soit lettrer les écritures comptables à partir de leurs échéances, soit directement lettrer les écritures sans gérer les échéances.
Cette dernière solution est une nouveauté des versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité. Il y a peu de différences entre les deux fonctionnalités concernant le lettrage. Dans les deux cas, vous pourrez lettrer le règlement avec sa facture uniquement si les montants de la facture et du règlement sont rigoureusement exacts.
Il n'est pas possible, en effet, de faire un lettrage approché (c'est-à-dire autoriser un lettrage même si les montants de la facture et du règlement ne sont pas tout à fait identiques) à partir de la fenêtre de saisie du règlement. C'est une limitation de cette fonctionnalité. Les options de lettrage sont en effet bien plus élaborées dans l'outil de lettrage proprement dit.
Mais il est tout de même très pratique de pouvoir lettrer rapidement une écriture dès son règlement, même si les options sont limitées. Il faut juste savoir que cette possibilité n'est utilisable que si le règlement ne concerne qu'une facture, et si le montant du règlement correspond exactement au montant total de la facture.
Dans ce cas effectivement, la facture et son règlement pourront être très facilement lettrés dès la saisie du paiement. Dans tous les autres cas, il faudra utiliser la fonction de lettrage proprement dite et effectuer ce lettrage séparément de la saisie du règlement.
Le contrôle des comptes de tiers est un travail périodique très
important pour l’entreprise. Il permet de repérer les mauvais payeurs et de leur envoyer
des relances. Par la même occasion, il permet de repérer les factures que l’entreprise n’a
pas payées et de recenser les différentes erreurs. Le lettrage des comptes de tiers
consiste à rapprocher les règlements des factures et avoirs auxquels ils correspondent.
On inscrit une lettre en face de chaque montant. On change de lettre à chaque
rapprochement.
Le lettrage consiste à pointer les sommes dues, aux fournisseurs, aux salariés, aux organismes,… avec les règlements que nous avons effectués, ainsi que les sommes dues par nos clients, par exemple, avec leurs paiements.
On ne peut donc pointer que les comptes de tiers (classe 4)
On pointe les sommes identiques (au centime près !) mais de côté opposé (débit/crédit)
Le nombre de sommes au débit et au crédit peut bien sûr être différent (ex : 1 chèque pour payer 3 factures)
important pour l’entreprise. Il permet de repérer les mauvais payeurs et de leur envoyer
des relances. Par la même occasion, il permet de repérer les factures que l’entreprise n’a
pas payées et de recenser les différentes erreurs. Le lettrage des comptes de tiers
consiste à rapprocher les règlements des factures et avoirs auxquels ils correspondent.
On inscrit une lettre en face de chaque montant. On change de lettre à chaque
rapprochement.
Le lettrage consiste à pointer les sommes dues, aux fournisseurs, aux salariés, aux organismes,… avec les règlements que nous avons effectués, ainsi que les sommes dues par nos clients, par exemple, avec leurs paiements.
On ne peut donc pointer que les comptes de tiers (classe 4)
On pointe les sommes identiques (au centime près !) mais de côté opposé (débit/crédit)
Le nombre de sommes au débit et au crédit peut bien sûr être différent (ex : 1 chèque pour payer 3 factures)
4 mars 2011 à 14:08
J4AI UNE FACTURE DE DEUX FOURNISSEUR ELLES ETAIT PAYEES DANS UNE SOMME J'ARRIVE PAS A LETTRER
FRS X
FRS Y
PAYER PAR BQ S
29 nov. 2011 à 23:33
29 nov. 2011 à 23:37
5 avril 2012 à 13:54