Choisir et implémenter un ERP en PME - PMI
Conseils à l’usage des chefs d’entreprises et décideurs.
A- Les lettres ERP, de l’Anglais Enterprise Resource Planning, désignent aujourd’hui un ensemble de programmes ou de modules, interactifs entre eux, destinée à la gestion informatique de l’entreprise. En Français, on parle de progiciel de gestion intégré (PGI), ce qui ne veut pas dire grand-chose. Une bonne définition serait sans doute : un système d'information composé de plusieurs applications informatiques partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini.
B- Eviter les échecs.
Le choix d’un ERP n’est pas une opération simple, à la portée du premier informaticien venu. C’est une gestion de projet complexe, du ressort d’un ingénieur expérimenté, tant les écueils sont nombreux. En fait, cela passe par une excellente compréhension des processus en place dans l’entreprise, qu’il faut pouvoir schématiser et modéliser dans leur ensemble mais aussi dans leurs moindres détails ; ce n’est pas une petite affaire.
Préalable.
Avant toute chose, il y a deux questions qu’il faut se poser, sachant que la suite du projet dépend des réponses qu’on va y apporter. Il est donc particulièrement important d’y répondre de manière honnête et éclairée, d’être certain de ses réponses. Mais avant de voir ces questions, arrêtons nous quelques instants sur la méthode : même si la décision d’acquérir un ERP, le choix du produit, son achat, sa mise en place dans l’entreprise et la formation des utilisateurs constituent un projet global, dont les éléments cités ici ne sont pas dissociables, rien n’empêche, bien au contraire, de travailler par étapes, que ce soit en phase de réflexion préalable ou en phase d’implémentation. Un chef de projet maîtrisant parfaitement son affaire pourra certes décider de « faire plusieurs choses en même temps », mais il n’oubliera pas les points de passages obligés, les pré-requis toujours essentiels, les buts intermédiaires qu’il faut avoir atteint pour progresser. Dans cet article, nous conserverons la démarche de réflexion par étapes, d’abord parce que c’est la plus sure, ensuite parce que c’est la plus simple à exposer par écrit.
Deux questions préalables et essentielles :
1- Ai-je besoin d’un ERP ? (Ma société a-t-elle besoin d’un ERP ?).
La première question qu’il faut se poser, et qu’il faut poser, est de savoir si l’on a réellement besoin d’un ERP. Cela peut sembler grotesque de poser cette question alors que l’on est déjà en phase de choix d’un produit, ou presque. C’est pourtant une des deux questions essentielles, et l’on comprend que si on y répond non, on peut –on doit – s’arrêter là et faire un autre choix informatique (il y en a !). Or, contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce n’est pas là une question facile. Il est d’ailleurs conseillé de se faire aider pour y répondre par une personne compétente, un consultant fonctionnel par exemple, où par l’informaticien de l’entreprise, si on en a un. Voici quelques éléments qui devraient pouvoir situer l’ampleur du problème, sinon vous aider ; quelques exemples de points sur lesquels il faut s’attarder :
- Mon entreprise a-t-elle besoin de fonctionnalités informatiques que seuls les ERP proposent ?
Si l’ensemble de vos besoins est couvert par un outil de gestion commerciale par exemple, n’hésitez pas, laissez tomber l’ERP, usine à gaz inutile dans votre cas.
- L’activité de mon entreprise est-elle suffisamment « standard » pour avoir été pris en compte par les éditeurs d’ERP ?
Aujourd’hui, tout le monde travaille plus ou moins de la même manière, mais prudence si votre activité est très particulière, si votre méthode de production est atypique, si vos canaux de diffusion ou vos approvisionnements sont très particuliers : il peut être nécessaire de s’orienter vers un développement informatique spécifique.
- Mon entreprise est-elle déjà assez importante et (ou) va-t-elle grossir rapidement ?
Si vous avez 3 ou 4 ordinateurs dans votre entreprise, sauf cas exceptionnel, laissez tomber l’ERP, sans regret, et sans écouter les vendeurs qui vous dirons le contraire. Même si elle souffre quelques rares exceptions, il existe une règle empirique mais efficace : moins de 10 PC, pas d’ERP. Dans ce domaine, qui peut le plus ne peut pas forcément le moins.
- Mon système informatique suffit à mes besoins, mais un ERP me permettrait sans doute d’augmenter la productivité.
C’est le discours que vont vous tenir les vendeurs. Soyez extrêmement vigilant, demandez à voir, demandez des exemples concrets, parce que ce n’est pas certain du tout. Jugez de la pertinence des exemples montrés, de leur intérêt par rapport à votre organisation. Ne vous inventez pas de besoins qui n’existent pas.
2- Suis-je capable d’utiliser un ERP ? (Ma société est-elle capable…).
C’est la seconde question essentielle, à laquelle il est parfois difficile de répondre honnêtement. Un ERP est un outil dont la mise en place dans l’entreprise n’est jamais terminée, un système que l’on passe son temps à améliorer, à modifier, à faire vivre au rythme des besoins de l’entreprise et des utilisateurs. Tel que livré par l’éditeur, un ERP ne fonctionne jamais : il faut le paramétrer, l’adapter à ce que l’on veut en faire. C’est un travail à plein temps pour un informaticien compétent, faisant obligatoirement partie du personnel de l’entreprise. Si vous n’avez pas d’informaticien et que vous ne souhaitez pas en avoir, laissez tomber immédiatement le projet, vous allez droit à l’échec. Et ne croyez surtout pas que « Untel, qui a un ordinateur chez lui et se débrouille bien », pourra être promu chef de projet avec quelque chance de succès : il vous faut un (bon) informaticien, qui suive le projet ERP de A à Z, qui ait autorité sur tous dans tous les services, y compris les cadres de direction, et ce n’est pas un travail de débutant. Les propositions des vendeurs d’ERP de prendre en charge le paramétrage, de déléguer une personne quelques temps chez vous sont intéressantes mais tout à fait insuffisantes. Ne tombez pas dans le panneau, le nombre de projets pourtant signés qui ont été mis au placard par manque de compétence interne est ahurissant.
En fonction de votre disponibilité, de la taille de votre entreprise, des moyens mis en œuvre, répondre à ces deux questions est déjà une pré étude qui va demander du temps. Dans cette première phase, n’hésitez pas à consulter vos collaborateurs, à demander des rapports, à faire intervenir une personne externe à l’entreprise que vous jugez de bon conseil. Sollicitez les services d’un consultant professionnel s’il le faut, mais choisissez le compétent et surtout libre de toute attache avec les éditeurs d’ERP ! Bref, conduisez très sérieusement cette réflexion, car si vous répondez oui aux deux questions, sans ambigüité, vous avez fait au moins la moitié du chemin vers le succès. Si au contraire vous répondez non à une des questions, votre lecture de ce modeste article peut s’arrêter ici, ainsi que votre projet ERP. Différez, la situation peut évoluer, ou faites un choix différent si un besoin d’évolution informatique existe. Quoi qu’il en soit, tout est à reconsidérer.
C- Choix d’un ERP.
Divers critères, tant objectifs que suggestifs, peuvent conduire à établir une première liste de produit pouvant convenir à ce que l’on veut en faire. Il n’y a pas ici de mauvaise méthode de sélection, à condition d’être ouvert et bien informé sur l’existant (ne pas oublier un produit, simplement parce que l’on ignore qu’il existe). Par exemple, le prix peut parfaitement être un critère de choix tout à fait pertinent. Des confrères équipés et satisfaits ou non de leur outil également. Ou encore des compétences en internes sur tel langage de développement, tel système de bases de données, voire, tel ERP. Il faut retenir quelques logiciels entrants dans les critères que l’on s’est fixés, et réaliser une première démarche auprès des éditeurs de ces produits pour s’assurer qu’il n’y a aucun obstacle imprévu. Dans la réalité, il est rare que plus de 3 ou 4 logiciels correspondent à ce que l’on attend, et c’est bien assez. Fuir comme la peste les avis des utilisateurs éventuellement disponibles sur Internet, qui en l’occurrence n’ont aucun intérêt parce qu’aucune pertinence. Ce travail de sélection est bien entendu à confier au service informatique –ou à l’informaticien- de l’entreprise, pas à un consultant extérieur. En effet, si on n’est pas capable de faire ce premier choix en interne, c’est sans doute que l’on a répondu oui un peu vite à la seconde question essentielle, et dans ce cas, si on n’est pas capable de savoir ce que l’on veut, autant renoncer. La rédaction d’un cahier des charges est une étape quasi obligatoire. Même si ce document ne sert pas à grand-chose en lui-même, il permet au moins au chef de projet de faire un point écrit de ses besoins et exigences.
D- Gestion de projet ERP.
Nous entrons à ce stade dans la partie pratique du projet d’acquisition et d’implémentation de l’outil. Aucun choix n’a encore été fait, mais on s’est assuré que le projet était viable et pertinent, et qu’il existait sur le marché des produits à même de répondre, a priori, aux besoins de l’entreprise en la matière. Quelques progiciels ont été retenus, un petit nombre en fait, et il s’agit maintenant de les étudier de près. Il faut prendre en compte deux éléments très importants dans cette étude : il n’existe pas sur le marché d’ERP parfaitement adapté à vos besoins, mais seulement des outils qui s’en approchent plus ou moins ; dans les négociations que vous allez mener avec les éditeurs, dans ce que vous allez leur demander de vous montrer, c’est vous qui avez raison, pas eux. C’est votre manière de travailler qui est la meilleure pour votre entreprise, pas la leur. C’est à eux de vous monter comment leur outil s’adapte à vos process, ce n’est pas à vous de chambouler le fonctionnement de l’entreprise pour l’adapter à leur logiciel. Tenir ces positions est d’autant plus important que, encore une fois, les outils proposés sur le marché ont tous une méthode de fonctionnement spécifique, qu’il faudra adapter à vos besoins. Or, moins le travail d’adaptation sera lourd, moins le temps de mise en place sera long, moins le budget à y consacrer sera important, et plus vous aurez l’impression – à raison – d’avoir fait le bon choix, ce qui est un point important pour la suite et sur lequel nous reviendrons.
La démarche de choix.
Un ERP étant un outil sensé tout faire, une bonne démarche consiste à se fixer des priorités et à rechercher lequel des outils que l’on a présélectionnés y répond le mieux. La principale de ces priorités est certainement celle qui vous a décidé à vous lancer dans l’acquisition d’un ERP. Par exemple, si vous fabriquez et que vous demandez au logiciel de prendre en charge l’informatisation des processus de fabrication, vous définirez comme priorité que l’outil corresponde à vos méthodes de gestion de la fabrication et soit capable de répondre, sans paramétrage ou presque, à vos besoins en ce domaine. A vous de définir une, deux, trois priorités en fonction de la nature de votre entreprise et de ses besoins. Ensuite, lors des démonstrations que vous demanderez à l’éditeur, il vous sera facile de demander à voir en détail comment le logiciel gère tel ou tel process (vos priorités). Et si lors de la démonstration vous vous sentez en terrain connu, si vous avez le sentiment que cela répond à vos attentes et correspond à vos méthodes de travail, vous êtes sur la bonne voie. Si au contraire on vous répond que l’ERP peut « bien entendu » faire cela, mais qu’il ne le fait pas nativement et qu’il faut « revoir son paramétrage », vous êtes a priori en face d’un produit inadapté à votre entreprise. N’oubliez pas ce que nous avons écrit plus haut : c’est vous qui avez raison, c’est votre méthode qui est la bonne. Si le logiciel proposé ne répond pas à vos attentes prioritaire, n’insistez pas, il ne convient pas à vos besoins.
La démarche que nous proposons ici (définir des priorités et demander de manière pragmatique à voir) peut sembler naïve, voire basique. Ne vous y trompez pas : elle repose sur l’expérience. Elle a l’avantage d’être simple à conduire et efficace dans tous les cas.
Un choix d’entreprise.
Un nouvel ERP dans l’entreprise est toujours une petite révolution. Pour l’entreprise et l’ensemble des collaborateurs, dont l’ERP va être un outil de travail au quotidien. Un ERP est un outil complexe et puissant, qui va être utilisé dans votre société à X% de ses possibilités réelles. Or, plus la valeur de X est grande, plus l’outil améliorera la productivité et la qualité du travail. Il est important que vos collaborateurs, futurs utilisateurs du logiciel, aient une vision claire des possibilités du programme, ne serais-ce que pour être capables ensuite de formuler les bonnes demandes d’amélioration ou encore d’utiliser l’outil correctement et de savoir en tirer profit. D’autre part, il ne faut pas sous estimer l’écueil que constituerait un rejet de l’ERP pas ses futurs utilisateurs. Pour ces deux raisons, nous préconisons une gestion de projet largement participative, et ce dès la phase de choix : il faut que les futurs utilisateurs s’approprient l’outil et pour cela, il faut qu’ils participent au choix de l’ERP. N’hésitez pas à inviter le plus grand nombre d’entre eux aux réunions avec les éditeurs, et ce quel que soit leur statut dans l’entreprise. Ne commettez pas l’erreur de réserver ces réunions à quelques cadres ou chefs de services, qui ne seront sans doute pas les principaux utilisateurs. Invitez au contraire les secrétaires, les acheteurs, les chefs d’atelier, etc. Peu importe qu’ils prennent part ou non aux discussions pendant les réunions, par contre le chef de projet devra prendre leur avis à l’issue de ces réunion. Nommez des «correspondants projet » dans chaque service et faites les participer, ne serais-ce qu’en les tenants informés de l’évolution du projet. Il faut que les futurs utilisateurs aient l’impression que c’est eux qui ont choisi l’ERP et non la direction ou le responsable informatique.
E- Le reste
La suite et tout ce qui n’a pas été dit ici relève de la conduite de projet classique en informatique et, sauf oubli de ma part que vous serez bien aimable de me signaler, n’appelle pas de commentaire particulier. C’est une gestion de projet de haut niveau, ni plus ni moins, qu’il faut conduire dans les règles de l’art. En ayant mis toutes les chances de succès de son côté.
"windows a rencontré un problème, et doit fermer"
