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[Access] [Word] Publipostage

Dernière réponse le 17 sep 2009 à 19:13:55 ppc77, le 6 mar 2008 à 12:58:18 
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Bonjour à tous
dans Access, j’ai besoin d’établir des lettres personnalisées d’après une table. Par facilité, j’ai établi une lettre type sous Word avec les champs nécessaires au publipostage, que j’ai ensuite automatisé en VBA. Pas de problème à ce niveau, cela fonctionne, mais je trouve que c’est un peu long.
Surtout : le « fond » de chaque lettre est commun (entête, zones de texte sur le côté, pied,…). Il est relativement fréquent qu’une ou plusieurs de ces données soient modifiées, ce qui implique qu’à chaque fois que toutes les lettres types sont à modifier (et il y en a pas mal).
Questions :
- est-il possible de n’avoir qu’un seul « fond » qui serait lié à chaque lettre ?
- est-il possible, d’appeler la lettre type dans Access et de traiter le publipostage comme un état Access ? (je pense que cela serait plus rapide)

Dites moi que c’est faisable…

Merci à vous, et encore une fois bravo pour vos connaissances et le partage que vous en faites

Patrick

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1

LatelyGeek, le 6 mar 2008 à 13:24:55
  • +1

Peux éclairer ma lanterne:

Qu'appelles tu exactement le "fond" de la lettre?
Parce que je ne comprends pas bien ton problème. Si le "fond" est commun et que tu as fait un publipostage, tu n'as RIEN à modifier quand les données changent! Quelles données d'abord, et où?

Et pour la deuxième question: Oui, c'est un peu longuet les échanges Access/Word. Ca marche très bien les pseudo-publipostage avec les états, mais il y a plusieurs restriction:

La mise en forme est évidemment bien plus galère avec les états
Il ne faut pas que ton courrier dépasse un certain nombre de pages, relativement peu élevé (3 ou 4 pages, je sais plus, mais j'ai été confrontée au problème)
Par contre, c'est plus rapide...

   
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2

ppc77, le 6 mar 2008 à 13:44:37

Tout d'abord merci pour ta réponse
ce que j'appelle "fond" est ce que l'on pourrait appeler une trame identique pour chaque lettre type (un papier entête si tu veux, mais relativement complexe avec logo et plusieurs zones de texte). Ces données, je les ai copiées/collées dans chaque modèle, mais elles sont soumises à modifications assez fréquentes, ce qui entraîne la mise à jour pour toutes les lettres types (même copié/collé, cest galère). S'il était possible de lier cette trame à chaque lettre type il me suffirait de modifier la trame maître....
les données de chaque lettre sont personnalisées et viennent soit d'une table, soit d'une requête Access.

Pour la deuxième question, les lettres type ne dépassent pas la page. J'ai fait plusieurs essais en passant par "Etat" mais la mise en page n'est vraiment pas terrible et comme tu dis plutôt galère. Est-il possible de concevoir un état dans lequel on importerait la lettre type Word ? Il me semble que cela est possible avec un fichier Excel... (sans certitude, mais je crois l'avoir vu). ce serait l'idéal, car la modif sous Word serait aisée, et le traitement bien plus rapide..

voilà, j'espère avoir été plus clair
encore merci
Patrick

   
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3

LatelyGeek, le 6 mar 2008 à 17:26:34

Je ne comprends toujours pas.

Bien sûr qu'il sufit de modifier une fois le document maître! Et heureusement...

Je t'explique ce qu'il faut faire, et tu me diras si c'est déjà ça que tu fais - mais il me semble que non.

Tu lances l'assistant publipostage, tu lies le document à tes données Acces, puis tu insères les champs de fusion. Jusque là, je suppose qu'on est d'accord. C'est après que ça cloche.

Ensuite, tu fusionnes. Tu as donc TROIS éléments: Un document maître (Document1, tant que tu ne l'as pas renommé), une source de données Access et un résultat de fusion nommé Lettre-type1. C'est ce dernier que tu imprimes. Et ensuite tu le JETTES!!! On n'enregistre pas un résultat de fusion ça ne sert à rien.
Par contre, on enregistre le Document1, le document maître.

Comme ça ensuite, quand tu veux modifier ton "fond", tu modifies ce document maître, et tu re-fusionnes!

Est ce que c'est ce que tu fais, actuellement?

   
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4

ppc77, le 6 mar 2008 à 18:00:49

Ok, c'est absolument ce que je fais, le tout automatisé par appui sur un bouton dans Access... j'ai du mal à m'expliquer..

imagine un papier en tête SOCIETE MACHIN, Mme Chose, codes ape et autres
ces données bien sûr devant être imprimées. Imaginons que nous enregistrions ces données dans ENTETE.DOC

Chacune des lettres types contient toutes ces données ... ce qui fait qu'en cas de modification de l'une ou de l'autre, il faut, sauf erreur de ma part, modifier chacun des documents type ce qui représente des manip et donc des risques d'erreur.
Le but du jeu serait dans les documents type "dire" à Word : "pour ce document, tu utilises ENTETE.DOC comme support", la lettre type contenant les champs de fusion venant par dessus en quelque sorte...Les données MACHIN, CHose et autres ne seraient pas dactylographiées dans ce document type.
Ainsi seule ENTETE.DOC serait à modifier en cas de changement.
en gros une fusion de deux documents l'un sur l'autre, ou l'un dans l'autre....

j'espère avoir été plus clair... l'idéal serait un dessin

ENTETE.DOC DOCUMENT.TYPE 1 REQUETE ACCESS 1
DOCUMENT.TYPE 2 TABLE ACCESS
.....
DOCUMENT.TYPE 3 table....
Merci pour tes efforts
Patrick

   
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5

LatelyGeek, le 6 mar 2008 à 18:22:53
  • +3

Bien que je ne comprenne toujours pas vraiment - excuse si je pinaille au niveau du vocabulaire, mais tu parles de "document type" alors qu'il existe un "document maître" et des "lettres-type", donc j'ai du mal... - j'ai peut-être une solution.

Au lieu d'insérer les données de l'entête dans Word, tu les insères dans Access, dans une table, sous forme de lien hypertexte par exemple, pour les images. Et ensuite - c'est pas méga simple mais c'est techniquement possible - tu crées une requête qui prendrait ces données-là en compte et tu créerais ton publipostage sur cette requête.

La seule difficulté, c'est que si les images changent Word n'actualise pas automatiquement les images et qu'il faudra faire F9 à chaque ouverture de ton doc Word.

Mais je l'ai déjà fait, et ça fonctionne.

   
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6

ppc77, le 7 mar 2008 à 00:45:56

Bonsoir bonjour
l'est tard, mais je viens de rentrer. Tu as raison sur les termes employés, lorsque je parlais de 'document type' j'entendais "document maître" (le modèle dans lequel on insère le nom des champs de fusion). Désolé.
J'avais pensé effectivement en solution B à la création d'une table spécifique qui contiendrait les champs utilisés en fusion (SOCIETE MACHIN, Mme Chose, codes ape et autres ), ce qui résoud les problèmes de mises à jour multiples mais qui oblige malgré tout la création de l'entête sur chaque document.
Ce n'est pas la complexité qui m'ennuyait, mais le fait que j'espérais un moyen d'éviter la répétition d'une manip' identique. Tant pis, passons au plan B.

Merci d'avoir passé tout ce temps malgré mes explications floues.

Bonne journé à toi

Patrick

   
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7

jeunnerecherche, le 7 mar 2008 à 18:37:29
  • +2

Bonjour ;
je veut faire une formation par internet su le prologiciel ACCESS ,personne peut me donner un site sur ce logiciel
merci pour votre aide

   
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8

dabigben, le 21 nov 2008 à 13:12:53
  • +1

Salut!!

Il faudrait que je mette en place un bouton "publipostage" dans ma bdd annuaire, mais je ne sais pas du tout comment le créer. coté word c'est bon, la page type est prète mais je ne sais pas du TOUT comment faire dans access pour ouvrir le contenu de mon formulaire de recherche dans ma page word!!!

Pliz, help!

   
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9

romu29, le 16 sep 2009 à 22:10:50

Bonjour,
Tu veux bien m'envoyer tes fichiers aces et word concernés pour que je teste !
à bientôt

   
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10

dabigben, le 17 sep 2009 à 10:42:45

Dsl mais non, c'est confidentiel !

   
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11

 ppc77, le 17 sep 2009 à 19:13:55

Bonsoir
j'ai reçu une réponse de ta part "dsl mais non, c'est confidentiel ! ", mais je ne suis pas concerné par ce dialogue. Je pense que tu t'es trompé d'adresse.
bonne soirée
Patrick

   
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