Alors tu as une quantité astronomique de choix :
déjà si tu centralises tes fichiers sur une seule machine, un serveur de données donc , privilégies une machine avec des disques durs rapides et surtout montés en raid ce qui diminue beaucoup les temps de recherche sur le serveur, ensuite une connexion à l'avenant à savoir du 1ghz ( en local bien sur ;-) ).
Franchement pour ta question de temps de recherche, déjà j'imagine que tu as autorisé l'indexation sur le lecteur, à partir de là, windows est déjà prévu pour gérer ce type d'accès intensif ( windows 2003 ), et je ne suis pas certain qu'un logiciel tiers soit indiqué.
Pour le partage, la mise à jour : passe par ton os serveur ( windows 2003 ou linux).
Tu as donc 2 axes principaux : sur la machine même prend une vraie architecture serveur, disques raid,bi-processeur, 4 go ram , pour le réseau du 1 ghz et enfin cotés logiciel config de ton os (indexation, répartition de la charge réseau etc...) voilà.