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Création d'un rétro-planning [Résolu]

tanchal29 88Messages postés vendredi 16 janvier 2009Date d'inscription 11 février 2014Dernière intervention - Dernière réponse le 18 sept. 2012 à 22:59
Bonjour,
Je souhaite faire un modèle de retro-planning pour gérer nos différentes animations....
En partant d'une date d'animation, si je liste toutes les taches (à partir d'une liste déroulante), comment faire pour que la date d'exécution s'inscrive automatiquement????
Ex : réservation de la salle = 4 mois avant
envoi du courrier exposant = 2 mois avant ou 8 semaines avant.......
Par avance, je vous remercie pour les infos.
Ce travail sera effectué sur Excel 2003 et bientôt excel 2010.
Chantal
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Bonsoir à tous,
Quelqu'un peut m'aider?????
Raymond, si je t'ai froissé dans mon propos je te prie d'accepter toutes mes excuses.
Chantal
Raymond PENTIER 31425Messages postés lundi 13 août 2007Date d'inscription ContributeurStatut 31 mars 2015Dernière intervention - 14 sept. 2012 à 02:10
Froissé ? Non, rassure-toi.

Simplement j'ai pris le temps de créer à ton intention personnelle un fichier qui tient compte de ta demande initiale et aussi des informations qui seraient nécessaires, et tu sembles repartir de zéro, sans prendre en considération ces informations
"Par ailleurs, si la tâche A ne peut démarrer qu'après que la tâche B soit achevée, il se peut que la tâche C puisse commencer en même temps que la tâche A, et que la tâche D soit totalement indépendante et ne soit pas impactée par les autres dates",
et sans répondre à mes interrogations
C'est simpliste, mais ça fonctionne ; à toi de préciser tes contraintes ! .... Est-ce que ça t'inspire ?"

On ne peut pas progresser, en fonctionnant comme ça ...
Pourtant ton problème est intéressant, et j'aimerais trouver avec toi une solution.
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Raymond PENTIER 31425Messages postés lundi 13 août 2007Date d'inscription ContributeurStatut 31 mars 2015Dernière intervention - 14 sept. 2012 à 02:28
Il manque un peu de rigueur et de logique dans ton approche :
1) tu as listé toutes les tâches dans la feuille "Check liste" en A ; tu as fixé un "Dernier délai" en D ; tu veux en déduire à quelle date commencer chaque tâche ? Mais pourquoi changer de feuille et aller en "calcul semaines avant" ? Tout pouvait tenir dans une seule feuille !
2) cette feuille contenant le "DERNIER DELAI" en F te permet de déterminer un "Nb jours ouvrés avant", en E, mais avec une formule que je ne comprends pas, puisque tu te contentes de compter combien il y a de jours entre la fin de la tâche et la date de l'animation, ce qui ne correspond à rien de concret.
3) je ne vois aucune différence entre cette feuille et la suivante "Calcul date dernier délai".
4) ce qui manque, c'est pour chaque tâche :
commence en même temps que telle autre tâche / commence quand telle autre tâche est finie / ne dépend d'aucune autre tâche.
5) et du coup il suffirait d'indiquer la durée de chaque tâche ...

Réfléchis quelques minutes à mes propositions.
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Raymond,
Si je liste chaque tâche avec une date limite d'exécution : (ex : faire la réservation de salle 4 mois avant)....est-il possible que la date de dernier délai se calcule à l'aide d'une formule (magique)?????
Merci.
Raymond PENTIER 31425Messages postés lundi 13 août 2007Date d'inscription ContributeurStatut 31 mars 2015Dernière intervention - 10 sept. 2012 à 23:15
C'est exactement ce que je t'ai proposé dans mon fichier du post #4, à 03:13 !
Tu ne l'as pas regardé ?
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Bonsoir Raymond, bonsoir à tous,
Bien sûr que j'ai regardé tous tes posts....mais je dois mal m'expliquer!

- J'ai une date d'animation
- nous avons listé toutes les taches avec une date de dernier délai pour l'exécution.
= mon modèle de planification des tâches

Je souhaite faire l'inverse : une tache doit être effectuée X semaines avant donc je souhaite connaître la date de dernier délai de réalisation (éventuellement le vendredi de la semaine) si je change de date d'animation.
http://cjoint.com/?BIlsSnGn3I8

Sur le fichier joint, j'ai essayé de calculer le nb de semaines avant...
Comment faire ensuite?????

Je te remercie pour tes conseils et ta très grande patience.
Chantal
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Ah ! Du premier coup d'oeil, c'est drôlement plus sympa !
Ceux qui doivent travailler sur ton fichier n'en sont plus à courir entre plusieurs feuilles qui se ressemblent, et même toi, je parie que tu y vois beaucoup plus clair !
Là, je vais devoir m'absenter, mais je reviendrai plus tard sur ton affaire.

Tu peux déjà noter que tes tâches 1, 3, 4, 5, 11, 21 et 24 n'ont aucune incidence sur ton calendrier ! C'est déjà tout ça de moins, puisque seules 19 tâches sont à traiter au lieu de 26 ...

Alors, à plus tard.
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Chantal, ce sera sûrement assez compliqué d'automatiser le fichier pour que de simples formules puissent résoudre le problème, dans le cas général où tu aurais à modifier le nombre, l'intitulé et l'ordre des tâches.
En attendant, et pour les données bien définies que tu nous as communiquées, voici une solution mi-calculée, mi-manuelle, mais qui te démontrera qu'il n'est "nul besoin de commencer en décembre 2012 ! Il faut prévoir 33 jours entre le début de la première tâche et la date du salon, soit le 1er mars 2013".

Et pour aboutir à ce résultat, "D'abord regrouper les tâches qui s'enchaînent et calculer la durée de chaque suite. Chacune pouvant alors être gérée à part, on ne s'occupe que de la plus longue, C dans notre cas".

http://cjoint.com/?BIqunWmNYwY

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Bonsoir Raymond, bonsoir le forum,

Quelle belle représentation des données!!!!! merci pour ce beau travail.

Même s'il ne faut que 33 jours pour préparer ce salon, nous préférons prendre nos devants, et nous connaissons bien les aléas, les us et coutumes de l'administration.

Peux-tu STP m'expliquer comment créer les suites de tâches : quelle est le rapport entre les tâches?? pourquoi tu les nommes tantôt A1, A2, F2, f2 bis.......

Je trouve une anomalie : tache N°11 réalisée avant le 12/04. Pour moi, elle influence la programmation de la plaquette réalisée au 15/03.

Pourquoi, ne tiens-tu pas compte de mes dates de dernier délai (colonne I)??????

Merci beaucoup pour ton aide.
Chantal
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Bonjour.

Par curiosité, tu devrais lire (en entier) cette discussion : http://www.commentcamarche.net/forum/affich-7450867-retro-planning#top

Si tu veux vraiment qu'on t'aide dans ton projet, commence par envoyer les premiers éléments, c'est-à-dire ton fichier actuel.

Cordialement.
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En attendant tes précisions, l'idée générale est la suivante :
En B1, la date de l'animation (au format jj/mm/aa)
En A2, A3 et suivantes, les tâches successives Réservation, Courrier, etc
En C, la saisie du nombre de mois
En D, la conversion des mois en semaines =ARRONDISUP(13/3*C:C;0)
En E, la conversion des semaines en jours =D:D*7
- Ainsi, si tu saisis 4 en C2, il s'affichera 18 en D2 et 126 en E2
- Si tu saisis 4 en D3, cette saisie écrase la formule mais en E3 s'affiche 28.

Et pour avoir les dates rétroactives, en B2 la formule =B1-E:E à recopier vers le bas.
C'est simpliste, mais ça fonctionne ; à toi de préciser tes contraintes !

Et à bientôt.
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Bonjour Raymond,
J'avais lu le post dont tu fais référence.....
Je mettrai en ligne mon fichier dès lundi.
Ce qui me soulage dès aujourd'hui, c'est de savoir que c'est possible!
Merci pour ton aide.
Bonne journée.
Chantal
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Alors, pour avancer encore, voici un premier fichier :
http://cjoint.com/?BIkdksHFpF5

Est-ce que ça t'inspire ?
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Bonjour Raymond, bonjour à tous,

Ci-joint mon fichier de base :
http://cjoint.com/?BIkoXCUC6Bk

Je vous remercie pour toutes les infos susceptibles de simplifier le calcul des dates.
Bonne journée.
Chantal
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Euh ! Là, je ne vois pas bien ce que tu veux faire !
Tu as déjà des dates (dernier délai en colonne D) ; par contre tu n'as pas la durée des tâches ... Alors quel calcul peut-on imaginer ?
Autant ton explication initiale, le 8 à 18:39, était logique et séduisante, autant on ne retrouve plus cette démarche dans ton fichier.

Par ailleurs, si la tâche A ne peut démarrer qu'après que la tâche B soit achevée, il se peut que la tâche C puisse commencer en même temps que la tâche A, et que la tâche D soit totalement indépendante et ne soit pas impactée par les autres dates.
Tu aurais donc tout intérêt à laisser Excel de côté et à utiliser un logiciel de gestion de projet, comme Microsoft Project (payant) ou un des logiciels plus ou moins gratuits et plus ou moins performants disponibles, en tapant "project gratuit" sur internet.

Cordialement.
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Bonjour Raymond, bonjour à tous,

j'ai maintenant hiérarchisé les tâches et définis une durée de réalisation....ci-joint le fichier :
http://cjoint.com/12sp/BIpnvaxxI9B

J'attends avec beaucoup d'intérêts tes remarques et suggestions pour continuer.

Bonne journée.
Chantal
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Salut Chantal.

"Même s'il ne faut que 33 jours pour préparer ce salon, nous préférons prendre nos devants ..." : C'est évident ! J'ai bien indiqué en Q32 "Les dates de démarrage des différentes tâches sont les dates limites ; il vaut mieux commencer AVANT ..."

"Peux-tu STP m'expliquer comment créer les suites de tâches : quelle est le rapport entre les tâches?? pourquoi tu les nommes tantôt A1, A2, F2, f2 bis..." : Le rapport est déterminé par ce que tu as porté en colonne C. La tâche 4 ne dépend d'aucune autre, elle démarre donc une série et est la séquence D1 ; la tâche 8 commence juste après la tâche 5 et sera donc la séquence D2 ; la tâche 10 commence en même temps que la tâche 8 et doit s'appeler également D2 ; on ajoute bis pour les distinguer ; suivent les tâches 12 (D3) et 15 (D4). Pour calculer la durée totale de D, on additionne les durées de D1, D2bis (plus longue que D2), D3 et D4 ; le résultat 22 jours est en cellule F36.

"Je trouve une anomalie : tache N°11 réalisée avant le 12/04. Pour moi, elle influence la programmation de la plaquette réalisée au 15/03" : Mais ça, je ne peux pas le deviner, si tu as négligé de l'indiquer en colonnes C:D ; d'où la nécessité de bien construire les relations entre tâches.

"Pourquoi, ne tiens-tu pas compte de mes dates de dernier délai (colonne I)?" : Parce qu'il me faut choisir un critère de calcul ; c'est soit tes derniers délais (mais j'ignore sur quelles bases et pour quels motifs tu les as ainsi fixés), soit la durée des tâches (ce qui me paraît nettement plus scientifique). De plus les dates de début que mon fichier calcule sont des limites absolues, et tu as tout loisir de les avancer, par exemple en t'appuyant sur ta colonne I.
Mais comme je constate que c'est ce que tu souhaites, puisque tu l'évoquais déjà dans ton post #9, j'essaierai de te construire bientôt un nouveau fichier.

Cordialement.
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Tant mieux si tu es satisfaite, Chantal, et surtout si tu as compris les avantages et inconvénients des différentes façons de procéder.

Oui, je t'expliquerai plus tard pour ce "schéma", qui n'est pas un vrai diagramme de Gantt, mais un simple planning automatique, dont voici le principe de fabrication (ma plus ancienne Fiche pratique, déc 2008, en ma qualité de Contributeur) :
http://www.commentcamarche.net/faq/11495-creer-rapidement-un-planning-de-conges-simple-excel
Quand tu sauras l'exploiter et réaliser ton premier planning, en particulier en utilisant le point 4, tu me feras signe, et je t'expliquerai pour le présent "schéma", qui est un tout petit peu plus compliqué.

Bisous. Et sache que je suis heureux de t'avoir été utile ...
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Bonsoir Raymond, bonsoir à tous,

En fait, nous avons fixé nos dates de dernier délai de façon empirique...car avec l'expérience on sait que nous réaliserons beaucoup de tâches dans la précipitation! Donc, nous avons souhaité anticiper les actions car sur une journée de travail de 7 heures, je pourrai éventuellement consacrer maximum deux heures pour le salon.

Mais, je reconnais que je dois mieux maîtriser les suites de tâches et je commence à comprendre que c'est la durée et la hiérarchisation des tâches les unes par rapport aux autres qui priment (comme tu me le dis depuis un petit moment);

Cependant, je pense que ma colonne dernier délai donne aussi des indications importantes. Ex : confirmation par courrier de la réservation de la salle (avant le 26/10). pour moi, c'est évident que je dois la faire quelques mois auparavant....mais comment le retranscrire dans le tableau si ce n'est par la colonne dernier délai.

Dans tous les cas, je te remercie beaucoup pour ta patience...et je réfléchis de mon côté pour encore améliorer les suites des tâches.

Mille mercis.
Chantal
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Pour illustrer concrètement mon avant-dernière phrase "De plus les dates de début que mon fichier calcule sont des limites absolues, et tu as tout loisir de les avancer, par exemple en t'appuyant sur ta colonne I", tu saisiras la date du 26 octobre en I6 et celle du 17 octobre en I5, sachant que les autres tâches ne sont pas modifiées par ces changements.
De même ce que tu as désigné (mais je ne l'ai pas repérée) par "tache N°11 réalisée avant le 12/04", tu la fixes arbitrairement quelque part en janvier ou février ; ça ne perturbe rien.

Maintenant que tu as compris pourquoi j'ai procédé comme je l'ai fait, tu peux fignoler ta check-list en revérifiant tes colonnes C:D et en ne renseignant la colonne I que lorsque c'est nécessaire et impératif.
La colonne H est superflue, sauf si ton équipe et toi avez l'habitude de vous repérer par les N° de semaine. Excel peut calculer ce N°, même si ça va aussi vite (et bien) de le mettre à la main, le nez sur un agenda.

Pour résumer nos échanges, nous dirons que devant un tel travail de planification, ou bien on fait des calculs très serrés, comme un conducteur de travaux qui prépare son chantier de construction, ou bien on fait des estimations en se basant sur l'expérience et en prévoyant de grosses marges de sécurité.
Mais c'est difficile de faire les deux en même temps ...

Et à bientôt.
Raymond PENTIER 31425Messages postés lundi 13 août 2007Date d'inscription ContributeurStatut 31 mars 2015Dernière intervention - 17 sept. 2012 à 23:14
Pour ton information, voici une discussion en cours, voisine de la tienne, mais traitée différemment :
http://www.commentcamarche.net/forum/affich-26070521-retroplanning-sous-excel
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Chantal, comme promis, voici l'autre façon (celle que tu réclamais) de traiter la question : http://cjoint.com/?BIscVPmZRmP
Tu pourras à loisir comparer les deux approches.

Je reste à ta disposition.
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Bonjour Raymond, bonjour à tous,

Je te remercie vivement d'avoir été jusqu'au bout de mon projet. Maintenant, je l'avoue : ma façon de voir était trop empirique et ne reposait sur aucun fondement. J'adopte évidemment ta première approche.

Maintenant, je vais étudier la suite des taches pour pouvoir comprendre ton cheminement. Par la suite, j'aimerai que tu m'expliques comment aboutir au schéma. Est-ce un diagramme de GANTT?????

Je reviens dans quelques jours.
Mille mercis.
Chantal
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