Gestion de documents entre utilisateurs

Bonjour,

Je connais assez peu les nouveautés de l'informatique, alors je fais appel à vos conseils ! Voilà, dans mon entreprise, on partage des documents entre employés (entre agences) par e-mail :
c'est compliqué car les mails sont lourds et on ne sait plus finallement qui a la dernière version correcte.

J'ai regardé les logiciels de GED sur Internet mais rien ne fait ce que j'amerai :
- je voudrai un explorateur de fichiers partagé avec les internautes que je veux (comme facebook!). Ainsi, chaque employé (mobile) verrait les derniers fichiers et leurs auteurs en temps réel.
- Mais je voudrais surtout qu'après l'ouverture d'un fichier et son enregistrement dans son application (word, autocad, sage...), celui-ci se remette automatiquement à sa place dans l'explorateur...

Est-ce qu'on peut faire ça aujourd'hui facilement, sans posséder une usine à gaz en matériel et logiciel ?

Merci bien.

PS : on travaille principalement avec Windows XP et 7. Si ça marchait aussi avec Mac, ce serait un plus.