Cherche un logiciel GED [Résolu/Fermé]

Bonjour,

Pour répondre à David (19), soulryo (20) et reprendre ce que disait William (13), une interface d’accès web n’est pas rédhibitoire pour une GED. Cela peut s’avérer assez utile pour simplifier la consultation sans avoir à installer de petits clients sur chaque poste.
Néanmoins, il faut voir le taux de consultation. Pour une utilisation légère (consultation de quelques documents par jour), c’est très bien… les temps d’accès étant compensés par la facilité de déploiement et de maintenance.

Mais, pour un accès plus fréquent au référentiel documentaire et des ajouts réguliers, une interface web devient plus lourde par rapport à des solutions comme M-Files (voir l’argumentaire de William) ou FileHold qui permet à la fois l’import de masse et l’accès depuis des outils tel que MS Office (d’autres solutions le font également, mais je ne vais pas me lancer dans un état de l’art).
Dans ces cas la, le gain en terme d’accès et d’accès d’utilisation est vraiment important.

Pour finir, un élément important du choix pour une GED, reste après les fonctionnalités (simplicité d’accès, gestion de métadonnées, import, numérisation, recherche full-text, workflow, maintenance, déploiement, intégration à l’OS, etc.) son coût de revient total, ou plutôt le rapport qualité/fonctionnalité/prix :
- M-Files : à partir de 990€ pour une licence un utilisateur nommé et un utilisateur simultané (http://www.motivesys.com/...
- FileHold : à partir de 3700€ installation comprise pour 3 utilisateurs nommés et 1 simultané (http://www.distributique.com/nouveaux-produits/lire-filehold-07-18868.html)
- Maarch : téléchargement libre si vous avez les compétences en interne pour installer et configurer, sinon, avec un intégrateur compter entre 20.000 et 80.000€ (http://www.maarch.org/index.php?page=white_paper)

Donc, voilà… ne pas oublier de tout bien prendre en compte lors d’un choix de GED ;)

Bonjour, si vous recherchez une GED OPEN SOURCE efficace je vous conseille fortement MAARCH...

technologie : PHP 5 / Mysql

http://www.maarch.org/

ya même une démo en ligne : http://82.225.198.181/

fonctionnalités princiaple de la GED MAARCH :
- indexation fichier scanné ou électronique
- recherche FULL TEXT
- vidéocodage
- release pour Ascent Capture
- DVD d'archivage autonome
- archivage gros volume
- gestion des courriers entrant
- annotation sur les documents

nb : MAARCH est sous license GPL...donc totalement OPEN

Bonjour,

Totalement d'accord avec les interventions de Rémi (26 et 31).
J'ajouterais que la GED sert essentiellement à retrouver ses documents et... rapidement.

A la différence des répertoires (ou dossiers) sous Windows qui sont statiques et qui accentuent la difficulté de retrouver un document et, cela est d'autant plus vrai que chacun utilise sa propre 'logique' de classement, souvent, dans son son propre répertoire alloué par le Service informatique. La collaboration sur des documents partagés n'en est pas facilité.

Typiquement, un utilisateur travaille sur des docs (word ou excel) et les transmet, une fois fini, par mail pour vérification à un autre utilisateur. Si, entre-temps il a réalisé des modifications sur ces docs, les docs envoyés ne sont plus à jour. Avec le risque que le destinataire, ne consulte en retard ces docs, avec le risque qu'il les transmette lui aussi à quelqu'un d'autre, etc. La bonne information, le bon document au bon moment risque de ne pas être respecté. C'est un cas d'exemple mais il y en a des milliers.

L'avantage donc d'une GED est d'homogeneïser ET l'organisation (le classement) et le collaboratif avec de gros avantages de sécurité :
- Les droits d'accès sont définis sur le doc en fonction de son 'état' (édité, publié, en traitement (dans un workflow), etc.)

Retrouver les docs facilement parce que la logique de classement est celle de l'entreprise, et ce, de façon "unifiée", c'est un sérieux avantage. Certes, cela implique une réflexion globale en amont de la mise en place d'une GED mais qui, au final, permet de gagner beaucoup de temps ET de l'argent.

L'aspect financier est important dans la mesure où, si l'on quantifie la 'valeur' des documents et de leur perte, les sécuriser dans un système 'protégé' améliore la pérenité de l'entreprise. Ainsi que le temps de perdu EN MOINS à trouver et traiter un document.

Sans compter la traçabilité, l'historique d'un doc, ses relations avec d'autres documents...

Ghostboy (qui lui utilise M-Files :)

Bonjour,

Vous connaissez M-Files, vraie GED et pas chère ?

A+

William

En reponse a la 1ere question, j'ai moi meme fait plusieurs recherches, voici un site qui archive un ensemble de plus ou moins GED :
http://www.cms-quebec.com

Apres chaque produit a ses points + et -.

Dans l'open source Maarch, CPS courrier sont des logiciels qui ont une perenite, ils peuvent etre conciderés comme des produits sûr et fiable. Car c'est cela aussi, un suivi sur un logiciel, une communaute doit compter beaucoup dans le choix d'un open source.

J'ai aussi une autre piste :
Scenari
avec ces membres actifs :
http://scenari-platform.org/projects/scenari/fr/commu/co/
tres sympathique...

Il est vrai qu'il faut avoir une vu d'ensemble des solutions du marché et choisir celle qui est la plus adaptée à sa structure. Concernant le budget, je dirais qu'une GED/ECM propriétaire commence à être disponible avec une budget de 100 K€ ( Documentum http://www.documentum.com/ ou Opentext http://www.opentext.com/ par exemple pour les plus connus). Pour les solutions Open Source ( et oui ça ne veut pas dire gratuit:) C'est très varié tant les intégrateurs sont divers et varies ( freedom http://www.frdom.org ou Alfresco http://www.alfresco.com toujours pour les plus connus).

Bonjour,

Si vous le voulez bien , je répondrais pour M-Files v4.

@OriOnz750 : la réponse est oui mais il faut comprendre, au moins, deux niveaux d'indexation.

Le premier niveau, le moins cher puisqu'il ne nécessite qu'une méthodologie simple : la procédure de numérisation et d'OCR dépose la facture numérisée dans un dossier spécifique 'Factures", M-Files scanne automatiquement ce dossier et intègre ce qu'il trouve à la GED comme étant une Classe (un type) de document "Facture". M-Files indexe automatiquement un document OCRisé en plein-texte (sur son contenu).

On peut ensuite adopter un processus de traitement des factures scannées, c-a-d, qui ont besoin d'être classées avec plus de finesse (client, fournisseur, montants, etc.).

Ca se concrétise, à l'usage, par la présence d'un dossier (dit dynamique, c-a-d qu'il n'apparait que si des factures sont apparues) et un opérateur traitera chacune des factures en ajoutant les propriétés de classement utiles et passera le processus à "facture classée".

Le niveau deux. Plus cher puisqu'il nécessite des outils de LAD qui eux permettrons de "lire" le document et d'en extraire les données qui nous intéresse pour en remplir les propriétés de M-Files automatiquement. Ce sont des outils qui sont externes à M-Files et coutent plus cher. Une étude est dans ce cas obligatoire puisque certains documents ne sont pas adaptés à ce type de traitement.

M-Files propose, néanmois, une solution "entre-deux" mais qui nécessite l'utilisation d'un scanner HP avec le logiciel HP-DSS. c'est l'opérateur qui, au moment du scan, saisie les propriétés du documents, HP-DSS génère un xml associé au doc et M-Files absorbe, index, classe le document automatiquement.

Pour plus d'infos, contactez-nous : www.streamdesign.fr, nous sommes le distributeur d'M-Files pour la France et les pays francophone.

Cordialement,
William
www.streamdesign.fr
www.m-files.fr

Bonjour à tous,


Ce que je demandais au logiciel :
- freeware, mais avec une communauté vivante,
- pouvant passer sans problème au travers du reverse proxy de mon centre informatique personnel (oui, je sais, ça fait un peu fêlé, mais tant pis !)
- une indexation full-text
- la reconnaissance, au minimum, des formats : PDF, Microsoft Office, Open Office, TXT, RTF.
- un système d'authentification qui permette de gérer les accès simplement

J'ai testé les softs ou systèmes de GED suivants. Je vous donne mon avis. Si vous souhaitez plus d'informations, je suis dispo pour continuer la conversation :
- MAARCH : bon, mais c'est plus de l'archivage que de la GED véritablement
- Google Desktop : la connexion internet est obligatoire ... je n'ai pas tracé pour savoir pourquoi et ce qui était susceptible d'être récupéré par Google.
- IBM Omnifind : Développé avec Yahoo. Nettement meilleur qle Google Desktop, mais il ne fait pas l'indexation automatiquement. Il faut la lancer (ou mettre un peu les mains dans le cambouis). Pas de système d'authentification. Cela dit, il est idéal pour s'y retrouver dans un pc perso.
- Freedom ECM : Sûrement un très bon soft si on se fie aux commentaires, mais beaucoup plus complet (et compliqué) que ce que je voulais (une simple GED). Mais cela vaut la peine de s'y pencher.
- Nuxeo : Bon, mais il ne passait pas mon reverse proxy

Pour finir, j'ai choisi Knowledge Tree dans sa version Community qui me satisfait en totalité. Il me reste à le rendre un peu plus performant (c'est sans doute la difficulté). Pour le reste, c'est du tout bon. Je l'ai monté sur un serveur Linux Open Suse 10.3 sous VMware (j'ai eu des soucis avec d'autres distribs et je n'ai pas eu le temps de chercher). L'installation est extrêmement simple, puisque la distribution embarque apache et mysql.
Attention : il existe une version "appliance" pré-installée, mais ce n'est pas la dernière version du produit et il y a de grosses différences.

Bon courage pour vos recherches et bonnes vacances à ceux qui ne les ont pas encore prises !!

Bonjour,
Vous pourrez-vous rendre compte de la puissance des logiciels de GED en les testant. Par exemple novaxel propose une version non commerciale gratuite, plus d'info par là ( http://jmconsult.biz/novaxel.php )

ici vous pouvez trouver un logiciel de ged workflow fonctionnant sous linux, les tarifs sont tres en dessous de 200 000 euros
http://www.iia.fr/iia_solutions_ged.html

pour ma part j'ai mis en place OWL (Open Source) dans ma structure:

http://owl.sourceforge.net/

Bonjour à tous,

bien qu'étant un pro-open-source, en ce qui concerne la GED, j'y met un bémol. A l'instar de Sharepoint qui dit pouvoir faire de la GED (tout ça parce qu'il y a une gestion de version). On est ici dans de la gestion de fichier ! non ?

Une solution open-source via une interface web, pour de la gestion de fichiers, excusez-moi pourle parti pris, mais je trouve cela rédhibitoire.

Pour une utilisation légère peut-etre, acces aux documents 1 à 10 fois par mois.
Mais pour une utilisation plus lourde (journalière) de plusieurs docs... A mon avis, la souplesse d'un progiciel se fait sentir.

Et ce n'est pas forcément la solution la moins chère : une entreprise qui souhaite une GED, et, pour diminuer les coûts, elle s'oriente vers une solution open source. Néanmoins leur service info n'est équipé que de serveur Windows et n'a pas de connaissance particulière en Linux/Apache/MySQL (MySQL qui nécessite tout de même de savoir faire des backup et des actions de maintenance/nettoyage).

Que vont-ils faire ? embaucher un tech linux ?
Mettre le gars de l'info sur le coup ?
passer par une société de presta ?
Bref, pas sûr que ca revienne moins cher, sans compter l'étude organisationnelle de la Gestion de documents en question en amont de l'installation de la GED.

Perso, j'ai opté pour un progiciel comme M-Files parce ULTRA-SIMPLE, facile d'installation, de configuration, etc. Un truc qui peut paraitre anodin mais qui ne l'est pas pas : m-files utilise le login/pass windows = on a pas à retaper son login/pass, ce qui à la longue peut être saoulant. il fait ses sauvegarde, restaurer une base de document défectueuse par celle de la veille est un jeu d'enfant. Je doute que si MySQL fait des sienne (plus acces aux docs) je doute que, au service info, ils ne se tapent pas une bonne grosse flippe ;)

Aujourd'hui, je l'utilise à titre perso pour mes photos, mes courriers, mes vidéos (c'est lourd ça les vidéos :D) et toutes mes factures.
Quand je reçois une facture genre GAZ, je scan, je précise que c'est GAZ ce qui me donne un masque de saisie spécifique et, automatiquement, le pdf est envoyé dans ma GED, classé, indexé plein-texte et directement accessible par l'explorateur windows. je peux même notifié ma femme par email quand le pdf est arrivé (pour l'approuver par exemple ? mouarf !)

Ok j'ai payé, mais bon, je regrette pas. en route pour la D E M A T E R I A L I S A T I O N :))))
A+
William

je te propose de te rendre sur le site docdoku.com.

je connais bien ce logiciel si tu as besoin de + d'info demande moi

Bonjour,

Je ne sais pas si votre projet s'est réalisé, cependant, si vous souhaitez plus d'informations sur la GED, n'hésitez pas à prendre contact avec cette société :

http://www.streamdesign.fr/m-files/

et des bonnes infos ici :

http://questionged.blog.com/

ou ici : http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents

Le logiciel M-Files peut répondre à beaucoup de contextes de PME/PME.
A+

Salut voici un logiciel de GED (Gestion électronique de documents):
www.apoged.com
Ma société l'utilise et pour l'instant ont en est content, on est une boîte spécialisée dans la coordination de gros chantier, et c’est vrai que pour la centralisation d’info c’est le top, on passe plus des heures à savoir si les plans sont à jour, si les procédures sont les bonnes, enfin tout ce qui vous pourrit la vie quand vous gérer des gros chantiers.
Par contre au niveau du prix, j’en ais aucune idée(Normal je suis juste technicien et pas décideur), mais une chose est sûre, c’est que ça ne coûte pas 200 000 Euros comme je l’ais un peu plus au dans ce post.

Bonjour,

pour répondre à William sur les GED OPEN SOURCE fonctionnant sur une architecture de type WEB, ce type d'architecture n'est pas du tout rédhibitoire mais au contraire complétement adapté à de l'archivage de documents et ce pour du petit ou très gros volume! Je peux en parler car j'ai mis en place une solution open source appellée MAARCH sur un site de 2500 utilisateurs avec plus de 3 millions de documents...Ce qui est important c'est le modèle de données de l'application qui permet des accès très rapides aux documents contrairement à des solutions éditrices du marché qui fonctionnent souvent en client lourd.
De plus solution open source ne veut pas forcément dire linux, mysql and cie...MAARCH est multiplateforme (windows, linux, mac) et peut s'interfacer avec toutes les bases de données SQL connues.
Pour info une nouvelle version de MAARCH sort fin juin...les solutions éditrices peuvent commencer à flipper...toutes les fonctionnalités de produits GED coutant plusieurs milliers d'euros seront là...mais en téléchargement libre sur sourceforge et l'adullact ;)

Dans ce forum on confond souvent G.E.D et R.M (Record Management) MAARCH est une solution de gestion d'archives et non une G.E.D car dans ce type d'appli on doit trouver une gestion de versions et un cycle de vie du doc (révision, validation, approbation) souvent adosser à un workflow de validation

C'est le cas jmderive, MAARCH est bien une GED, en fait cette version sera disponible en open source courrant juin ! ;), le versionning et workflow avec MAARCH est déjà en production chez plusieurs collectivités locales.

Bonjour à tous !

J'ai un projet de développement d'une plateforme de gestion de courrier!
Je viens de télécharger maarch letterbox (http://maarch.org/index.php?page=demos), ça m'a l'air bien par contre avez-vous un retour d'expérience sur ce logiciel ?

j'avais essayé de tester CPS courrier également mais c'était pas très concluant...

et vous?

J'ai un peu avancé dans mes tests et recherches et je crois que je vais partir sur la solution letterbox.
Pour ceux qui aimeraient plus de détails sur la gestion de courrier en open source, linuxfr.org a publié un article sur maarch :

L’équipe Maarch vient de mettre à la disposition de la communauté open source et des collectivités son application verticale dédiée à la gestion de courrier.

Maarch (Maerys Archive) est un framework de GED et d'archivage électronique à valeur probante écrit en PHP 5 permettant d'acquérir, de stocker, d'exporter les documents sur support optique (normé AFNOR NF Z42-013), d'assurer la circulation et de restituer le document.

Maarch LetterBox est issu de l’application de gestion de courrier mise en place fin 2006 à la Mairie de Bezons, qui permet d’automatiser le traitement et la conservation des courriers, tout en supprimant le flux papier.

Maarch LetterBox permet au sein d'une structure l’automatisation de la gestion des courriers. C'est une solution transverse capable de réceptionner, distribuer et traiter la totalité des courriers de manière automatique et fiable. Ceci tout en assurant un fort niveau de productivité et de réactivité.
L'application dispose d'un workflow permettant de valider, de diffuser le courrier et d'assurer également la traçabilité de l’ensemble du processus de gestion, de la réception à la réponse.
Les enjeux d'intégration d'un outil de suivi de courrier sont :

* De rationaliser le stockage des courriers grâce à un enregistrement dans une base de données consultable par tous dans la limite des habilitations ;
* D'accélérer le traitement des documents entrants grâce à la dématérialisation et à la formalisation des procédures de circulation ;
* De faciliter le partage d’information et renforcer le travail en transversalité.