Bonjour,
D'abord une petite réponse d'ordre général qui devrait renseigner un grand nombre de personnes sur ce forum. Il faut faire le distingo entre Sharepoint et la GED (ou GEIDE) : Sharepoint (Server 2007) n'est pas un outil de GED mais une application web de travail collaboratif.
Sharepoint permet de travailler de façon collaborative sur des documents, de partager l'information et la connaissance de la rechercher et de la stocker pour le court terme. Très efficace en matière de travail collaboratif Sharepoint inclu des fonctions assez simples en matière de worflow (processus de travail) documentaire, de gestion des enregistrements et de business intelligence.
Une solution de GED (GEIDE) permet de faire essentiellement de l'archivage documentaire à long terme avec des garanties de sécurité au tour du document homologuées et du workflow (processus de travail documentaires). Une bonne solution de GED doit permettre d'archiver des document numérisés à partir de tout type de MFP (scan, copieurs, fax...) ou tous types de fichiers à partir d'un grand nombre d'applications (SAP, Sage, SIG...). Une GED doit être capable d'indexer automatiquement, donc avoir un OCR (ROC) intégré, de traiter des grands volumes d'enregistrement de données (Cold), de permettre de retrouver son document parmi des milliers d'autres en une seconde, avec des modes de recherche multi-critères et plein-texte, de faire du versioning, que les documents soient liées entre eux au sein d'une archive, etc.
A la différence d'une GED, Sharepoint ne permet pas la capture des documents, leur indexation automatique, leur sauvegarde pour le long terme pour faire face aux audits, le traitement des grands volumes Cold, n'a pas un workflow avancé.
Tout dépend donc de votre besoin : si votre besoin est avant tout de numériser et de stocker pour le long terme puis de reproduire des processus documentaires avec des étapes de validation et de contrôle qui sont en place dans votre organisation, il faut s'orienter vers la GED, mais si votre besoin est surtout le travail collaboratif, alors Sharepoint peut suffire.
Par contre l'idéal est de combiner Sharepoint avec un outil de GED. Les 2 sont complémentaires, il faut donc qu'ils soient intégrés ! Vous allez ainsi dans Sharepoint travailler collaborativement sur vos documents et ensuite dans la GED intégrée vous pourrez les indexer puis les stocker pour le très long terme et les ressortir lors d'un audit.
C'est le choix de cette solution que j'ai préconisé dans mon organisation. Nous avions déjà mis en place une GED au préalable : DocuWare (www.docuware.com). Cet éditeur de GED présentait un double avantage, celui de proposer pour les sociétés des solutions fiables pour toutes les bourses et celui d'avoir développé un connecteur avec Sharepoint homologué par Microsoft.
Aujourd'hui nos équipes travaillent avec Sharepoint et indexent et archivent en fait pour le très long terme (factures, bilans, contrats, appel d'offre, liasse fiscale) avec des garanties de sécurité draconniennes dans DocuWare qui est intégrée de façon totalement transparente. L'archivage se fait par un clic droit sur le document Sharepoint et on choisi dans la liste déroulante "envoyez vers". L'indexation est faite automatiquement. Les bibliothèques Sharepoint sont allégées, et les documents sont indexés et stockés en masse dans une archive centralisée qui apporte toutes les garanties exigées en matière d'audit. En fait DocuWare est devenue le "Record center" (archive centrale ?!) de Sharepoint. Depuis Sharepoint on retrouve nos documents en une seconde parmi des millers d'autres et par un clic sur une touche tous les documents connexes. On consulte le document en double cliquant dessus directement dans une visionneuse qui s'ouvre automatiquement et qui prend même en charge les plans Autocad ! Enfin c'est très facile degérer les enregistrements.
En espérant que cela puisse vous aider à faire vos choix...
Valériane.
Logiciel 3d
