Sharepoint est-il un logiciel GED? [Résolu]

bonjour

je ne suis pas d'accord avec toi
. tu dois travailler chez Microsoft pour défendre autant sharepoint qui n'est pas une Ged

en ce qui concerne l'open source, il est vrai qu'il faut bien choisir son produit et il exixte des produits fiable qui ne nécessiter pas de compétences internes importantes

quels sont ces produits fiables ne nécessitant pas de compétence ?

Bonjour je suis d'accord sur le fait que sharpoint n'est pas une ged.
nous nous distribuons un produit GED qui s'appelle Ezged. vous pouvez le découvrir sur www.ezged.com

Bien sûr que Sharepoint peut être utilisé comme GED, portail collaboratif. Tout dépend de l'expression des besoins!!!!

Salut je sors d'une hibernation de 4 ans coincé sous un ours, lui même enfilé par un pingouin, et le pingouin est mort dans l'anus étouffé par "Kinder":

bbla 5 mar 2007 à 19:10 => GED/Workflow --> les 2 fonctionnalités sont isolées en ce sens que des outils spécialisés dans la Gestion Électronique de Documents ne font ni LAD (lecture automatisée...) ni n'assurent de brique groupeware au sens "flux de travaux" et validation de demandes type workflow techniques...

la ged c'est la ged,
la lad c'est la lad,
le workflow c'est...tu devineras sans doute ?

a++

Bonjour,

D'abord une petite réponse d'ordre général qui devrait renseigner un grand nombre de personnes sur ce forum. Il faut faire le distingo entre Sharepoint et la GED (ou GEIDE) : Sharepoint (Server 2007) n'est pas un outil de GED mais une application web de travail collaboratif.

Sharepoint permet de travailler de façon collaborative sur des documents, de partager l'information et la connaissance de la rechercher et de la stocker pour le court terme. Très efficace en matière de travail collaboratif Sharepoint inclu des fonctions assez simples en matière de worflow (processus de travail) documentaire, de gestion des enregistrements et de business intelligence.

Une solution de GED (GEIDE) permet de faire essentiellement de l'archivage documentaire à long terme avec des garanties de sécurité au tour du document homologuées et du workflow (processus de travail documentaires). Une bonne solution de GED doit permettre d'archiver des document numérisés à partir de tout type de MFP (scan, copieurs, fax...) ou tous types de fichiers à partir d'un grand nombre d'applications (SAP, Sage, SIG...). Une GED doit être capable d'indexer automatiquement, donc avoir un OCR (ROC) intégré, de traiter des grands volumes d'enregistrement de données (Cold), de permettre de retrouver son document parmi des milliers d'autres en une seconde, avec des modes de recherche multi-critères et plein-texte, de faire du versioning, que les documents soient liées entre eux au sein d'une archive, etc.

A la différence d'une GED, Sharepoint ne permet pas la capture des documents, leur indexation automatique, leur sauvegarde pour le long terme pour faire face aux audits, le traitement des grands volumes Cold, n'a pas un workflow avancé.

Tout dépend donc de votre besoin : si votre besoin est avant tout de numériser et de stocker pour le long terme puis de reproduire des processus documentaires avec des étapes de validation et de contrôle qui sont en place dans votre organisation, il faut s'orienter vers la GED, mais si votre besoin est surtout le travail collaboratif, alors Sharepoint peut suffire.

Par contre l'idéal est de combiner Sharepoint avec un outil de GED. Les 2 sont complémentaires, il faut donc qu'ils soient intégrés ! Vous allez ainsi dans Sharepoint travailler collaborativement sur vos documents et ensuite dans la GED intégrée vous pourrez les indexer puis les stocker pour le très long terme et les ressortir lors d'un audit.
C'est le choix de cette solution que j'ai préconisé dans mon organisation. Nous avions déjà mis en place une GED au préalable : DocuWare (www.docuware.com). Cet éditeur de GED présentait un double avantage, celui de proposer pour les sociétés des solutions fiables pour toutes les bourses et celui d'avoir développé un connecteur avec Sharepoint homologué par Microsoft.
Aujourd'hui nos équipes travaillent avec Sharepoint et indexent et archivent en fait pour le très long terme (factures, bilans, contrats, appel d'offre, liasse fiscale) avec des garanties de sécurité draconniennes dans DocuWare qui est intégrée de façon totalement transparente. L'archivage se fait par un clic droit sur le document Sharepoint et on choisi dans la liste déroulante "envoyez vers". L'indexation est faite automatiquement. Les bibliothèques Sharepoint sont allégées, et les documents sont indexés et stockés en masse dans une archive centralisée qui apporte toutes les garanties exigées en matière d'audit. En fait DocuWare est devenue le "Record center" (archive centrale ?!) de Sharepoint. Depuis Sharepoint on retrouve nos documents en une seconde parmi des millers d'autres et par un clic sur une touche tous les documents connexes. On consulte le document en double cliquant dessus directement dans une visionneuse qui s'ouvre automatiquement et qui prend même en charge les plans Autocad ! Enfin c'est très facile degérer les enregistrements.

En espérant que cela puisse vous aider à faire vos choix...
Valériane.

Je pense que vous pourriez vous permettre d'oublier les Sharepoint de ce monde...Beaucoup trop dispendieux. Des solutions open source font très bien le travail. On parle beaucoup d'Alfresco mais il existe aussi Nuxeo qui était sur le marché avant Alfresco et dont le code est parfaitenent gratuit. Si vous voulez la version supportée et sans bugs d'Alfresco, vous devrez payer. Pas Nuxeo.

Pour répondre à Concorde, SharPoint en effet n'est pas à la portée de toutes les bourses, mais cela reste un outil de travail collaboratif. Alfresco et Nuxeo sont d'avantage des solutions de stockage. Le problème de l'Open Source c'est que ça coûte peu à l'achat mais en développement et en support revient en définitive plus cher qu'un produit standard d'éditeur. D'autre part, un produit de stockage doit garantir la pérennité et l'intégrité des documents dans le très long terme. Pour cela il doit être homologué par des organismes de tests indépendants sur sa version standard. Comme l'Open Source c'est du développement, il ne peuvent pas apporter ces garanties de sécurités apriori à l'acquéreur. Par conséquent celui qui stocke dans un produit OS prend des risques juridiques en cas de pertes de ses données pa faillite du sytème. Alors qu'un produit d'éditeur en standard ayant reçu les grandes homologations comme la norme AFNOR 42-013 ou Bâle 2, ISO 9001 ou FDA, DOD, BLI, etc va réduire ce risque juridique pour l'acquéreur, et en matière de stckage de données, mis à part l'accessibilité, le principale souci des utilisateurs reste la pérennité de leur données...

Je suis entièrement en accord avec Valérianne concernant l'intégrité et la pérennité des données.
Nos tests sur sur une solution OS très en vogue que je ne nommerai pas, autant en version publique qu'en version payante démontrent clairement que si on veut quelque chose de solide qui réponds aux besoins en matière de GED et pas seulement en collaboration, il y a beaucoup de développement et de programmation a apporter pour avoir une solution GED viable et fiable. Des lacunes importantes sont minimisées par la compagnie qui affirme que c'est ce que la communauté désire. De plus, à chaque fois qu'on se demandait si la solution pouvait faire une chose, une recherche internet (la documentation est déficiente) démontrait que cela était possible, moyennant de la programmation.
Il faut donc pouvoir consacrer beaucoup de temps et d'argent pour paramétrer et entretenir l'application, vu les nombreuses mises-à-jour, qui utlimement corrigeront peut-être des éléments qu'on a déjà pris soins de corriger sois-même et qu'il faudra peut-être défaire ou mettre de côté pour appliquer le correctif de la mise à jour. Évidemment, c'est le paradis des programmeurs qui s'assurent un emploi à long terme. En contrepartie, si ce que l'on cherche c'est une pateforme sur laquelle baser notre propre développement d'application, alors pourquoi pas.

Je voudrais te répondre très simplement Eric : deux des principes de l'OS c'est de mutualiser les compétences, et de répondre aux besoins des utilisateurs (entreprises, ...). Si tu adaptes une solution OS pour le besoin particulier de ton entreprise, tes propositions peuvent aussi être intégrées dans le projet OS initial, et éventuellement maintenues au-delà des apports de ton entreprise. Cela dépendra de la situation : les compétences volontaires et l'actualité du besoin.

A valériane : Qu'est-ce que Bâle 2 vient faire là-dedans ? Bâle 2 & 3 concernent le bancaire et la finance, maintenant pour ce qui est de la demande formulée SharePoint est très en deça de ce qui est requis. Croyez en mes 5 mois d'aministration intense en entreprise... maintenant pour le risque open source c'est une bonne blague : les solutions propriétaires contienent aussi des failles, et contrairement à un poste utilisateur c'est la boite qui effectue la mise à jour manuellement. En parlant d'utilisateurs, là on peut également avoir une grosse faille, voir même la principale.

SharePoint permet de faire de la GED mais c'est avant tout un logiciel collaboratif, désolé.

Cher Micka...

Je ne sais pas si tu es encore présente sur le forum ou pas, mais j'espère obtenir une réponse de ta part.
en fait moi je suis entrain de mener une étude au profit d'une SSII qui m'a demandé de lui apporter les raisons qui font que le prix des GED sous licence diffère d'une entreprise à une autres.
par exemple le prix d'un documentum n'est pas le meme qu'un autre GED.
Ainsi j'aimerai bien savoir qu'elles sont les fonctionnalités ou les spécificités qui font q'un GED est plus chère q'un autre?

PS: Je suis d'une formation marketing et non pas informatique c'est pourquoi je trouve un peu de difficultés à différencier entre les différents GED.

je te remercie d'avance pour ton aide

Cordialement

Bonjour,

on parle de 'documents' ? ==> GED
il faut gérer simplement les droits d'accès aux documents ? ==> GED

bon, je fait parti du fanclub M-Files, donc, je recommande ce progiciel de GED qui est une vraie pure merveille (classement dynamique, droits, etc.).
Ok, je ne suis pas objectif mais j'assume, je n'ai jamais regretté notre investissement pour la GED M-Files (et on publie nos documents sur un webpart Sharepoint :))) c'est merveilleux !

A+

GB

Bonjour à tous ceux qui vont me lire,

Je suis spécialiste en GED, peut être cette information saura t'elle vous éclairer en répondant à vos attentes ? :
Je fais le rapprochement entre SharePoint et une solution de Gestion Electronique des Documents (GED).

SharePoint n'est en aucun cas un outil de GED. C'est un portail de travail collaboratif. Car qui dit GED dit possibilité de stocker les documents pour le très long terme dans un environnement sécurisé par des droits d'accès limités aux documents selon les utilisateurs, des droits qui peuvent donc êtres définis jusqu'au niveau du document et avec une traçabilité possible dans la base de données sur tout ce qui c'est passé sur le document. L'outil de GED doit garantir la pérennité du document pour le long terme, la garantie qu'on retrouvera son document dans 20 ans dans l'état dans lequel on vient de l'archiver par la possibilité de l'archiver au format image, TIFF ou PDF. Autrement dit un SAE (Système d'Archivage Electronique) se doit de répondre à la norme AFNOR Z42-013 pour être à valeur probante et garantir un "archivage légal".
Il est aujourd'hui possible d'utiliser SharePoint totalement intégré avec une solution de GED qui apporte ces garanties. L'éditeur de GED DocuWare a développé avec Microsoft un connecteur qui permet à SharePoint de s'intégrer en toute transparence avec l'outil de GED DocuWare. A sa création SharePoint avait prévu à cet effet un emplacement dans SharePoint appelé "Record Center" pour un référentiel documentaire. DocuWare est ce référentiel documentaire (Record Center) de SharePoint pour un archivage légal à long terme des documents SharePoint. Le connecteur existe en standard, il n'y a donc aucun développement produit à faire, aucune intégration particulière. L'utilisateur travaille dans SharePoint et DocuWare est transparent avec toutes ses fonctionnalités d'archivage et de workflow.
Un avantage spécificue d'utiliser SharePoint avec DocuWare intégré est qu'au moment d'archiver le document l'indexation peut être automatique.
Depuis SharePoint, tout en travaillant dans SharePoint on peut ainsi archiver automatiquement ses documents dans l'outil DocuWare. On allège ainsi les bibliothèques SharePoint et lorsqu'on effectue une recherche du document dans SharePoint on a 2 listes de résultats qui apparaissent séparément sur la même page, la liste dans SharePoint et celle dans DocuWare. L'avantage est que les documents liés au projet qui peuvent être par exemple des plans autoCad et qui dans ce cas ne sauraient êtres stockés dans Docuware apparaissent automatiquement dans la liste DocuWare. Un autre avantage est que l'utilisateur qui travaille avec SharePoint a aussi dans sa fenêtre le Client léger (Web) Docuware qui est ouvert, et peut ainsi participer à des workflow documentaires de Docuware à partir de SharePoint... Autre avantage, lorsque vous travaillez dans SharePoint et que vous avez trouvé votre document, un simple clic dessus ouvre la visionneuse DocuWare, et cette visionneuse prend en charge tous les types de documents existants sans avoir l'application installée qui l'a crée pour le lire. Autrement dit, vous recherchez par exemple dans SharePoint un plan de construction. Le plan au format AutoCad n'ayant pas été stocké dans SharePoint, la liste de résultat SharePoint sera vide mais celle qui apparaîtra dans DocuWare fera apparaître le plan AutoCad que vous pourrez ouvrir d'un simple clic sur le document et imprimer ou envoyer par email directement depuis la visionneuse DocuWare, car la visionneuse s'ouvre automatiquement dans SharePoint... Il y a beaucoup d'autres avantages, mais il serait fastidieux, voir ennuyeux de tous les énumérer ! ;-)) Emmanuel

Merci Emmanuel, pour ces explications. peux tu me recommander une maison, peut etre la tienne, qui exploite ce produit pour un stage de formation, car nous avons un projet de GED pour notre banque et je suis charge de ce projet. Peux tu m'aider? Merci.

Bonjour Pascal. Contactez le directeur GED Laurent Weber chez Axantis (intégrateur revendeur Xerox) de ma part et il vous donnera les clés...

Berci Emmanuel, quelle sont les coordonnées du directeur GED Mr Laurent?

Encore moi, Emmanuel peux tu me donner ton email pour discuter en privé? Merci.