Gérer les notes de frais avec des outils électroniques

Lorsque les équipes d’une entreprise s’agrandissent, la gestion administrative devient plus complexe. Parmi les dossiers, la gestion des notes de frais. Un casse-tête très chronophage que des outils web ou des logiciels peuvent simplifier.

Pourquoi choisir une gestion électronique

Même dans les TPE – PME, les déplacements professionnels et les voyages d’affaires augmentent. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients éloignés géographiquement, rencontrer des prestataires et des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers même s’ils ont éloignés de plusieurs centaines de kilomètres.

Le déplacement est un gage de dynamisme pour une entreprise. Du coup, les notes de frais se multiplient : notes d’hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion)

Pour que ces déplacements restent rentables, les chefs d’entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais.

Dans quel cas penser à gérer ses notes de frais par Internet ?

- des collaborateurs plus nombreux
- des collaborateurs plus mobiles avec des contrats ou des prospects de plus en plus éloignés
- des administratifs que l’on souhaite occuper à d’autres tâches
- de votre temps à libérer

En effet, la gestion électronique des notes de frais, c’est :

- un gain de temps
- moins de paperasses
- des risques d’erreurs mieux maîtrisés
- la possibilité de gérer les notes de frais rapidement et simplement même en cas de travail nomade. Si vous choisissez des solutions via Internet, vous et vos collaborateurs ont accès à l’outil 24 heures sur 24, de n’importe où.
- une méthode automatique et rapide de communication des données à l’expert-comptable
- un contrôle plus stricte et plus rapide, essentiel pour limiter les dépenses inutiles et repérer les abus
- une vision globale, synthétique et précise des budgets de frais de vos équipes, de chaque collaborateur, des évolutions des dépenses… grâce aux outils de reporting automatique. Le chef d’entreprise contrôle plus facilement les dépenses.

Globalement, le temps passé à la gestion des notes est au minimum divisé par deux.

Quelles solutions existent ?

Un logiciel à installer sur le réseau interne de l’entreprise ou bien une application en ligne accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet : c’est le choix technique que le chef d’entreprise a à faire en fonction du visage de son entreprise.

• Des solutions pour les entreprises à forte mobilité

Des collaborateurs souvent en déplacement professionnel ? Des commerciaux toujours sur la route ? Vos équipes ne rentrent pas forcément au bureau. Alors, vous pouvez penser à utiliser une application ASP.

Vos collaborateurs se connectent à un serveur depuis n’importe quel poste informatique connecté à Internet (chez un client, sur une borne Internet publique, dans un cyber café, à son domicile…) et peut enregistrer lui-même ses notes de frais.

• Des solutions sur le réseau interne de l’entreprise

Installé sur un des serveurs de l’entreprise et accessible depuis l’intranet, le logiciel de gestion de notes de frais s’utilise uniquement depuis les ordinateurs du bureau. Il peut alors être intégré à votre outil comptable. Encore moins de saisie et de transfert d’information : du temps de gagné, des erreurs évitées.

Cette solution est plutôt choisie pour les équipes nombreuses et qui ont d’autres frais que le frais de déplacement. Par exemple des achats sur Internet ou la consultation de sites payants.
Pour les achats en ligne, il est toujours possible d’obtenir une facture. Sinon, des logiciels payants type Allopass les génèrent automatiquement. Bien sûr, cet investissement ne se justifie que si le nombre d’achats et/ou de consultations est important.


Des solutions gratuites : les logiciels libres

EN ASP ou en local
Sigma Expense
En local :
TinyERP
Ou encore :
Euromatic expense

Les solutions payantes :

Notesdefrais.com
Notilus
Frontexpenses
Webfrais

Comment ça marche ?

- les collaborateurs se connectent à l’outil (soit via Internet, soit sur le réseau de l’entreprise)
- ils entrent toutes les informations liées à leurs déplacements : un masque de saisie les guide pour entrer leurs renseignements, évitant ainsi les erreurs.
- l’outil génère des outils de reporting des indemnités kilométriques avec suivi des dépenses, exporte les données pour le service de comptabilité et la récupération de la TVA
- certains outils proposent aussi la numérisation des justificatifs.

Il est possible d’intégrer à ce système de gestion des notes de frais un système de réservation de vols