Signature automatique

La signature automatique est un texte court personnalisé ajouté automatiquement à la fin des emails ou des messages postés sur les forums. C'est l'équivalent de votre carte de visite, sur le web.

La signature automatique contient généralement les informations sur vous, en tant qu'expéditeur : vos nom prénom, votre fonction au sein de la société, le nom de votre entreprise, vos numéros de téléphone, adresses postale et mail. Sous forme de texte et/ou d'image (logo de l'entreprise), la signature peut aussi comporter des liens : adresse du site et/ou blog de votre entreprise.

A ne pas confondre avec la signature électronique (lire l'article de comment ça marche sur la signature électronique). La signature automatique ne présente pas une garantie sur l'identité de l'émetteur. Elle permet uniquement de personnaliser vos messages.

Dans vos mails

Si vous communiquez régulièrement par e-mail, il est utile de rappeler en fin de message quelques informations pratiques. Pour ne pas avoir à taper ces informations à chaque envoi de mail, optez pour la fonction signature automatique, disponible sur la plupart des logiciels et sites de messagerie électronique.

Si vous souhaitez personnaliser votre signature en fonction de votre destinataire, il est possible de préenregistrer plusieurs signatures. Il vous suffira de sélectionner la signature à insérer avant l'envoi de votre message.

La méthode d'ajout de signature automatique est différente selon la messagerie que vous utilisez.


Avec Mozilla Thunderbird
- taper votre signature sur un logiciel de traitement de texte, telle que vous souhaitez la voir apparaître à la fin de vos mails. Enregistrer ce document dans vos dossiers.
- ouvrir Thunderbird
- cliquer sur « Outils » puis « Paramètres du compte » (ou « Account Setting si votre logiciel est en anglais)
- dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur le nom de votre compte
- cocher la case « Apposer cette signature » (ou « Attach this signature)
- indiquer le chemin d'accès au fichier texte dans lequel vous venez de créer votre signature
- valider


Avec Outlook Express
- ouvrir Outlook Express
- cliquer sur « Outils » puis « Options »
- dans la fenêtre qui s'ouvre cliquez sur l'onglet « Signatures »
- cocher la case « Nouveau » puis « Ajouter les signatures à tous les messages sortants »
- créer votre signature : deux possibilités
utiliser le champ texte dans la fenêtre ouverte
importer un fichier créé au préalable par un logiciel de traitement de texte (comme pour Mozilla Thunderbird)
- cliquer sur « Appliquer » puis « ok »
- votre signature s'affiche désormais à la fin de votre mail lorsque vous créez un nouveau message.

Pour en savoir plus sur la création et l'ajout d'une signature dans outlook express

Avec Lotus Note
- cliquer sur « Outils », « Préférences »
- choisir l'onglet « signature »
- attacher un fichier html ou taper votre texte (comme pour Thunderbird et Outlook)
- valider

Sur les forums

Pour faire connaître votre entreprise, vos produits ou vos services, peut-être avez vous déjà pensé à participer à des forums spécialisés dans votre domaine d'activités.

Lorsque vous postez des messages sur les forums il est possible d'ajouter une signature automatique, qui apparaît automatiquement (comme son nom l'indique!) au bas de chacun de vos messages.

Attention, certains forums interdisent la publicité sous forme de liens dans le contenu des messages. Si vous intervenez en tant que chef d'entreprise de votre société, il est possible d'ajouter l'adresse de votre site internet en signature automatique. Vérifiez avant la charte du forum.

N'insérez pas de signatures trop lourdes (attention notamment aux images), au risque de voir le temps de chargement des pages s'allonger.

Pour insérer une signature automatique, la marche à suivre est bien sûr différente selon les forums. Généralement, il suffit de sélectionner la rubrique signature dans votre profil, écrire le texte éventuellement ajouter une image, puis enregistrer. La signature s'ajoute alors automatiquement, à chaque fois que vous postez un message.

La signature automatique comme outil marketing

Si vous souhaitez mettre en avant un nouveau produit ou service recemment développé par votre entreprise, vous pouvez insérer dans votre signature électronique une image ou un lien renvoyant vers une page de votre site ou de votre blog relatif à cette information. Les clients qui liront votre mail ou votre post auront accès directement à la page concernée.

Et avec Blogsigs, vous pouvez signer automatiquement vos emails avec le dernier billet de votre blog. Idéal pour accroître son audience.
Il suffit de télécharger et installer le logiciel blogsigs, puis de spécifier votre client de messagerie et le flux RSS de votre blog. Cette application fonctionne sur Mac et PC et sur tous types de messageries : logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird) et webmails (Gmail, Hotmail, Yahoo Mail).