Le courrier par internet

Pour éviter les allers-retours au bureau de poste les bras chargés de courriers, il existe des services d'envoi de courrier par internet. Plus besoin de se déplacer, seul impératif : un ordinateur connecté à internet.

Impression, mise sous pli, affranchissement et remise en poste des courriers : les prestataires d'envoi de courriers s'occupent de tout. Particulièrement conseillé pour vos envois de courriers en nombre.





A noter

• Si vous avez l'habitude d'envoyer vos factures, propositions commerciales, offres promotionnelles, etc. par e-mail, inutile de revenir au courrier, même par le biais de ce service : ce serait une perte d'argent pour votre entreprise, car ce service est bien évidemment payant.
• Ce service d'envoi est particulièrement adapté au marketing direct (mailings).
• Pour des envois de courriers administratifs importants, vous pouvez choisir l'envoi avec accusé de réception.

Les avantages du courrier par Internet

• Rapidité

L'envoi de vos courriers par internet est aussi simple et rapide que l'envoi d'un mail. Vous gagnez du temps en évitant les déplacements réguliers au bureau de poste et les longues mises sous pli. Avec la plupart des prestataires, vos lettres sont remises le jour même au transporteur et en 24h à vos destinataires.

• Disponibilité

Les services d'envoi sont disponibles 24h/24, 7j/7, week-end et jours fériés compris. Vous n'êtes plus dépendant des horaires d'ouverture du bureau de poste !

• Traçabilité des envois

Pas de risque de perte de vos envois, vous pouvez suivre vos envois en temps réel sur internet.

• Simplicité d'utilisation

Vous rédigez vos courriers sur un logiciel de traitement de texte, vous le transmettez à votre prestataire de service d'envoi de courriers par internet, accompagné de votre fichier adresses des destinataires. Le prestataire s'occupe du reste : impression, mise sous pli, affranchissement, envoi.

• Economies

Le prix est calculé en fonction de l'impression (noir et blanc ou couleur), de l'affranchissement, du délai de livraison. Avec la plupart des prestataires, plus le nombre d'envoi est important, moins la prestation est élevée.

Etapes de l'envoi de courrier avec internet

1. Choix du service d'envoi

De nombreux services d'envoi de courrier par internet offrent leurs services aux entreprises :
Flydoc
aucourrier.com
Net correspondance
Maileva, filiale du groupe La Poste
Companeo
Routage Express
10 mailing (pour des envois en grande quantité), ...

Pour faire votre choix :

• certains prestataires proposent des prix dégressifs en fonction du nombre de courriers envoyés. Ces tarifs n'incluent pas le prix de l'affranchissement postal.
• attention aux options facturées en plus : envoi en recommandé, personnalisation des envois
• certains prestataires vous facturent leurs services sous forme de forfait annuel ou mensuel : prévoir alors un nombre d'envoi minimum pour rentabiliser votre investissement.

2. Ouverture d'un compte

L'inscription se fait en ligne, c'est simple et rapide. Vous renseignez vos coordonnées, choisissez le service adpaté à vos besoins, et payez avec votre carte bancaire.


3. Création et mise en forme de votre document

Invitations, promotions, rappels, factures, bons de commande, courriers de relance, émissions de devis, contrats, rapports, etc. : documents marketings ou administratifs, choisissez quels courriers seront concernés par le service d'envoi.

C'est à vous d'élaborer le document à envoyer. Tous vos documents doivent être réalisés sous format Word ou Pdf. Certains prestataires vous proposent des modèles de lettre (lien vers articles modèles de documents), à adapter selon vos besoins.

Une fois vos documents créés, ajoutez les destinataires. Si vous envoyez un même document à plusieurs personnes, deux méthodes :

• utiliser les fonctions publipostage de votre document word. Cette option permet de modifier l'adresse tout en gardant le contenu.

Le publipostage comment ça marche sur word ? Méthode Microsoft Office

• créer en plus de votre document word, votre liste d'adresses sur un document excel, que vous envoyez à votre prestataire.

Visualiser votre courrier avant l'envoi final.


4. Choix des options d'envoi

• impresssion en noir et blanc ou en couleur
• envoi simple ou en recommandé avec accusé de réception
• personnalisation de votre document, avec votre logo par exemple
• option NPAI (n'habite plus à l'adresse indiquée)
• tarif d'affranchissement normal ou rapide

5. Envoi du courrier

A cette étape, le prestataire s'occupe de tout : impression, mise sous pli, affranchissement, remise en poste.


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