Les spams sont des emails indésirables diffusés en masse dans les messageries personnelles des internautes. La messagerie d'entreprise est particulièrement vulnérable à la diffusion de pourriels. Les spams ont des conséquences directes sur l'activité et la productivité de l'entreprise. Mais Il existe des méthodes plus ou moins élaborées pour lutter contre le spam en contexte professionnel.

Spams ou "pourriels" : les risques pour l’entreprise

La diffusion de spams sur les comptes mails professionnels a des répercussions sérieuses sur l'activité de l'entreprise. Si celle-ci dispose d'un site internet, vous utilisez certainement un compte mail de type : prenom.nom@entreprise.com. Dans ce cas, les risques de diffusion de spams sont accrus, avec les conséquences suivantes :

- Perte de temps pour les employés (pour trier les mails spammés)
- Risques pour la stabilité du réseau d'entreprise : diffusion possible de virus, de vers
- Consommation inutile d'espace de stockage sur chaque ordinateur
- Coût induit par la lutte contre le spam (logiciels, réparation des ordinateurs, etc.)

Prévenir la diffusion de spams dans l'entreprise

Les actions de préventions sont les moyens de défense les plus efficaces contre les spams. Elles peuvent être couplées à l'installation de logiciels et filtres anti-spams. Lire notre article consacré aux méthodes utilisées par les spammeurs pour récupérer des adresses mails.

Définir un code d'utilisation du mail d'entreprise

Le mail d'entreprise (votrenom@entreprise.com) est particulièrement vulnérable car plusieurs utilisateurs partagent le même nom de domaine (@entreprise.com). La diffusion "horizontale" de spams entre les collaborateurs est donc favorisée. Il est donc très important de définir un code d'utilisation du compte email de l'entreprise :
- Restreindre l'utilisation de la messagerie d'entreprise à des communications strictement professionnelles (éviter le transfert de chaînes de mails à vos contacts. Ex : "Partagez ce mail avec vos amis...", éviter les inscriptions à des newsletters, à des forums de discussions sur internet).
- Pour l'envoi de mails en copies (adressés à plusieurs destinataires en même temps) : utiliser le champ "CCI : copie conforme invisible". Cette technique permet d'éviter la communication inutile d'adresses internet à d'autres utilisateurs. Si vous le souhaitez, tapez en toute lettre dans le corps du message la mention : "mail envoyé en copie"
- Encourager l'usage de comptes mails anonymes (ex : pseudo@hotmail.com) pour toute opération extérieure aux activités de l'entreprise (paiement par internet, utilisation de forums de discussion).

Limiter la diffusion de spams avec un logiciel de messagerie (ex : Outlook Express)

Avec un mail d'entreprise ou un compte classique (Yahoo mail), il est pratique d'utiliser un logiciel de messagerie pour récupérer ses mails. Ces logiciels sont dotés de filtres anti-spams installés par défaut. Voici quelques astuces simples à appliquer sur le logiciel Outlook Express 2007.

• Vérifier les courriers transférés dans le dossier "spams". En effet, vous pouvez rétablir certains expéditeurs légitimes en les "marquant comme non spams".
• Bloquer les images codées en html, qui apparaissent souvent sous le forme d'une page web. L'option est installée par défaut. Vous pouvez la débloquer à tout moment.
• Scanner les pièces-jointes. Vous avez un doute sur la provenance d'une pièce-jointe (document word, image, diaporama), vous pouvez la faire analyser par l'antivirus (ex: Mac Affee) installé sur votre ordinateur. L'option "analyse des mails" doit être cochée dans l'antivirus. Vous pouvez alors analyser la pièce-jointe avant de l'ouvrir ou de la télécharger sur votre ordinateur.
• Repérer les "fausses adresses professionnelles" Certains spams prennent l'apparence de mails professionnels, avec des intitulés apparemment fiables. Ex : utilisateur@teachers.org. Consultez cette liste exhaustive qui vous aide à mieux les identifier.
• Désactiver les accusés de réception

Ouvrir : Outils > Options.
Cliquer sur "Options de la messagerie".
Cliquer sur "Options de suivi".
- Vous lisez : "Utilisez cette option pour décider comment répondre aux demandes de confirmation de lecture". Cliquez sur "Ne jamais envoyer de réponse".

Les logiciels et serveurs professionnels pour lutter contre le spam

Des solutions professionnelles permettent de renforcer la lutter contre le spam. Elles sont gratuites ou payantes.

• Les filtres anti-spams privés

Intégrés à Outlook Express ou autre logiciels de messagerie, ils protègent contre les risques liés aux spams. Ex : usurpation d'identité (voir l'article consacré au Phising). Ils permettent aussi d'exclure des adresses internet selon différents critères (langue utilisée dans les mails, noms de domaines des mails, etc.)

- Exemple de logiciel : SPAMfighter (gratuit) (télécharger ici)

• Les serveurs de messagerie professionnels

Si votre réseau d'entreprise est doté de nombreux PC, vous pouvez installer un serveur de messagerie gratuit ou payant (voir ci-dessous). La configuration du serveur peut être confiée à l'administrateur réseau de votre entreprise.

Avantage : les serveurs de messagerie permettent de trier et de sécuriser la réception de mails sur les comptes de messagerie. Cette solution de filtre est plus précise et les fonctionnalités de tris plus perfectionnées.

- Serveurs de messagerie pour Windows :
- HmailServer (gratuit)
- Softalk Mail Server (télécharger ici)
- Mdaemon