Google Documents - Découvrir Google Documents

N’importe quel utilisateur de micro-ordinateur a, au moins une fois dans sa vie, eu recours à une application bureautique, comme Microsoft Office, WordPerfect ou OpenOffice.org. Malgré un marché très largement dominé par Microsoft, la société Google n’a pas hésité à développer une suite bureautique de son cru. Toutefois, contrairement à ses concurrents, elle propose un produit totalement gratuit et 100 % Web. Vous n’avez donc rien à installer sur votre machine, il suffit simplement d’un navigateur Internet et d’un compte Google pour créer et partager rapidement des documents.

Sur la page d’accueil de Google, cliquez sur le lien « plus » situé sur le bord supérieur de la fenêtre, puis sur le lien « Documents » dans le menu déroulant qui s’est ouvert. Une autre méthode consiste à taper http://www.google.com/documents dans la barre d’adresse du navigateur Web.

Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez les identifiants de votre compte Google et cliquez sur le bouton « Connexion » (si vous ne possédez pas encore de compte, cliquez sur le bouton « Adoptez Google Document dès maintenant »). La page d’accueil de Google Documents s’ouvre aussitôt :



Lorsque vous ouvrez Google Documents pour la première fois, vous apercevez une immense zone vide. C’est ici que seront répertoriés les documents que vous aurez créés ou importés. Le volet gauche permet de filtrer les documents selon certains critères (appartenance, suivi, partage, etc.). Les actions applicables aux fichiers peuvent être sélectionnées dans la barre d’outils située sous le logo du service. Enfin, il est possible d’effectuer des recherches à partir du champ de saisie visible sur le bord supérieur de la fenêtre.

Importer des documents existants

Les documents que vous créez avec cette suite bureautique sont sauvegardés en ligne, ce qui pourrait poser des problèmes de confidentialité. Toutefois, la société Google certifie que la confidentialité des fichiers est parfaitement assurée tant que vous ne les publiez pas sur Internet ou que vous n’autorisez pas des personnes à les lire ou les modifier. De même, les robots automatisés, qui sillonnent le Web pour indexer son contenu, ne peuvent pas accéder à vos documents.

Ces premières inquiétudes dissipées, vous pouvez commencer à importer des fichiers présents sur votre ordinateur. Grâce à Google Documents, ils seront accessibles à tout moment dans le monde entier. Les formats de fichiers reconnus sont les suivants :

• HTML, texte brut, Microsoft Word, ODT et RTF pour le traitement de texte.
• XLS, ODS, CSV, TSV, TXT et TSB pour le tableur.
• PPT et PPS pour le logiciel de présentation.

Cliquez sur le bouton « Importer » dans la barre d’outils. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Parcourir » et recherchez le fichier à télécharger. Attention, il existe une limite de taille maximale à ne pas dépasser (500 Ko pour les documents texte, 10 Mo pour les présentations et 1 Mo pour les feuilles de calcul).

Assignez éventuellement un libellé au document si le nom du fichier n’est pas assez explicite. Cliquez finalement sur le bouton « Transférer un fichier ». À l’issue de l’importation, le document est ouvert et vous pouvez immédiatement le modifier. Fermez-le en cliquant sur le bouton « Enregistrer et fermer ».



Ce mode d’importation souffre toutefois d’un inconvénient important. Vous devez répéter la procédure pour chaque document à importer, ce qui prend du temps. Pour éviter cela, il est possible d’envoyer jusqu’à dix fichiers par courriel. L’adresse de destination est précisée dans la rubrique « Importer par e-mail les documents et fichiers » de la fenêtre « Importer un fichier ».

Créer un document

Pour travailler avec un nouveau fichier, cliquez sur le bouton « Créer » dans la barre d’outils. Dans le menu déroulant qui s’est ouvert, choisissez le type d’élément à générer : un document texte, une feuille de calcul ou une présentation. Si vous êtes habitué à travailler avec des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation), vous ne rencontrerez vraiment aucune difficulté lors de l’utilisation de Google Documents. N’hésitez pas à jeter un œil sur les menus et sous-menus disponibles.

Le bouton « Créer » permet également d’ajouter un nouveau dossier dans lequel vous stockerez vos fichiers. Vous devez lui attribuer un nom et éventuellement une couleur. Le dossier sera ensuite visible dans le volet gauche. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur le signe « + » situé devant « Tous les dossiers » pour dérouler la liste des dossiers. Lorsque vous effectuez un clic droit sur un dossier, vous ouvrez un menu contextuel contenant plusieurs options. Vous pouvez par exemple changer le nom d’un dossier ou le supprimer.

Manipuler des documents

La page d’accueil de Google Documents représente votre centre de contrôle. Toutes les opérations applicables aux fichiers sont regroupées ici. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un fichier, un menu contextuel apparaît :



Les commandes présentes sont quasiment les mêmes, quel que soit le type de fichier. Seules les options d’enregistrement peuvent varier. Celles-ci permettent de convertir vos documents Google dans un format standard et de les enregistrer sur votre disque dur. Vous disposerez ainsi d’une copie « locale » de vos fichiers en ligne (on ne sait jamais, un problème est vite arrivé en informatique…).

L’option « Publier » est particulièrement intéressante car elle autorise la publication d’un fichier sur le Web en un clic de souris. Il sera ainsi consultable par toutes les personnes auxquelles vous aurez communiqué son URL. Bien entendu, vous pouvez interrompre la publication à tout moment. À noter que pour publier une feuille de calcul, vous devez impérativement ouvrir le fichier et passer par l’onglet « Publier » visible dans le coin supérieur droit de la fenêtre.



Lorsque vous supprimez un fichier, celui-ci est temporairement stocké dans la corbeille. Pour effacer définitivement des documents, videz cette dernière.

Pour déplacer un document dans un dossier, faites un simple glisser-déposer à l’aide de la souris. Vous pouvez aussi recourir au bouton « Déplacer vers » de la barre d’outils. Lorsque vous examinez la liste des fichiers en mode « Tous les éléments », vous apercevez tout d’abord le nom du document, puis éventuellement le nom du dossier dans lequel il est enregistré.

Quand vous cliquez sur l’étoile blanche précédant le nom d’un document, elle devient jaune et le document est répertorié sous « Suivis » dans le volet gauche. Vous pouvez ainsi accéder en un clic à des documents importants sans avoir à les chercher parmi des dizaines de fichiers.

Vous pouvez ouvrir et gérer simultanément plusieurs fichiers. Chaque document est en effet affiché dans une fenêtre séparée. Par conséquent, vous passez de l’un à l’autre sans souci. N’oubliez surtout pas d’enregistrer régulièrement vos documents (seules les feuilles de calcul bénéficient d’une sauvegarde automatique).

Astuce : À l’instar de nombreux logiciels, il est possible de recourir à des raccourcis-clavier dans Google Documents. Vous trouverez un tableau récapitulatif à l’adresse http://documents.google.com /support/bin/answer.py?answer=66280&hl=fr.

Partager des documents

Google Documents dispose d’une fonction de partage particulièrement performante. Pour partager un fichier, il est possible de faire un clic droit sur son nom dans la page d’accueil et de sélectionner l’option « Partager ». Cette méthode rapide est conseillée pour les documents texte et les présentations. En revanche, pour les feuilles de calcul, nous vous suggérons d’ouvrir le fichier et de cliquer sur l’onglet « Partager ». En effet, les options – présentes dans le formulaire qui apparaît – sont plus nombreuses que via le menu contextuel.



Vous pouvez inviter deux types d’utilisateurs :

• Les collaborateurs – ils ont le droit de modifier des fichiers et ils peuvent les copier sur leur ordinateur. Si vous l’autorisez, ils peuvent également inviter d’autres personnes à collaborer au document.
• Les lecteurs – ils peuvent simplement consulter la dernière version d’un document (aucune modification n’est autorisée), mais ils ont le droit de la copier sur leur ordinateur.

Si vous le souhaitez, vous serez prévenu quotidiennement par courriel des modifications opérées sur le fichier.

Pour inviter des utilisateurs, saisissez leurs adresses mail – séparées par une virgule – dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton « Inviter des collaborateurs » (ou « Inviter des lecteurs »). Les personnes invitées reçoivent un mail contenant une URL sur laquelle elles doivent cliquer pour accéder au document. À partir de maintenant, les invités peuvent modifier le fichier en temps réel. Si vous regardez le document lorsqu’un collaborateur le modifie, les changements s’opéreront sous vos yeux !

Pour supprimer des collaborateurs et des lecteurs, cliquez sur l’onglet « Partager » lorsque le document est ouvert. Dans la rubrique « Ce document est actuellement partagé », cliquez sur le lien « Supprimer » de la personne souhaitée.