Créer automatiquement une légende sous Word

Personnalisation de la barre d'outils

Pour utiliser plus facilement les outils de légende automatique dans Word, il est préférable d’ajouter deux boutons dans la barre d’outils. Pour cela, il faut cliquer droit sur la barre d’outils et cliquer gauche sur « Personnaliser ».
Dans le menu « Insertion », il faut aller chercher les boutons Légende et Renvoi dans le menu déroulant de droite comme sur la figure suivante :


Ensuite sélectionner le bouton Légende tout en gardant le clic gauche appuyé, puis le faire glisser dans la barre d’outils. Répéter la même opération avec le bouton Renvoi.

Au final, on doit avoir dans la barre d’outils de Word les boutons comme ceci :

Insertion de l'image

Il faut ensuite insérer l’image en faisant « Insertion > Image > à partir du fichier ».
Pour être sûr de ne pas avoir de problème avec l’image et la mise en page, il vaut mieux choisir comme habillage de l’image « aligné sur le texte ».

Insertion de l'étiquette

Ensuite, placer le curseur de Word à l’endroit où l’on veut insérer la légende. Cliquer sur le bouton Légende de la barre d’outils et une fenêtre apparaît comme sur la figure suivante :


Différents choix sont possibles :

• Soit cliquer sur OK pour insérer la légende « Figure 1 »
• Soit cliquer sur le bouton 1 « Nouvelle Etiquette » pour pouvoir configurer une autre étiquette comme « Fig », ou « Illustration », ou « Equation »
• Soit cliquer sur le bouton 2 pour configurer la numérotation, insérer les numéros de chapitres (ne marche que si la hiérarchisation des titres a été utilisée).

Insertion de nouvelles étiquettes

Reproduire l'étape précédente à l'endroit où vous voulez insérer une nouvelle légende.
Dans l’enchaînement des figures, si une doit être intercalée dans la liste existante, Word s’occupe entièrement de la gestion de la numérotation.

Le renvoi vers une figure

En général, dans le corps du texte, on fait référence aux figures que l’on a insérées. Pour que Word gère aussi cette numérotation, il faut utiliser le bouton Renvoi. Cliquer à l’endroit où il faut insérer le texte et appuyer sur le bouton Renvoi. Il va s’ouvrir une fenêtre comme celle-ci :

Dans le menu déroulant de gauche, il faut aller chercher la catégorie « Figure » et la liste des figures dans le document apparaît.

Dans le menu déroulant de droite, il faut sélectionner sous quelle forme le Renvoi de texte va apparaître. En général, on choisit juste « Texte et le numéro de légende ».
Enfin, il faut sélectionner la légende qu'on veut insérer.


Dans cet exemple (le numéro de chapitre a été pris en compte pour la numérotation), la figure I-5 va être insérée dans le texte. Comme dans cet exemple :


Le renvoi vers la Figure I-5 apparaît en fond grisé dans le texte. Ce renvoi a l’avantage de vous renvoyer directement à la figure concernée ; pour cela il faut appuyer sur la touche « Ctrl », mettre le curseur de la souris sur le renvoi et puis cliquer. C’est très pratique dans le cas où la figure et le renvoi sont séparés par plusieurs pages.

Si une figure (ou une image) est insérée dans la liste préexistante, le numéro des figures est incrémenté automatiquement mais pas celui des Renvoi. De manière à ce que le renvoi dans le texte soit aussi incrémenté, il suffit de sélectionner la partie du texte dans laquelle se trouve le renvoi et de cliquer droit pour ouvrir le menu contextuel :

Il faut ensuite sélectionner « Mettre à jour les champs », et le Renvoi dans le texte est incrémenté.

NB : Si vous pouvez éviter d'utiliser des accolades dans le texte, ça peut prévenir des problèmes. En effet Word va croire à un "code champ" et va chercher à quoi il fait référence. Puisqu'il constate que la référence n'existe pas, Word va afficher un message d'erreur à la place.

N'hésitez pas à faire remonter des commentaires sur cette astuce pour l'améliorer.