Des outils pour le télétravail

Laisser à vos employés le choix du télétravail ou rester au coeur de votre entreprise tout en travaillant à distance, c'est possible grâce aux outils de communication et outils collaboratifs.

Ces outils permettent au télétravailleur de rester informé des activités de l'entreprise et de participer en temps réel aux projets en cours de la même façon que s'il travaillait au sein de l'entreprise.

Outils de communication

De nombreux outils peu onéreux et faciles d'utilisation existent pour transmettre des informations, des instructions ou des fichiers entre collaborateurs :

• courriers électroniques : utilisation désormais courante pour tous les professionnels, pour la transmission de documents, notamment par le biais des pièces jointes.

Outlook, Thunderbird

• messagerie instantanée : pour écrire et recevoir en temps réel de brèves instructions, précisions, communiquer rapidement sur l'avancement du travail, garder un contact permanent. Si vous ou vos collaborateurs possèdent une webcam, la visiophonie est alors possible.

MSN Messenger, Google Talk

• softphones ou ToIP : pour téléphoner gratuitement de pc à pc. Ce sont des logiciels de téléphonie à télécharger et installer directement sur l'ordinateur. Après le téléchargement, il suffit d'indiquer une adresse de messagerie que vous communiquerez ensuite à vos collaborateurs. Certains softphones regroupent d'autres fonctions : partage de fichiers, messagerie instantanée, visiophonie.

Skype, Windows Live Call, Wengo, Yahoo Messenger, Google Talk

• Voix sur IP : les fournisseurs d'accès internet offrent maintenant quasiment tous un service de VoIP, pour téléphoner gratuitement de téléphone fixe à téléphone fixe.
• Webconference : pour effectuer des réunions virtuelles, pas autour d'une table mais autour d'un site internet. Fonctionnalités des solutions webconférence : partage d'applications, de documents, de navigateurs Internet, présentation et modification de documents en ligne (notamment des présentations powerpoint, lire article powerpoint partagé), chat, messagerie instantanée, tableau blanc virtuel.

WebEx, Office Live Meeting, Raindance, Genesys

Outils de collaboration

Les outils collaboratifs permettent au télétravailleur de participer, suivre en temps réel l'avancement des projets et les interventions de chacun, via des outils de création et suivi.

• Les outils de travail partagé

Ils permettent à plusieurs personnes de travailler à distance sur un même document de travail. L'avantage : les modifications effectuées n'effacent pas les versions précédentes. L'inconvénient : les collaborateurs ne peuvent intervenir au même moment sur le même document, ils interviennent l'un à la suite de l'autre.

Le wiki est un site web librement modifiable par ses utilisateurs. En entreprise, les wikis facilitent l'écriture collaborative de documents, c'est un espace de réflexion : échange et discution autour de nouvelles idées et nouveaux projets, organisation d'événements, élaboration de documents de travail.
Exosys, Xwiki, Metawiki

Le logiciel de traitement de texte Word possède un outil qui permet d'annoter un texte pour proposer des corrections, il peut donc aussi s'avérer un bon outil de travail partagé pour les télétravailleurs. P
our accéder à cette option, cliquer sur outils / option / suivi des modifications. Faites votre modification, cliquez sur entrée, la modification s'affiche sous forme d'encart coloré à droite de votre texte. Ou placez vous à l'endroit voulu, cliquez sur Insertion / Commentaire et écrivez dans l'espace qui apparaît.

Les forums sont un autre outil de télétravail. Les télétravailleurs peuvent retrouver leurs collaborateurs autour de cette plateforme d'échange pour partager leurs idées, échanger leurs points de vue, par exemple sur l'état d'avancement d'un projet.
Pour créer un forum gratuitement : xooit, forumactif.com, forumparfait.com, monforum.com.

• Les outils d'accès aux informations

Ces outils permettent aux télétravailleurs d'accéder rapidement à tous les documents et informations déjà existants au sein de l'entreprise.

En plus d'être un espace de réflexion et de mise en commun du travail, le wiki est un espace de stockage et de partage d'informations, il permet la libre circulation de l'information entre tous les collaborateurs de votre entreprise. Il peut regrouper les calendriers des projets, comptes rendus de réunions, fichiers et documents de travail, base de contact, description des produits et services existants.

Avec le carnet d'adresse partagé il est possible de mettre en commun les contacts détenus par chaque membre de l'entreprise.

• Les outils de coordination

Ces outils de gestion des tâches facilitent le suivi des projets et permettent d'organiser les interactions entre contributeurs et entre télétravailleurs et personnes chargées de la validation.

Une fois le travail distribué, les workflow se chargent de créer automatiquement les agendas, de gérer l'archivage des documents, de suivre la bonne exécution des documents et de lancer des alertes si les documents ne sont pas rendus à temps. Ces solutions sont payantes.
WorkflowGen, W4, cmlight, workflow.com, wfmc.

L'agenda partagé permet aux télétravailleurs de votre entreprise d'accéder en ligne à l'agenda de chacun. L'agenda partagé est mis à jour en temps réel et chacun peut ainsi organiser son temps de travail en fonction du planning de ses collaborateurs pour plus d'efficacité.
PartAgenda, Calendae

Plateformes de télétravail

Des plateformes de télétravail pour entreprises existent, elles regroupent plusieurs des outils cités précédemment. L'utilisation de ces plateformes est payante.
Ieweb, solution de collaboration, Zevillage