Stockage de documents en interne ou en externe

Décembre 2016


Stockage de documents en interne ou en externe


Stocker et partager les documents en entreprise est un véritable enjeu. Il s'agît à la fois de rendre accessible à tous, les documents de l'entreprise utiles au travail, mais aussi d'archiver les pièces qui pourraient servir de preuves juridiques. En effet, si la dématérialisation a permis de simplifier les échanges de documents, les dispositions de conservation légale de documents pour les entreprises n'ont pas changé.



Numériser ses documents papiers


De nombreux prestataires proposent de numériser vos documents papier afin de pouvoir les conserver en bon état longtemps. Cette solution a également l'avantage de faire une économie de place importante.

Plusieurs techniques d'acquisition de documents existent mais toutes se rapprochent du scanner.

La véritable différence se fait dans le classement des documents ainsi numérisés. Il s'agit en fait d'être capable de retrouver facilement chaque document produit par l'entreprise. Il existe deux grand types de classement des documents :
  • L'indexation par type :


Il s'agît de qualifier chaque document grâce à un système de méta données. On attribue à chaque document un auteur, un type, une source, une date afin qu'il puisse être retrouvé facilement par un moteur de recherche.
  • L'indexation par mots clés :


Il s'agît de recenser les termes qui apparaissent le plus dans le document en question. On peut également attribuer à chaque document une liste de mots le décrivant et qui permettront de le retrouver ultérieurement.

La numérisation permet de garder en parfait état des documents importants pour l'entreprise, qui pourrait lui servir dans le cadre d'actions en justice.

Échanger les documents


Numériser ses documents pour les archiver est déjà un progrès, mais il est encore plus intéressant de pouvoir les échanger entre membres de l'entreprise d'une part et avec les intervenants extérieurs d'autre part. En terme de sécurité et d'accessibilité, il est important de bien choisir la manière de stocker ses documents.
  • Stockage en interne :


Cette solution est intéressante si l'on n'a pas une quantité très importante de documents à stocker et à partager. Il s'agît, en interne, de mettre en place un serveur sur lequel seront stockés les fichiers que l'on souhaite partager. Ce serveur peut être accessible de l'extérieur de l'entreprise grâce à Internet. Il convient de sécuriser cet espace de stockage afin que seules les personnes habilitées puissent y accéder. On peut envisager un système de mot de passe ou de certificat d'authenticité par exemple. Un bon pare-feu est également indispensable.
  • Stockage chez un prestataire :


Certaines sociétés sont spécialisées dans le stockage et le partage de documents. Elles mettent à la disposition de leurs clients de l'espace ainsi que des services, notamment de sécurité. Leur principal avantage est celui de certifier l'authenticité des documents. Elles permettent notamment l'horodatage, la signature électronique des documents ainsi que leur traçabilité. Ces solutions sont particulièrement efficaces dans le cas d'échanges de contrats signés électroniquement car elles sont sécurisées et garantissent l'authenticité.

Quelques prestataires :

archiveco.fr
smallbusiness.officelive.com
ironmountain.fr

Archivage légal


Les entreprises sont soumises à l'archivage réglementaire de certains documents. Les documents dématérialisés n'échappent pas à cette règle, voir le texte de loi. Lors d'un litige, seul le juge est habilité à déclarer un document authentique. Pour cela, il se base sur les précautions prises en terme de sécurité et d'authentification du détenteur des documents. Les nouvelles technologies apportent dans ce domaine leur lot d'innovations.
  • En interne


Il existe plusieurs solutions pour conserver, en interne, les données susceptibles de devoir être fournies en cas de contrôle fiscale ou de litiges. De même que pour les documents papier, il n'existe pas de solutions fiables à 100%. On peut tout de même mettre en oeuvre certaines bonnes pratiques : certificats authentifiant l'auteur, horodatage, notamment grâce aux signatures électroniques ... Légalement, il faut être capable de garantir l'authenticité du document ainsi que sa pérennité. Pour cela, il existe plusieurs outils : les disques optiques non ré-inscriptibles ( CD ou DVD Worm par exemple ...) ou encore les disques magnétiques. Pour ce qui est de la pérennité, il revient à l'entreprise de s'assurer de la bonne conservation de ses documents. On peut pour cela faire plusieurs copies que l'on vérifiera périodiquement.
  • Grâce à un prestataire


On peut faire appel à un tiers archiveur qui prendra en charge l'authentification et la conservation des documents importants de l'entreprise. Reste à l'entreprise de bien choisir son prestataire.... La Fédération Nationale des Tiers de Confiance peut vous aider à faire le bon choix. Ces tiers apportent une grande sécurité quant à la conservation des documents et garantissent leur authenticité.

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