Choisir un outil pour la gestion des notes de frais

Août 2017


Gérer les notes de frais avec des outils électroniques

Lorsque les équipes d'une entreprise s'agrandissent, la gestion administrative devient plus complexe. Parmi les dossiers, la gestion des notes de frais. Un casse-tête très chronophage que des outils web ou des logiciels peuvent simplifier.





Pourquoi choisir une gestion électronique

Les entreprises et professionnels concernés

Même dans les TPE - PME, les déplacements professionnels et les voyages d'affaires sont la norme. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients éloignés géographiquement, rencontrer des prestataires et des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers même s'ils ont éloignés de plusieurs centaines de kilomètres.

Le déplacement est un gage de dynamisme pour une entreprise. Du coup, les notes de frais se multiplient : notes d'hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion).

Pour que ces déplacements restent rentables, les chefs d'entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais.

Dans quel cas penser à gérer ses notes de frais en utilisant un outil dédié ?
  • Lorsque les collaborateurs sont plus nombreux,
  • Lorsqu'ils sont plus mobiles avec des contrats ou des prospects de plus en plus éloignés,
  • Lorsque les rôles administratifs peuvent être dévolus à d'autres tâches,
  • Lorsqu'il est nécessaire de libérer du temps.

Avantages et enjeux pour l’entreprise

Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec l’expert-comptable est facilité.
  • Gain de temps : globalement, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux,
  • Limiter les échanges papier (impression, stockage….),
  • Réduire le risque humain d’erreurs,
  • Faciliter la transmission entre les différents services et avec l’expert-comptable en charge du suivi comptable de l’entreprise,
  • Accéder aux notes de frais en situation de mobilité, de déplacements ou pour des salariés qui se trouvent dans des lieux tiers,
  • Un meilleur contrôle des dépenses essentiel pour limiter les dépenses inutiles et/ou repérer des abus.


Enfin, utiliser un outil de gestion permet d’avoir une vision globale, synthétique et précise des budgets de frais des équipes ou des collaborateurs. Selon l’outil utilisé, il est aussi possible d’obtenir des reportings automatiques et personnalisés. Les dépenses sont ainsi mieux contrôlées en temps réel.

Les solutions de gestion des notes de frais

Un logiciel à installer sur le réseau interne de l'entreprise ou bien une application en ligne accessible depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet : c'est le choix technique que le chef d'entreprise a à faire en fonction du visage de son entreprise.

Logiciels en mode SaaS

Des collaborateurs souvent en déplacement professionnel ? Des commerciaux toujours sur la route ? Vos équipes ne rentrent pas forcément au bureau. Alors, vous pouvez penser à utiliser une application en mode SaaS (Software as a Service).

Vos collaborateurs se connectent à un serveur depuis n'importe quel poste informatique (chez un client, sur une borne Internet publique, dans un cyber café, à son domicile...). Ils peuvent ainsi enregistrer eux-mêmes leurs notes de frais.

Attention néanmoins à respecter des bonnes pratiques en termes de sécurité et de protection des données.

Exemples de solutions :
Concur
Mon Intranet
Boitatruc
Cleemy
Izyfrais
Manacost

Logiciels internes sur le serveur de l’entreprise

Installé sur un des serveurs de l'entreprise et accessible depuis l'intranet, le logiciel de gestion de notes de frais s'utilise généralement uniquement depuis les ordinateurs du bureau. Il peut alors être intégré à votre outil comptable. Encore moins de saisie et de transfert d'information : du temps de gagné, des erreurs évitées.

Cette solution est plutôt choisie pour les équipes nombreuses et qui ont d'autres frais que le frais de déplacement. Par exemple des achats sur Internet ou la consultation de sites payants.
Pour les achats en ligne, il est toujours possible d'obtenir une facture. Sinon, des logiciels payants type Allopass les génèrent automatiquement. Bien sûr, cet investissement ne se justifie que si le nombre d'achats et/ou de consultations est important.
A noter : certaines solutions installées sur les serveurs de l’entreprise peuvent être accessibles en mobilité ou depuis un périphérique mobile de l’entreprise.

Exemples de solutions :
Notilus
Note de frais
Sage

Bonnes pratiques et fonctionnement

Les collaborateurs se connectent à l'outil (soit via Internet, soit sur le réseau de l'entreprise).
Ils entrent toutes les informations liées à leurs déplacements : un masque de saisie les guide pour entrer leurs renseignements, évitant ainsi les erreurs. Selon l’outil, il est possible de générer des reportings des indemnités kilométriques avec suivi des dépenses, un export des données pour le service de comptabilité et la récupération de la TVA.
Certains outils proposent aussi la numérisation des justificatifs.

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Publié par josephine33.
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