La signature automatique

Si vous communiquez régulièrement par e-mail, il est utile de rappeler en fin de message quelques informations pratiques. Or pour ne pas avoir à taper systématiquement vos coordonnées personnelles à chaque fois que vous rédigez un mail, simplifiez-vous la tâche en utilisant la signature automatique.

Qu'est ce que c'est ?

La signature automatique est un texte court personnalisé ajouté automatiquement à la fin des emails. C'est l'équivalent de votre "carte de visite sur le web". La signature automatique contient généralement les informations sur vous, en tant qu'expéditeur : vos nom et prénom, votre fonction au sein de la société, le nom de votre entreprise, vos numéros de téléphone, adresses postale et mail. Sous forme de texte et/ou d'image (logo de l'entreprise), la signature peut aussi comporter des liens : adresse du site et/ou blog de votre entreprise.

La signature automatique ne doit pas être confondue avec la signature électronique (lire l'article de comment ça marche sur la signature électronique). En effet, la signature automatique ne présente pas une garantie sur l'identité de l'émetteur. Elle permet uniquement de personnaliser vos messages.

Utilisation avec un client de messagerie

Mozilla Thunderbird

• Tapez votre signature sur un logiciel de traitement de texte et enregistrez le document
• Ouvrez Thunderbird
• Cliquez sur « Outils » puis « Paramètres du compte »
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le nom de votre compte et cochez « Apposer cette signature »
• Indiquez le chemin d'accès du fichier que vous venez de créer et validez

Outlook Express

• Cliquez sur « Outils » puis « Options »
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet « Signatures »
• Cochez la case « Nouveau » puis « Ajouter les signatures à tous les messages sortants »
• Créez ensuite votre signature soit en utilisant le champ texte dans la fenêtre ouverte, soit en important un fichier créé au préalable
• Cliquez sur « Appliquer » puis « Ok »

Pour en savoir plus : voir notre topic sur comment créer et ajouter une signature dans Outlook Express

Lotus Notes

• Cliquez sur « Outils », « Préférences »
• Choisissez l'onglet « Signature »
• Attachez un fichier HTML ou tapez votre texte puis validez

Hotmail

• Ouvrez votre boite de réception Hotmail.
• Cliquez sur "Options" (un peu en dessous de votre nom), puis sur "Autres options".
• Dans la rubrique "Rédaction de message", cliquez sur "Signature électronique personnelle".
• Vous pouvez alors rédiger votre signature automatique en personnalisant sa mise en forme.
• N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" (en bas) pour enregistrer votre signature.

Note: Vous pouvez modifier votre signature autant de fois que vous le voulez.

Utilisation avec un logiciel

Blogsigs vous permet de signer automatiquement vos emails avec le dernier billet de votre blog. Idéal pour accroître son audience. Il suffit pour cela de télécharger et installer le logiciel Blogsigs, puis de spécifier votre client de messagerie et le flux RSS de votre blog. Cette application fonctionne sur Mac et PC ainsi que sur tous types de messageries : logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird) et webmails (Gmail, Hotmail, Yahoo Mail).

Utilisation avec un plugin Firefox

Wisetamp est un module Firefox qui ajoute de nouvelles fonctionnalités un peu plus évoluées par rapport aux solutions précédentes. La seule restriction réside dans le fait que vous devez obligatoirement utiliser le navigateur Firefox et un webmail pour utiliser ce service.

En plus de vos coordonnées personnelles, grâce à Wisestamp vous pourrez ajouter à votre signature des icônes pointant vers vos profils de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, Flickr etc.). Une seconde option permet également d'inclure vos pseudonymes sur Skype, MSN et GTalk. Enfin, une dernière fonctionnalité permet de coller le lien direct du flux RSS de votre site afin d'adjoindre à votre signature la référence du dernier article qui y a été publié.

• Pour commencer téléchargez et installez le module ici
• Une barre horizontale vient se glisser en haut de votre page. Cliquez sur « Autoriser » puis « Installer maintenant » dans la fenêtre qui s'affiche.
• Une fois le module installé, redémarrez Firefox
• Dans la barre des tâches située en haut de la page cliquez sur « Outils » puis sur « Wisestamp ». Une fenêtre s'ouvre alors.
• Dans le champ « Your details », tapez ce que vous voulez voir apparaître dans votre signature (nom, prénom, adresse, téléphone etc.). Comme vous le voyez, à la manière de Word vous pouvez modifier votre texte autant que vous le voulez (couleur, gras, police, taille, soulignement etc.)
• Dans le champ « Social », copiez/collez les adresses correspondantes à vos profils de réseaux sociaux. Dans l'ordre, et par défaut, on retrouve: Linkedin, Facebook, Flickr, Twitter. Vous pouvez toujours modifier les réseaux par défaut en cliquant sur une icône et en choisir un autre parmi la large gamme proposée. Pour en ajouter un, cliquez simplement sur « Add new profile »
• Pour les pseudos de messageries instantanées, même procédure, sauf que là c'est à vous de taper votre pseudo et non pas d'URL.
• Le dernier onglet « RSS » correspond au flux de votre site. Là aussi copiez/collez le lien du flux dans « Feed Url », tapez le nom de votre site dans « Feed Title » et cliquez sur « Validate ».
• Pour voir le résultat cliquez ensuite sur « Preview ». Pour valider cliquez sur « Apply » puis sur « Ok »
• Une fois tout cela terminé, vous êtes fin prêt : la signature s'affichera automatiquement en fin de mail lorsque vous en rédigerez un.

Note importante

• L'onglet « Settings », vous permettra de trouver de multiples options à cocher ou décocher selon l'utilisation que vous souhaitez faire de votre signature.
• Vous pouvez très bien créer deux signatures distinctes : une professionnelle et une personnelle. Pour cela, dans l'onglet « General » cliquez sur la liste déroulante « Choose signature ». Configurez alors vos deux signatures et choisissez en une à afficher par défaut dans vos mails en cliquant sur « Set as default ».

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