La signature automatique

Septembre 2016


La signature automatique

Si vous communiquez régulièrement par e-mail, il est utile de rappeler en fin de message quelques informations pratiques. Or pour ne pas avoir à taper systématiquement vos coordonnées personnelles à chaque fois que vous rédigez un mail, simplifiez-vous la tâche en utilisant la signature automatique.



Qu'est ce que c'est ?

La signature automatique est un texte court personnalisé ajouté automatiquement à la fin des emails. C'est l'équivalent de votre "carte de visite sur le web". La signature automatique contient généralement les informations sur vous, en tant qu'expéditeur : vos nom et prénom, votre fonction au sein de la société, le nom de votre entreprise, vos numéros de téléphone, adresses postale et mail. Sous forme de texte et/ou d'image (logo de l'entreprise), la signature peut aussi comporter des liens : adresse du site et/ou blog de votre entreprise.

La signature automatique ne doit pas être confondue avec la signature électronique (lire l'article de comment ça marche sur la signature électronique). En effet, la signature automatique ne présente pas une garantie sur l'identité de l'émetteur. Elle permet uniquement de personnaliser vos messages.

Notre vidéo


Utilisation avec un client de messagerie

Mozilla Thunderbird

  • Tapez votre signature sur un logiciel de traitement de texte et enregistrez le document
  • Ouvrez Thunderbird
  • Cliquez sur « Outils » puis « Paramètres du compte »
  • Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le nom de votre compte et cochez « Apposer cette signature »
  • Indiquez le chemin d'accès du fichier que vous venez de créer et validez

Outlook Express

  • Cliquez sur « Outils » puis « Options »
  • Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet « Signatures »
  • Cochez la case « Nouveau » puis « Ajouter les signatures à tous les messages sortants »
  • Créez ensuite votre signature soit en utilisant le champ texte dans la fenêtre ouverte, soit en important un fichier créé au préalable
  • Cliquez sur « Appliquer » puis « Ok »


Pour en savoir plus : voir notre topic sur comment créer et ajouter une signature dans Outlook Express

Lotus Notes

  • Cliquez sur « Outils », « Préférences »
  • Choisissez l'onglet « Signature »
  • Attachez un fichier HTML ou tapez votre texte puis validez

Créer une signature automatique sur les principaux services de messagerie

Oulook.com (Hotmail.com)

A noter que le service messagerie Hotmail a récemment fusionné avec l'interface d'Outlook.com.
La procédure d'insertion d'une signature automatique est donc identique.
  • Cliquer sur l'icône représentant une roue dentée en haut à droite de l'écran, puis « Autres paramètres de messagerie »

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  • Sur la page qui s'ouvre : sous "rédaction de message", sélectionner "mise en forme, police et signature"

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  • Vous pouvez ensuite mettre en forme votre signature personnelle dans l'éditeur dédié. Il est possible de choisir trois modes : texte enrichi (pour paramétrer le style de police, les couleurs, etc.), HTML (pour formater la signature en insérant des éléments HTLM), et texte brut (pas de mise en forme). Enregistrer les modifications.

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Gmail

  • Depuis l'icône représentant une roue dentée en haut à droite de l'écran : sélectionner « paramètres »
  • Sous l'onglet « général » qui s'affiche : faire défiler l'écran jusqu'au champ « signature »
  • Outre les éléments de mise en forme classique (police, couleur etc.), Gmail permet d'insérer une ou plusieurs images dans une signature.
  • Désactiver l'option « Insérer la signature avant le texte des messages précédents et de supprimer la ligne "--" qui précède » pour ne pas répéter la signature à chaque message envoyé dans un même échange.
  • Enregistrer les modifications apportées (cliquer au bas de la page)

Yahoo Mail !

  • Sélectionner « paramètres » depuis l'icône représentant une roue dentée, en haut à droite de l'écran.
  • Dans la fenêtre de paramètres, sélectionner « rédaction d'un message »
  • Il est possible de paramétrer une signature automatique sur la fenêtre de droite

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  • Deux options possibles : signature en mode « texte simple » et signature en mode « texte riche »
  • Une fois la signature réalisée, cliquer sur « enregistrer ».

Utilisation avec un plugin Firefox

Wisetamp est un module Firefox (également disponible sur Google Chrome) qui ajoute de nouvelles fonctionnalités un peu plus évoluées par rapport aux solutions précédentes. La seule restriction réside dans le fait que vous devez obligatoirement utiliser le navigateur Firefox et un webmail pour utiliser ce service.

En plus de vos coordonnées personnelles, grâce à Wisestamp vous pourrez ajouter à votre signature des icônes pointant vers vos profils de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, Flickr etc.). Une seconde option permet également d'inclure vos pseudonymes sur Skype, MSN et GTalk. Enfin, une dernière fonctionnalité permet de coller le lien direct du flux RSS de votre site afin d'adjoindre à votre signature la référence du dernier article qui y a été publié.
  • Pour commencer téléchargez et installez le module ici
  • Une barre horizontale vient se glisser en haut de votre page. Cliquez sur « Autoriser » puis « Installer maintenant » dans la fenêtre qui s'affiche.
  • Une fois le module installé, redémarrez Firefox
  • Dans la barre des tâches située en haut de la page cliquez sur « Outils » puis sur « Wisestamp ». Une fenêtre s'ouvre alors.
  • Dans le champ « Your details », tapez ce que vous voulez voir apparaître dans votre signature (nom, prénom, adresse, téléphone etc.). Comme vous le voyez, à la manière de Word vous pouvez modifier votre texte autant que vous le voulez (couleur, gras, police, taille, soulignement etc.)
  • Dans le champ « Social », copiez/collez les adresses correspondantes à vos profils de réseaux sociaux. Dans l'ordre, et par défaut, on retrouve: Linkedin, Facebook, Flickr, Twitter. Vous pouvez toujours modifier les réseaux par défaut en cliquant sur une icône et en choisir un autre parmi la large gamme proposée. Pour en ajouter un, cliquez simplement sur « Add new profile »
  • Pour les pseudos de messageries instantanées, même procédure, sauf que là c'est à vous de taper votre pseudo et non pas d'URL.
  • Le dernier onglet « RSS » correspond au flux de votre site. Là aussi copiez/collez le lien du flux dans « Feed Url », tapez le nom de votre site dans « Feed Title » et cliquez sur « Validate ».
  • Pour voir le résultat cliquez ensuite sur « Preview ». Pour valider cliquez sur « Apply » puis sur « Ok »
  • Une fois tout cela terminé, vous êtes fin prêt : la signature s'affichera automatiquement en fin de mail lorsque vous en rédigerez un.


Note importante
  • L'onglet « Settings », vous permettra de trouver de multiples options à cocher ou décocher selon l'utilisation que vous souhaitez faire de votre signature.
  • Vous pouvez très bien créer deux signatures distinctes : une professionnelle et une personnelle. Pour cela, dans l'onglet « General » cliquez sur la liste déroulante « Choose signature ». Configurez alors vos deux signatures et choisissez en une à afficher par défaut dans vos mails en cliquant sur « Set as default ».

A voir également :

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