Les outils et bonnes pratiques pour gérer un espace de coworking

Novembre 2017

Les espaces de coworking ou bureaux partagés procurent un véritable confort aux travailleurs nomades, à condition d'offrir des services de qualité, bien organisés et sécurisés. Pour cela, il existe diverses solutions à destination des fondateurs et gestionnaires d'espaces de coworking, en plus de bonnes pratiques à adopter.


Objectifs et pré-requis

L'utilisation d'outils de gestion spécifiques aux espaces de coworking poursuivent plusieurs objectifs, parmi lesquels :
  • fournir un espace de travail confortable, adapté aux besoins de tous ;
  • assurer la sécurité des bureaux et du matériel ;
  • permettre aux travailleurs de réserver facilement leur bureau ;
  • communiquer sur les services et actualités, mais aussi entre les membres ;
  • attirer de nouveaux coworkers.


Avant de décider quelles solutions de gestion mettre en place dans un espace de coworking, il est recommandé d'évaluer les éléments suivants :
  • les objectifs à atteindre ;
  • le budget alloué ;
  • les moyens humains ;
  • le nombre de salles et de bureaux mis à disposition ;
  • les équipements et outils de communication déjà existants.

Accès Internet

L'accès Internet est l'une des priorités des travailleurs qui se rendent dans un espace de coworking. Quelle que soit la technologie employée (ADSL ou fibre optique), il est conseillé de mettre à disposition plusieurs points d'accès :
  • un réseau Wi-Fi sécurisé, réservé aux membres et aux personnes qui réservent un bureau ;
  • des câbles éthernet, et si nécessaire un ou plusieurs boîtiers « switch » permettant de bénéficier d'une connexion filaire dans chaque bureau ou chaque espace.

Réservation et facturation

Pour automatiser et simplifier les réservations de bureaux et/ou de salles, il est possible d'avoir recours à une solution dédiée à la gestion d'espaces de coworking.
Côté travailleurs, une plateforme spécifique permet de visualiser les bureaux disponibles, de connaître les tarif, et d'échanger avec les autres coworkers.
Côté gestionnaire, ce type de solution regroupe toutes les tâches administratives au même endroit et offre diverses fonctionnalités :
  • personnalisation de la plateforme aux couleurs du lieu ;
  • statistiques de l'activité ;
  • suivi des connexions à Internet ;
  • facturation et paiements sécurisés ;
  • diffusion d'actualités ;
  • réseau social pour les membres ;
  • etc.

Et en plus du gain de temps, l'utilisation d'une plateforme aide à réaliser des économies de papier.

Quelques exemples de plateformes de gestion d'espaces de coworking :

Charte et règlement intérieur

Les gestionnaires d'espaces de coworking peuvent mettre à disposition de leurs membres une charte et/ou un règlement intérieur, comme en entreprise. Le but étant d'instaurer des règles pour assurer le confort des travailleurs et éviter de compromettre leur concentration en particulier au sein d'un open space : conversations téléphoniques, visioconférences, disponibilité des coworkers, etc. Pour rédiger la charte ou le règlement, ne pas hésiter à faire appel à la communauté de travailleurs en mettant à disposition un document partagé dans le cloud.
Il existe aussi des outils pour signaler qu'un travailleur est occupé ou non : le dispositif Luxafor, à brancher sur port USB, affiche une lumière de couleur selon l'activité du coworker.

Sécurisation des bureaux

La sécurité de l'espace de coworking est un autre élément primordial, surtout si les travailleurs ont la possibilité de laisser leur matériel informatique dans leur bureau.
Au-delà du règlement intérieur et des règles de bien-séance, il est conseillé d'employer des moyens spécifiques pour sécuriser les salles de réunion et les bureaux : une alarme, des casiers à code ou à cadenas, des clés pour chaque espace, un système de badges, ou un dispositif à code lié à une application mobile comme Neop ou Kisi.
Dans la même optique, les gestionnaires d'espaces de coworking peuvent déterminer des horaires d'ouverture et de fermeture des espaces, fixes ou non, en fonction des besoins des travailleurs.

Information des membres et communication

Disposer d'un site Internet est incontournable pour un espace de coworking, afin de communiquer sur les tarifs et les services disponibles. Il est également conseillé d'animer un blog pour promouvoir les activités du lieu, et de lier le site à la plateforme de réservation.
En parallèle du blog, l'envoi régulier d'une newsletter est un bon moyen de diffuser des actualités.
Une page Facebook et compte sur LinkedIn se révèlent également utiles pour offrir plus de visibilité à l'espace de coworking aux personnes extérieures. Pour les travailleurs, un groupe fermé sur Facebook et/ou un espace de conversation dédié sur la plateforme de réservation sont à privilégier.

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Crédits photo : © anyaberkut - Fotolia.com

Publié par sophie Garrigues.
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