Télétravail et visioconférences : les bonnes pratiques

Septembre 2016

Les principes du télétravail et des visioconférences attirent de nombreuses entreprises pour leur flexibilité. Ainsi, l’un va rarement sans l’autre. Un point sur les avantages de l’utilisation des visioconférences, et sur les bons réflexes à adopter pour organiser des entretiens efficaces et productifs.


Avantages de la visioconférence

Maintien du contact avec l’entreprise

Selon la localisation d’une entreprise et le lieu où un collaborateur travaille, les déplacements pour des rendez-vous s’avèrent plus ou moins simples. La visioconférence supprime cette contrainte et permet de rester en contact avec hiérarchie et collègues.
Un collaborateur en télétravail peut aussi organiser des rendez-vous réguliers avec ses clients même à distance.

Développement d’opportunités

En étant joignables pratiquement partout et tout le temps, les collaborateurs d’une entreprise peuvent échanger facilement avec d’autres professionnels dans le monde entier, en télétravail ou non. La visioconférence permet potentiellement de trouver de nouveaux clients, d’utiliser de nouveaux outils, et de profiter d’opportunités à l’étranger sans se déplacer.

Economies de temps et d’argent

Des entretiens et réunions organisés régulièrement à distance exemptent les professionnels de nombreuses contraintes :
  • coût des trajets (péage, carburant, restauration, hébergement),
  • durée de déplacement,
  • parking, accès au lieu de rendez-vous.

Le temps gagné sur les trajets permet de se livrer à d’autres occupations et de gagner en productivité.

Développement durable et RSE

En évitant les déplacements, le télétravail et la visioconférence limitent le recours aux transports (voiture, avion, train…). Ces principes s’intègrent dans une politique de RSE en générant des économies de carburant et une réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Utiliser la visioconférence en télétravail

Préparer le matériel nécessaire

Pour l’entreprise comme pour les salariés en télétravail, il est indispensable de posséder les équipements audio et vidéo adéquats pour communiquer :
  • ordinateur,
  • micro,
  • webcam,
  • casque audio.

Avant d’installer une solution de conférence, vérifier la configuration requise : système d’exploitation, navigateurs, plug-ins, etc.

Choisir un outil et s’y tenir

Pour simplifier l’organisation de rendez-vous réguliers, mieux vaut utiliser toujours la même solution. La prise d’automatismes permet de se connecter rapidement, surtout si les visioconférences sont prévues tous les jours ou plusieurs fois dans la semaine. Pour choisir le bon outil, il est conseillé de vérifier
  • les versions disponibles (desktop et mobile),
  • le coût éventuel,
  • les fonctionnalités proposées : partage d’écran, partage de documents, nombre de personnes maximum, etc.

Planifier des rendez-vous réguliers

La tenue de rendez-vous réguliers entre entreprise et collaborateurs en télétravail permet de garder le contact et de faire participer les personnes à distance au quotidien de l’équipe. Les entreprises qui organisent déjà des réunions physiques régulières peuvent ainsi conserver leur mode de fonctionnement. Cela contribue également au maintien d’un rythme de travail pour les salariés à distance.

Anticiper les éventuels problèmes techniques

Qui dit Internet et outil en ligne dit éventualité de bugs et de problèmes techniques de dernière minute. Pour y parer, mieux vaut se doter d’une alternative disponible à tout moment. Un smartphone équipé d’une application de discussion permet de participer à des visioconférences. En dernier recours, un entretien téléphonique peut remplacer la visioconférence.

Quelques outils de visioconférence

Google Hangouts

Gratuit et outil parmi les plus répandus, Google Hangouts est idéal pour les entreprises qui utilisent quotidiennement les applications Google. En effet, Hangouts possède l’avantage de pouvoir se connecter à l’ensemble de la suite Google : Gmail, Drive et Agenda en particulier.
Chaque conversation peut accueillir jusqu’à 10 personnes. Une application mobile est également disponible.

Skype

Comme Hangouts, Skype compte parmi les solutions de visioconférence les plus connues. Doté d’un équivalent sur mobile, Skype permet aussi de passer des appels vers des téléphones fixes.

Appear.in

Très simple d’utilisation, la solution Appear.in ne nécessite aucune installation ni création de compte. Elle peut être utilisée directement dans un navigateur : Firefox, Chrome ou Opera. Il suffit de créer une salle de discussion et d’envoyer le lien aux personnes à inviter (8 au maximum).

Gruveo

Gruveo fonctionne sur le même mode que Appear.in, sans inscription ni installation. Chaque conversation démarre après la génération d’un code à partager entre les personnes à inviter.
Gruveo peut être utilisée sur ordinateur et sur mobile (Android et iOS).

GoToMeeting

GoToMeeting est un véritable logiciel de visioconférence spécialement conçu pour les entreprises. Cet outil possède des fonctionnalités avancées comme la connexion aux outils de messagerie Outlook et Gmail ou à d’autres applications telles que Salesforce, le partage de fichiers, ou l’enregistrement des réunions.
GoToMeeting est disponible sur desktop et mobile.

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