Choisir ses outils de tchat collaboratif

Septembre 2016

Les façons de partager de l’information en entreprise ont évolué. Avec ses nombreuses fonctions embarquées et son mode d’échange simple et rapide, le tchat collaboratif a détrôné les outils traditionnels tels que mails, Skype, wikis, intranets et réseaux d’entreprise. Partage d’informations, de documents de travail, suivi de projets en temps réel, rapprochement géographique… Les avantages du tchat collaboratif sont multiples pour l’entreprise qui gagne en productivité.

Voici les critères pour bien choisir un tchat collaboratif et les outils plébiscités par les entreprises.


Les outils collaboratifs en entreprise

Les tchats collaboratifs - ou chatOps - sont des outils qui permettent de travailler en groupe en temps réel, sur un mode de communication synchrone.
Selon le cabinet d’étude Gartner, le marché des outils collaboratifs a explosé dès 2008. Simples et rapides d’utilisation, les messageries instantanées professionnelles offrent une alternative aux autres modes d’échange d’information dans l’entreprise.

Les échanges par mails se font sur un mode asynchrone. Peu efficients en termes de suivi, ils pêchent en spontanéité et peuvent vite finir aux oubliettes.

Quant aux wikis, intranets et réseaux sociaux d’entreprise, ils sont plus lourds à gérer en interne et ne suscitent pas suffisamment la confiance des collaborateurs pour leur permettre une réelle autonomie.

Aujourd’hui, les outils de tchat collaboratif sont de plus en plus complets et intègrent de nombreuses fonctionnalités. A l’instar des outils de visioconférence, la plupart des solutions de de tchat collaboratif embarquent une fonction vidéo, dont la qualité est souvent meilleure et plus fluide que sur Skype.

Pourquoi utiliser un outil de tchat collaboratif en interne ?

Pour une entreprise, les outils de tchat collaboratif répondent à plusieurs problématiques. Ils permettent notamment :
  • un rapprochement géographique et la mise en relation de collaborateurs éloignés, dans le cas d’équipes dispatchées ou de télétravail,
  • la simultanéité de l’échange d'information en interne, facilement et par plusieurs interlocuteurs en même temps,
  • de favoriser la coopération entre collaborateurs,
  • une prise en main directe par les équipes sur les process et les projets, sans passer par des circuits de validation freinants,
  • de gagner en temps et donc en productivité.


Les collaborateurs peuvent échanger instantanément des informations dans tous les formats possibles (texte, pdf, PowerPoint, vidéo…), archiver les documents, les consulter à n’importe quel moment, les modifier…

Pour qu’un tchat soit utilisé efficacement en interne, il doit être restreint à de petits groupes de personnes afin d’interférer le moins possible sur le travail en cours des autres collaborateurs.

Comment bien choisir un tchat collaboratif

Les outils de tchat collaboratif ont pris le pas sur les autres modes d’échange d’informations pour leur simplicité d’utilisation, leur moindre coût, mais aussi une plus grande autonomie laissée aux équipes. Pour choisir le bon outil, voici les critères à prendre en compte :

- La possibilité d’intégrer un maximum d’applications tierces (comme un gestionnaire de tâches par exemple). Plus une solution en agrège, moins les collaborateurs se dispersent.

- L’option vidéo, incontournable.

- La possibilité d’archiver les conversations et les documents.

- L’ergonomie de l’interface.

- Le prix. Certaines solutions de ChatOps sont en open source et donc gratuites.

Les outils de tchat collaboratif

Google Hangouts

L’univers Google a véritablement révolutionné le travail collaboratif en proposant un panel d’outils comme Hangouts. Ce service de visioconférence peut être utilisé comme un simple tchat. La messagerie instantanée permet de tchatter avec tous les contacts d’un compte Google+.

Slack

Avec une hausse de 77% du nombre d'utilisateurs, Slack est l'application cloud d'entreprise qui a connu la plus forte croissance au 2e semestre 2015, selon le spécialiste américain de l'authentification Okta. L’inscription est gratuite et ne nécessite qu’une adresse email valide pour créer une nouvelle team. Simple et efficace.

talkSpirit

“Le travail d’équipe n’aura jamais été aussi simple” clame le français talkSpirit sur sa page d’accueil. La plate-forme collaborative propose propose un tchat amélioré, avec notamment la possibilité de partager des contenus et de modifier des documents.

HipChat

Le système de tchat pour le travail collaboratif proposé par HipChat est privé. La conversation d’équipe est entièrement conçue pour l’entreprise, elle peut être conservée, faire l’objet d’une recherche. L’appli permet les appels vidéo, le partage d’écran et la sécurité.

En savoir plus

Les outils collaboratifs en ligne pour l'entreprise

Communiquer et travailler en groupe avec les outils Google

Google Hangouts - Organiser et diffuser une visioconférence

Google Hangouts - Visioconférence pro

Mettre en place un site intranet ou un réseau social interne en entreprise


© Fotolia.com

A voir également :

Ce document intitulé «  Choisir ses outils de tchat collaboratif  » issu de CommentCaMarche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement.