Optimiser les déplacements des salariés de l’entreprise

Septembre 2016

Les déplacements des salariés sont devenus un enjeu majeur. Il s’agit de privilégier l’accessibilité de l’entreprise et de réduire les coûts, tout en diminuant l’impact des déplacements sur l’environnement.

Certaines solutions peuvent être adaptées au quotidien de l’entreprise, afin de favoriser une meilleure mobilité dans le travail. Les applications de covoiturage, les outils collaboratifs ou les supports de travail à distance prennent alors une nouvelle place pour les professionnels.


Quels avantages pour l’entreprise ?

Selon une étude de l’INSEE parue en 2010 et réalisée en 2009, 7 actifs sur 10 se rendent au travail en voiture, tandis que 15 % utilisent les transports en commun. L’Institut national de la statistique et des études économiques relève également une part plus importante de personnes qui ne travaillent pas dans leur région de résidence. En 2009, ils étaient 1,2 millions à exercer leur activité en dehors de la région où ils habitent, un chiffre qui a « augmenté de 27 % en 10 ans ».

Source : étude de l’INSEE.

En 2014, une étude de Citrix réalisée avec le CEBR (Centre for Economics and Business Research) montrait que la possibilité de travailler à distance régulièrement pourrait entraîner des économies et une meilleure qualité de vie. Selon l’étude, les salariés pourraient gagner 85 heures par an en travaillant deux jours par semaine de chez eux, économiser 300 euros en frais de déplacement et gagner en productivité dans l’entreprise.

Optimiser les déplacements des salariés (trajets domicile – travail et déplacements professionnels) peut répondre à plusieurs enjeux pour l’entreprise :
- Réduire les dépenses consacrées aux trajets, notamment dans le cas où l’entreprise participe financièrement aux frais de déplacement,
- Diminuer le risque d’accidents du travail, liés à la fatigue ou causés lors d’un déplacement,
- Favoriser la productivité des salariés en diminuant le stress et la fatigue,
- Améliorer leur assiduité en facilitant le travail à domicile (difficultés de déplacement, organisation familiale…).

Des solutions pour gérer les déplacements et la mobilité

Le Plan de Déplacements de l’Entreprise (PDE)

Le Plan de Déplacements de l’Entreprise, généralement appelé PDE, est un plan de mobilité proposé par le dirigeant de l’entreprise. Il vise à favoriser des moyens de transports moins polluants pour les salariés.

Plusieurs pistes sont généralement explorées :
- Inciter les salariés à prendre les transports en commun pour tout ou partie du trajet, ou des modes de transport doux (vélo par exemple),
- Favoriser la mise en place de solutions de covoiturage ou d’autopartage,
- Faciliter le télétravail.

Covoiturage et économie collaborative

Un covoiturage régulier entre salariés peut être initié par l’entreprise. Il s’agit alors de regrouper les besoins et d’organiser les trajets, si nécessaire avec les entreprises les plus proches (dans le cas de zones d’activités par exemple).

Certains sites, comme Covoiturage.pro ou Laroueverte.com facilitent la mise en relation entre salariés proches, parfois à la demande de l’entreprise. La plupart proposent aussi des applications géolocalisées.

Le partage des ressources peut aussi porter sur le coworking (bureaux partagés), pour éviter des déplacements supplémentaires à des salariés éloignés géographiquement de l’entreprise.

Géolocalisation

La géolocalisation des équipements de la société (véhicules, appareils…) peut avoir un impact bénéfique sur l’organisation de l’entreprise et sur celles des salariés.

- Diminuer le temps passé sur les routes en choisissant des itinéraires et des destinations plus adaptés,
- Eviter les déplacements inutiles en privilégiant un équipement plus proche de la destination voulue,
- Réduire les coûts de déplacement en privilégiant des itinéraires communs lorsque cela est possible.

La mise en place de ce type de solution reste néanmoins très encadrée, pour éviter des débordements dans la surveillance à distance des salariés. Elle doit notamment être déclarée auprès de la CNIL, faire l’objet d’une consultation des représentants du personnel et respecter la vie privée des salariés.

Télétravail et outils collaboratifs

Le télétravail, c’est-à-dire le travail à distance du salarié, peut constituer une réponse à certaines situations. La nécessité de rester chez soi pour garder un enfant malade par exemple, ou l’indisponibilité des locaux de l’entreprise, une grève des transports en commun, ou simplement pour faire suite à une demande du salarié ou de son responsable.

Quelques avantages pour l’entreprise :
- Limiter les déplacements des salariés qui résident loin des bureaux,
- Garder ses salariés en situation de productivité même en cas de difficulté à se déplacer,
- Recruter des salariés sans limitation de distance.

Le télétravail doit néanmoins passer par la mise en place de solutions techniques adaptées. Il s’agit de donner au salarié un accès sécurisé et fiable aux données de l’entreprise, ainsi qu’aux logiciels utilisés par ses collègues.

En savoir plus : comment organiser le télétravail en entreprise ?

Supports mobiles

Le déploiement d’une flotte d’appareils mobiles (smartphones, tablettes ou ordinateurs portables) peut faciliter le travail des salariés en déplacement. Sans aller jusqu’au télétravail, il s’agit d’éviter des déplacements supplémentaires aux salariés en leur donnant un accès à certains outils.

Exemple : une tablette ou un ordinateur portable connecté aux données de l’entreprise, pour éviter à un commercial de se rendre dans les bureaux en fin de journée afin de synchroniser ses devis ou sa base de données.

Comme pour les outils de travail collaboratif, le déploiement de ce type de flotte doit s’accompagner d’une réflexion sur la sécurité des appareils et des données.
Tablettes, smartphones : mettre en place des supports mobiles dans l’entreprise

Pour aller plus loin

Rester productif en situation de mobilité : outils et bonnes pratiques
Mettre en place un site intranet ou un réseau social interne en entreprise

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