Le multi écran pour gagner en productivité en entreprise

Septembre 2016

Avec la multiplication des canaux d'information (messagerie, logiciels de travail, réseaux sociaux, outils de veille...), un professionnel peut passer beaucoup de temps à naviguer d'une fenêtre à l'autre. Or, il est possible de gagner du temps et d'optimiser sa productivité en utilisant deux moniteurs sur un même PC. On parle alors de travail en multi-écran. Quels sont les avantages au quotidien pour un professionnel ?


Plus d'efficacité en travaillant sur deux écrans

L'avantage du multi-écran pour les professionnels se situe d'abord dans la possibilité d'afficher plusieurs tâches simultanément. Ce type d'affichage est déjà répandu dans des métiers liés au travail de l'image (graphistes, vidéastes, photographes...), ou des métiers liés au webdesign.

Il peut aussi trouver sa place pour d'autres professionnels, d'autant plus que la généralisation des cartes graphiques à deux connecteurs et la finesse des écrans rend plus accessible techniquement l'installation d'un deuxième écran.

En 2008, Le Monde Informatique évoquait ainsi une étude réalisée par le Wall Street Journal, et qui montrait le lien direct entre la productivité des professionnels et le multi-écran ainsi que la taille des écrans.

L'étude est datée de 2004, mais plus récemment, c'est le constructeur Dell qui s'est penché sur le sujet. Selon des recherches de Dell réalisées en 2011, utiliser deux écrans permettait de faire « plus en moins de temps ». Leurs tests montrent une hausse de 44 % de la productivité pour un travail sur du texte, et 29 % pour un travail sur des feuilles de calcul. Des tests réalisés sur un groupe de travail en Géorgie, dans le cadre de la même étude, montrent un gain de temps de 2mn 30 sur une tâche précise. « Bien que 2mn 30 paraissent peu, c'est du temps qui s'additionne au fur et à mesure des tâches et qui se multiplie selon le nombre d'employés », relève Dell.
source (en pdf)

Le multi-écran offre également une réponse pour les professionnels qui utilisent régulièrement un ordinateur portable en déplacement. Dans les locaux de l'entreprise, il peut être branché sur un moniteur secondaire : cela signifie un meilleur confort visuel pour son utilisateur, tout en ne perdant pas les tâches en cours et les habitudes sur le support mobile.

Quels avantages du multi-écran pour le professionnel ?

Gérer plusieurs tâches en même temps
Passer d'une fenêtre à l'autre sans les réduire ou les agrandir. Une carte graphique plus puissante peut être requise pour lancer plusieurs logiciels en même temps, par exemple un logiciel de montage vidéo couplé à un logiciel de retouche d'image.

Comparer ou copier des documents
Afficher des documents pour les comparer plus rapidement sans devoir changer de fenêtre. Si les tâches à effectuer demandent de nombreuses manipulations de « copier-coller », le gain de temps sera encore plus important. Le mode étendu peut par exemple permettre à un professionnel de déplacer un document source sur son deuxième moniteur, et de s'en servir comme base visuelle pour un document sur lequel il travaille.

Garder l'oeil sur un service de veille ou une messagerie
Afficher une messagerie ou un service de veille et d'alerte (Tweetdeck, Netvibes...). Un message urgent ou une alerte pourra ainsi être visualisée immédiatement, sans passer par des vérifications régulières qui interrompent une tâche en cours.

Concilier deux usages
Un deuxième moniteur peut servir de support à une tâche de fond, qui ne requiert pas d'attention poussée. Attention néanmoins aux distractions que cela peut entraîner.

Multi-écran : les pré-requis

Les points à vérifier :
- La connectique des écrans et des PC (prises VGA et DVI, port HDMI...),
- La taille et la définition des moniteurs, afin de faire correspondre au mieux les caractéristiques techniques des deux moniteurs utilisés.

Deux moniteurs qui présentent des caractéristiques similaires (diagonale des écrans, qualité de l'image, technologie d'affichage) présenteront de meilleures conditions de confort visuel pour l'utilisateur.

Comment brancher un deuxième écran ?

L'installation d'un deuxième écran n'est pas possible sur tous les PC. La carte graphique doit disposer de deux entrées VGA, ou d'une entrée VGA et d'une deuxième entrée DVI. Dans ce deuxième cas, il sera peut-être nécessaire d'ajouter un adapteur VGA / DVI au câble du deuxième moniteur.

A noter : nombre d'ordinateurs proposent également un port HDMI pour brancher un écran PC HD.

Comment paramétrer le deuxième écran ?

Une fois les branchements effectués, il peut être nécessaire de redémarrer l'ordinateur pour que le deuxième écran soit reconnu.

Sur l'écran principal, accéder aux paramètres d'affichage. Plusieurs affichages peuvent être proposés : chacun peut répondre à une demande particulière en termes de tâches.
- Le « dual view » qui propose deux moniteurs autonomes avec des applications différentes,
- Le mode étendu qui étire l'affichage du bureau sur les deux écrans,
- Le mode clone qui affiche les mêmes images sur les deux moniteurs.

Le mode étendu est le plus souvent choisi pour un travail en multi-écran : il permet de passer facilement d'une fenêtre à l'autre, en les déplaçant selon l'organisation souhaitée.

La tablette, une solution pour le multi-écran ?

Comme les smartphones, les tablettes sont de plus en plus intégrées dans les habitudes de travail de l'entreprise. Une étude de Scholè Marketing réalisée en octobre 2014 montrait que 72 % des entreprises utilisaient alors un support mobile en plus des PC portables ou de bureau. Un chiffre en augmentation : selon une étude de Forrester réalisée en juillet 2015, une tablette sur cinq devrait être utilisée en entreprise d'ici 2018.

En savoir plus sur la mise en place de supports mobiles dans l'entreprise.

La tablette peut répondre à un besoin en termes de multi-écrans dans l'entreprise. A condition de prendre plusieurs aspects techniques en considération : la taille d'écran optimum selon son utilisation, la nécessité de disposer de logiciels ou d'applications communes et d'un accès au wifi de l'entreprise, la sécurité des données partagées sur un support mobile...

Optimiser l'utilisation d'une tablette en multi-écran

  • Supprimer ou masquer les applications susceptibles de déconcentrer le salarié (jeux, messagerie en ligne, réseaux sociaux personnels...),
  • Connecter l'ordinateur et la tablette, en utilisant par exemple des applications communes aux deux supports (navigateurs web, outils de travail collaboratifs...),
  • S'assurer d'un accès wifi sécurisé pour la tablette, ainsi que d'un branchement facile à un support de charge.

La tablette comme multi-écran : quelques exemples

  • Outil pour les visioconférences : la tablette peut être utilisée comme écran de visualisation, afin de concentrer les tâches courantes sur l'écran.
  • Support pour des tâches collaboratives : visualisation d'un document partagé par des collaborateurs, en doublon de l'écran de travail.

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