Mettre en place un site intranet ou un réseau social interne en entreprise

Septembre 2016

Pour communiquer dans l'entreprise et disposer d'un support de travail collaboratif, l'entreprise peut mettre en place un site intranet ou déployer un réseau social interne. Ces solutions sont d'abord plébiscitées par les grandes entreprises : en février 2015, 80 % des groupes du CAC 40 étaient dotées d'un réseau social interne.

Mais avec des coûts et des modes de fonctionnement qui s'adaptent aux petites et moyennes structures, les plateformes internes peuvent aussi séduire les TPE et les PME. Quels sont les avantages d'un site intranet ou d'un réseau social interne ? Quel type de support choisir, et comment s'assurer qu'il soit rentable pour l'entreprise ?


Réseau intranet : quels avantages pour l'entreprise ?

Une réponse à des enjeux humains

La mise en place et l'animation d'un intranet ou d'un réseau social d'entreprise peut répondre à plusieurs enjeux :
  • Mieux communiquer : en facilitant l'échange d'informations entre les collaborateurs, en mettant à leur disposition certaines informations,
  • Encourager les initiatives : en mettant en valeur les actions réalisées par les salariés, dans leurs tâches professionnelles ou dans le quotidien de l'entreprise,
  • Créer du lien entre les salariés : en facilitant les contacts, par exemple en leur ouvrant une rubrique « covoiturage » ou « sports »,
  • Favoriser l'émulation des collaborateurs : en leur proposant un espace où ils peuvent évoquer l'avancement de leurs projets et dossiers, et recueillir les suggestions d'autres collaborateurs.

Un accompagnement à la mobilité

Un support intranet accessible à distance peut :
  • Favoriser le développement du télétravail pour des salariés en demande,
  • Accompagner les salariés dans leurs déplacements professionnels,
  • Proposer un support à distance pour les salariés en situation de mobilité.


Un outil interne accessible depuis l'extérieur peut ainsi favoriser la productivité.

Des coûts de mise en place réduits

Selon le support choisi, les coûts peuvent être extrêmement réduits pour l'entreprise (solutions gratuites ou à budget adapté). Le coût humain, c'est-à-dire le temps nécessaire pour mettre en place un intranet et l'animer, doit néanmoins être pris en compte.

Pour s'assurer que ce coût humain soit rapidement rentabilisé, il convient de s'assurer que la solution soit adoptée par les collaborateurs. Il faut pour cela qu'elle réponde à leurs besoins.

Site intranet ou réseau social d'entreprise ?

Le support internet peut être développé sous forme de site intranet, ou de réseau social interne. Ce sont les usages des collaborateurs qui doivent dicter en premier lieu les fonctionnalités nécessaires, et donc la forme du support.

Les ressources déjà existantes au sein de l'entreprise doivent également être prises en compte (existence d'outils collaboratifs ou de cloud, forums internes, groupes de discussions privés sur des réseaux sociaux publics...).

Quelles fonctionnalités déployer ?
- Partage et transfert de documents,
- Moteur de recherche,
- Messagerie interne et/ou discussion en ligne,
- Forums et espaces d'échanges,
- Actualités et informations...

Déjà sensibilisés aux usages des réseaux sociaux grand public, les collaborateurs peuvent être plus enclins à s'approprier un outil qui propose des fonctionnalités connues. C'est le cas des fonctionnalités liées aux « likes » par exemple. Dans son Observatoire de l'Intranet 2015, le cabinet français Arctus relève par exemple une progression des modules de « likes ». Pour le cabinet, cela démontre « un intérêt grandissant pour les fonctions sociales de partage ».

Les étapes à suivre

Un intranet, qu'il s'agisse d'un site intranet ou d'un réseau social d'entreprise, peut être un outil de qualité au service de l'entreprise. A condition qu'il soit conçu pour ses utilisateurs, et qu'il leur propose un contenu mis à jour régulièrement.

Plusieurs questions peuvent accompagner le lancement du projet : quels types d'informations seront partagés sur la plateforme ? Quels sont les besoins en termes d'accès et de sécurité ? La plateforme doit-elle être accessible à distance par des salariés sur des supports mobiles (smartphones, tablettes...) ?

Etapes-clés :
  • Définition des objectifs et des besoins,
  • Implication des différents services, des responsables de services et des employés (par le biais d'une enquête par exemple),
  • Définition des fonctionnalités et des rubriques informatives requises,
  • Formation des responsables et de leurs équipes à l'utilisation de l'intranet,
  • Animation régulière.


Ces étapes doivent obligatoirement être accompagnées d'une politique de sécurité renforcée. Cela concerne notamment les accès à distance, les données sensibles et personnelles partagées sur l'intranet ainsi que la lutte contre le piratage.

Quelques exemples de plateformes internes collaboratives

TalkSpirit,
Facebook At Work,
Knowledge Plaza,
Yammer,
Jamespot,
Slack.

Pour aller plus loin

Utiliser les réseaux dans les entreprises
Travail collaboratif : quelles alternatives à Google en entreprise ?
Choisir un service de partage de documents en ligne

A voir également :

Ce document intitulé «  Mettre en place un site intranet ou un réseau social interne en entreprise  » issu de CommentCaMarche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement.