Petites et moyennes entreprises : quelles solutions numériques pour sa comptabilité ?

Décembre 2016

Depuis le devis jusqu'au paiement de la facture, en passant par le suivi des salaires des employés et les relances de paiement auprès des clients, la bonne santé d'une petite entreprise dépend aussi de sa comptabilité.

Pour bien gérer leurs comptes et garder l'oeil sur leurs finances, les petites et moyennes entreprises peuvent avoir accès à certaines solutions numériques. Payantes ou gratuites, hébergées dans les serveurs de l'entreprise ou en cloud, ces solutions peuvent représenter un gain de temps et une sécurité en cas d'imprévu.


Le numérique, un enjeu pour les petites et moyennes entreprises

L'utilisation d'outils numériques au quotidien n'est plus l'apanage des entreprises de grande taille. Néanmoins, l'intégration du numérique dans les habitudes des TPE et des PME est encore timide.
En 2014, l'Association Transition Numérique Plus estimait par exemple que seule la moitié des entreprises de moins de 20 salariés possédait un site internet.

Au-delà du site internet utilisé comme vitrine des activités ou comme point de contact, les petites et moyennes entreprises ont pourtant à leur disposition un éventail de solutions :
- Gestion commerciale,
- Gestion de la relation clients (CRM),
- Facturation et comptabilité,
- Communications téléphoniques par VOiP,
- Stockage en ligne...

Ces solutions peuvent être dédiées à un usage sédentaire ou mobile. Elles peuvent également être déployées en interne à l'entreprise, ou être conçues sous forme de logiciel SaaS (Software as a Service).

Intégrer un usage régulier de ce type de solution représente plusieurs enjeux pour l'entreprise. Il s'agit d'accompagner les évolutions des habitudes des prospects et des clients, de rester compétitif par rapport aux concurrents et de gagner du temps dans les tâches du quotidien.
  • Gain en efficacité : gain de temps et réduction des coûts avec une meilleure organisation du travail,
  • Conquête de nouveaux marchés et gain de compétitivité : adaptation aux nouvelles technologies et fidélisation de la clientèle.


La mise en place de solutions numériques peut demander une réorganisation au sein de l'entreprise.

Choisir une solution numérique pour sa comptabilité

Définir les besoins de l'entreprise

Selon l'activité de l'entreprise, les besoins en termes de comptabilité peuvent être variés :
- Saisie de factures d'achats ou de ventes (produits ou services),
- Gestion d'échéances de paiements,
- Relance des clients,
- Suivi de la trésorerie de l'entreprise,
- Prévision des recettes en fonction des devis et ventes,
- Suivi des salaires des employés et des dépenses de l'entreprise,
- Préparation du bilan comptable...

Les logiciels de comptabilité peuvent faciliter ce type de tâches. Néanmoins, dans le cas où l'entreprise confie déjà une partie de sa comptabilité à un expert, il peut être recommandé de se tourner vers une solution simple, qui gèrera uniquement la fonctionnalité requise.
Exemple : une fonctionnalité de devis et facturation uniquement si la gestion des salaires est confiée à un prestataire externe.

L'entreprise doit aussi définir quels seront les utilisateurs de la solution, connaître leurs compétences et prévoir des formations complémentaires si nécessaires.

Il est également recommandé de déterminer un nombre d'utilisateurs : certaines solutions peuvent facturer leurs services en fonction du nombre de personnes qui y ont accès.

Quel stockage pour les données ?

La solution choisie peut être hébergée sur les serveurs de l'entreprise (logiciel libre ou payant téléchargeable), ou utilisable en ligne (logiciel de type SaaS, gratuit ou payant).

Hébergement sur les serveurs de l'entreprise :

Les besoins en termes de mobilité (force de vente sur le terrain, professionnels en déplacement...) étant de plus en plus répandus, l'utilisation d'une solution compatible avec les terminaux mobiles peut être recommandée.
  • S'assurer que la solution peut être accessible de façon simultanée par plusieurs utilisateurs,
  • Vérifier qu'elle est compatible avec les systèmes d'exploitation des ordinateurs de l'entreprise,
  • S'agissant de données sensibles, vérifier que des contrôles de sécurité adaptés sont mis en place sur les serveurs de l'entreprise et que les données font l'objet d'une sauvegarde régulière.


Hébergement de type cloud (logiciels en ligne) :

L'hébergement en ligne peut présenter plusieurs avantages pour les professionnels :
- Accès facilité quel que soit le poste de travail aux données dématérialisées,
- Sauvegarde et synchronisation en temps réel des données,
- Accès aux documents partagés même dans le cas d'un déplacement.

Néanmoins, ce type de solution demande une sécurité renforcée.
  • S'assurer des garanties de sécurité et de confidentialité (données chiffrées, détection des intrusions....),
  • Vérifier que la solution offre une surveillance des connexions et permettent une déconnexion à distance (recommandé notamment pour les professionnels qui se connectent depuis un terminal mobile),
  • S'assurer que les données soient correctement sauvegardées et restent accessibles pour l'entreprise.

Quelques exemples de logiciels de comptabilité

Logiciels de gestion et logiciels de comptabilité, EBP, CIEL,

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