Partage d'un fichier MS Office via Office Online (gratuit)

Décembre 2016

But : partager un fichier MS Office sur le net
avec des utilisateurs ayant des droits de lecture et/ou écriture.


Cette astuce est réalisée à partir du retour de Totorade qui a réalisé de nombreux essais.
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Présentation de l'outil Office Online :
Office Online permet un partage de fichiers qui utilise le cloud Onedrive.
Dans le cas présent, il s'agit d'un fichier Excel. Le tout s'effectuera gratuitement ce qui représente un gros plus pour cette application.
Les utilisateurs ayant les droits peuvent simultanément modifier le fichier sans blocage.
Lien vers Office Online gratuit

Sachez que pour pouvoir créer/importer un fichier et le partager, il vous faudra un compte Microsoft.
Les utilisateurs n'ont pas nécessité de se créer un compte, sauf si vous l'imposez.

Création du fichier

Concernant Excel, il est possible de créer un classeur via le web et donc via Office Online. Cependant, les fonctionnalités disponibles sont restreintes. Le clic droit est d'ailleurs presque inutile contrairement au logiciel.
Je ne peux pas citer tous les onglets de la barre de tâches mais par exemple, il n'est pas possible de verrouiller une feuille comme sur Excel.

Cependant, cet outil permet de modifier le classeur directement sur le logiciel Excel de votre ordinateur. A partir de là, vous disposez de toutes les fonctionnalités d'Excel. Celles-ci seront viables et utilisables sur Office Online une fois le document apporté.
Par exemple, il n'est pas possible de figer la première ligne d'un tableau sur Office Online. Je le fais sur Excel et importe le tableau. La ligne figée le restera et sera utilisable.

Sauvegarde du fichier et partage

La sauvegarde est nécessaire lorsque vous modifiez le classeur dans Excel. Si vous le modifiez dans Office Online, il n'existe pas de bouton Enregistrer.

Vous pouvez partagez le classeur avec autant de personnes que vous le souhaitez. Le partage offre divers droits à offrir :


- vous pouvez le partager en envoyant un lien par adresse mail (n'importe quel fournisseur mail pour le destinataire)
- vous pouvez générez un lien avec les droits souhaités et le transmettre selon vos propres moyens.
Les droits de lecture/modification sont personnalisables par adresse mail, et sont modifiables ultérieurement..

Options possibles pour les droits, partage par mail :

- Modification possible/Sans compte Microsoft
- Modification possible/Avec compte Microsoft
- Consultation unique/Sans compte Microsoft
- Consultation unique/Avec compte Microsoft

Avec le partage par lien, il vous est possible de générer un lien ou public, ou modifiable ou simplement consultable.

L'utilisateur recevant le lien n'a pas besoin d'avoir MS Office, la consultation et l'édition se faisant sur un navigateur.
Elle est donc possible également sur un smartphone.

Pour modifier un fichier sur Office Online il faut passer en mode édition :


Conseils divers

Il est nécessaire lorsque ceci est mis en place, d'effectuer une « mini formation », une notice car les fonctionnalités sont différentes selon l'accès.
L'utilisateur peut télécharger une copie locale afin de consulter le document hors ligne (en cas de zone de non-connexion au net) :

Bien entendu, quels que soient ses droits, les modifications qu'il apportera à sa copie locale ne seront pas synchronisés avec la version Online.

Il faut savoir qu'Office Online possède des limitations. Mais il ne faut pas oublier qu'il est gratuit, permet un partage avec modifications possibles, et est sécurisé par la confidentialité des personnes choisies.
Le partage se base sur le principe de confiance. Il est évident qu'une personne puisse passer un lien, une adresse mail à une autre.

Conclusion

Office Online est la meilleure solution trouvée pour le partage de fichier gratuit, conséquent et sécurisé. Je pense avoir fait le tour des informations utiles relatées dans ce topic. Si jamais vous essayer de réaliser un projet similaire au mien et que vous avez des difficultés, je serais là pour vous répondre.

eriiic et Totorade

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