Outlook 2010 - Gestion des archives

Septembre 2016


Microsoft Outlook peut stocker jusqu'à 2Go de mails. Même si cela représente énormément de mails, il peut tout de même arriver que votre boîte arrive à saturation assez rapidement à cause des pièces jointes. Une des solutions à votre disposition sera d'archiver vos mails, afin de pouvoir en conserver encore plus. Vos archives Outlook auront la même interface que votre client de messagerie, mais elles vous permettront de stocker tous vos précieux mails en utilisant le moins d'espace possible.

Archiver en mode manuel

Ouvrez Outlook, puis créez un nouveau fichier de données Outlook :
Faites un clic-droit sur "Fichier de données Outlook" et sélectionnez "Nouveau dossier":

Dans la fenêtre qui s'ouvre, nommez votre dossier (ci-dessous nous l'avons appelé "Mails Archivés", mais vous pouvez très bien trier vos mails par date, années, mois, nom, etc...), puis validez en cliquant sur "Ok" :

Notez que si vous faites de nouveau un clic-droit sur votre dossier "Mails Archivés, et que vous sélectionnez "Nouveau dossier", vous pourrez créer un sous-dossier dans le premier, cela peut être utile pour votre classement (ci-dessous, nous avons crée un sous-dossier nommé "sous-dossier") :

Maintenant que vous avez crée vos dossiers, vous n'avez plus qu'à déposer vos mails à l'intérieur par drag and drop (glisser-déposer).

Archiver en mode automatique

Avec cette astuce, vous pourrez stocker dans un dossier d'archives tout vos mails jusqu'à une date donnée.
Allez dans le menu Fichier>Outils de nettoyage>Archiver...

Une fenêtre va s'ouvrir, cochez la case " Archiver un dossier et tous ses sous-dossiers" :

Sélectionnez le dossier de votre choix, remplisser la date : "Archiver les éléments antérieurs au :" (tous les éléments antérieurs à la date choisie seront archivés). Vous pouvez alors cliquer sur OK" pour valider, un fichier /pst sera alors crée incluant tous les éléments antérieurs à la date choisie.

Désactiver l'archivage automatique

Pour désactiver l'archivage automatique, allez dans Fichier>Options>Options avancées>Paramètres d'archivage automatique :

Décochez la case "Archiver automatiquement tous les .... jours" :

Ouvrir et fermer un fichier d'archives

Si vous souhaitez intervenir sur vos archives, ouvrir ou fermer le dossier crée, faites :
Fichier>Ouvrir>Ouvrir le fichier de données Outlook, puis sélectionnez votre fichier .pst :

Pour supprimer un fichier d'archives, faites simplement un clic-droit dessus>Fermer (ci-dessous, notre fichier s'appelle "archives") :

Pour ouvrir un fichier d'archives, faites comme suit:

A voir également :

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