Travail collaboratif : quelles alternatives à Google en entreprise ?

Septembre 2016

Avec les services en ligne, les entreprises de toutes tailles peuvent désormais profiter d'outils collaboratifs pour leurs salariés. Le partage des documents de travail, des agendas et des projets offrent aux petites et moyennes sociétés le même gain de temps et d'efficacité que des grandes structures.

Mais cette nouvelle organisation demande une réflexion... surtout quand les décideurs souhaitent éviter Google Apps. Le géant américain n'est pas incontournable : quelles sont les alternatives possibles en entreprise ?

Travail collaboratif : des enjeux pour l'entreprise

Les outils de travail collaboratif permettent de répondre à des impératifs de déplacement et de mobilité des salariés. Mais également de proposer un accès facilité aux données et aux informations, une sauvegarde et une synchronisation régulière.


De nombreuses solutions proposent ce type de service pour les entreprises. Certaines sont accessibles en ligne de façon gratuite, d'autres sont payantes et sont dédiées à l'entreprise uniquement, ou proposent des services étendus.

Avec un éventail d'outils collaboratifs en ligne (documents de travail partagés, adresses mail, suite bureautique...), Google Apps propose une solution qui peut séduire les petites et moyennes entreprises. Néanmoins, plusieurs points peuvent alerter les décideurs :
  • Les données ne bénéficient que d'un minimum de protection par défaut (connexion avec un mot de passe),
  • A moins de mettre en place une solution personnalisée ou d'opter pour une version plus coûteuse de Google Apps for Business, il n'existe pas de sauvegarde parallèle des données,
  • En cas d'inaccessibilité des serveurs de Google ou de perte de connexion, les documents partagés ne peuvent être utilisés par les salariés,
  • Les modifications apportées par Google à ses outils peuvent nécessiter une adaptation de la part des salariés et entraîner une perte d'efficacité,
  • Les données ne sont pas hébergées dans des serveurs qui appartiennent à l'entreprise.


En cas de perte ou de vol de données, cela peut s'avérer très coûteux pour l'entreprise.

Comment choisir une solution alternative de travail collaboratif ?

Avant de déployer une solution de travail collaboratif, plusieurs questions peuvent se poser pour l'entreprise : quelle solution répond le mieux aux besoins des salariés et de l'entreprise ? Dans quelle mesure garantit-elle la sécurité et la sauvegarde des données ? Les salariés sont-ils en mesure de travailler sans connexion à internet, ou avec une connexion limitée ?
Le choix de l'entreprise pour une solution ou une autre passe donc par plusieurs critères :
  • Le budget représenté par le déploiement et la maintenance,
  • Les capacités en termes de volume et d'accessibilité de la solution,
  • Les divers outils collaboratifs qu'elle propose.

Plusieurs outils sont susceptibles d'intéresser les salariés dans le cadre du travail collaboratif, ou d'apporter une valeur ajoutée à leurs tâches au quotidien.
  • Agenda commun,
  • Fichiers (suite bureautique ou données),
  • Synchronisation des documents,
  • Messagerie instantanée et/ou vidéoconférence.

Quelles solutions de travail collaboratif alternatives à Google ?

Les services gratuits et grand public

Il existe plusieurs services collaboratifs gratuits, qui peuvent être personnalisés à la mesure des besoins de l'entreprise. Certains sont également proposés dans une version professionnelle, notamment avec des garanties de sécurité supplémentaires et un espace de stockage plus important.

Stockage : DropBox, iCloud, Box, Wuala, OneDrive...
Vidéoconférence : Anymeeting, Join.me...
Partage d'agenda : iCloud...

Inconvénients pour l'entreprise : manque de sécurité des données, taille de l'espace de stockage limitée et la nécessité pour les salariés de s'adapter à des outils différents pour chaque tâche.

Les solutions unifiées collaboratives

Il s'agit de solutions « tout-en-un », comme Google Apps. Ce type de solution est proposé par Office 365 par exemple. Dans le cas de la suite bureautique Microsoft, plusieurs outils sont regroupés dans l'offre proposée aux entreprises : Exchange, OneDrive, Yammer, SharePoint...


L'entreprise peut également opter pour une solution SaaS (Software as a service). Les applications du modèle Saas dépassent souvent les outils collaboratifs pour également proposer à l'entreprise une gestion de sa base de données, de ses relations clients ou même de ses ressources humaines.

Les solutions privées dédiées à l'entreprise

L'entreprise peut également choisir de créer son propre « cloud », en hébergeant ses données elle-même ou chez un prestataire. Un accès peut être partagé aux salariés.

Il s'agit d'une solution plus coûteuse pour l'entreprise, qui demande également une expertise informatique plus poussée.

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