Vous prévoyez de ne plus être joignable par mail pendant quelque temps ? Programmez une réponse automatique dans votre messagerie Outlook Office pour informer vos correspondants de votre absence et de votre date de retour.

Pour éviter que les messages de relance et autres missives réclamant une réponse plus ou moins urgente n'engorgent votre boîte mail alors que vous vous détendez paisiblement pendant une semaine de vacances bien méritée ou que vous devez vous absenter pour une formation, mieux vaut prévoir le coup. Si vous utilisez le logiciel de messagerie Outlook (inclus dans la suite Microsoft 365 avec Word, Excel et PowerPoint), il vous est possible de définir un message d'absence qui sera automatiquement envoyé en réponse à tous ceux qui souhaitent vous joindre par mail. Mais attention, cette opération ne fonctionne pas pour tous. Il faut impérativement disposer d'une adresse mail gérée avec par un serveur Exchange. 

Pourquoi un serveur Exchange est indispensable?

Généralement, les serveurs Microsoft Exchange sont utilisés dans les entreprises et les administrations. Il s'agit de serveurs de messagerie électronique destinés à faciliter le travail de groupe en gérant les mails, mais aussi les agendas et les carnets d'adresses, entre autres. Pour les titulaires d'un compte Outlook, Live ou Hotmail associé à un compte Microsoft 365 payant (nouveau nom de la suite Office 365), l'éditeur propose également son service Exchange Online dont le principe reste identique mais se montre adapté à un usage personnel ou familial. Disposer d'une adresse mail associée à un serveur Exchange offre quelques avantages dont celui de fournir une parfaite synchronisation avec le logiciel Outlook.

Grâce à lui, tous les réglages effectués dans Outlook installé sur le PC ou le Mac (comme les règles de redirection de messages ou de réponses automatiques) s'appliquent directement sur le serveur. Une différence de taille avec les webmails comme Gmail, Yahoo Mail ou encore ceux proposés par les fournisseurs d'accès à Internet comme Orange, SFR ou encore La Poste. Avec ces derniers, il faut impérativement effectuer les réglages souhaités depuis l'interface du webmail. Ainsi, si vous relevez, par exemple, le courrier de votre boîte Gmail dans l'appli Outlook sur votre ordinateur, il vous sera certes possible de définir une réponse automatique expédiée à vos correspondants, mais elle ne s'appliquera qu'à condition de laisser votre ordinateur allumé, connecté à Internet et avec le logiciel Outlook ouvert. Pas très pratique… Ce n'est pas le cas avec une adresse associée à un serveur Exchange. Une fois vos règles définies dans le logiciel, vous pouvez éteindre votre ordinateur ou le déconnecter d'Internet. Les règles mises en place s'appliquent directement sur le serveur Exchange.

En clair, si vous n'avez pas de compte mail lié à un serveur Exchange, oubliez la réponse automatique avec le logiciel Outlook ! 

Comment créer une réponse automatique dans Outlook sur PC ?

Vous disposez de Microsoft 365 et donc du logiciel de messagerie Outlook ? Vous utilisez un compte Outlook.com, Live ou Hotmail pour votre courrier ? Vous remplissez toutes les conditions pour pouvoir définir simplement un message d'absence directement depuis le logiciel de Microsoft.

• Lancez Outlook, puis cliquez sur le menu Fichier en haut à gauche de l'interface.

• Dans la page Informations sur le compte qui s'affiche, figure le nom de votre compte de messagerie ainsi que le mention Microsoft Exchange juste au-dessous. Si ce n'est pas le cas – si vous n'utilisez pas une version officielle de la suite Office de Microsoft, par exemple… –, vous ne pourrez pas gérer les réponses automatiques avec le logiciel Outlook.

• Un peu plus bas dans cette page, cliquez sur le bouton Réponses automatiques.

• Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer des réponses automatiques.

• Cochez ensuite la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps afin de définir la période durant laquelle vous souhaitez envoyer votre message d'absence.
• Utilisez le menu déroulant Heure de début afin de choisir le jour et l'heure où prendra effet l'envoi automatique de votre réponse aux messages reçus. Ajustez la date et l'heure à laquelle les réponses automatiques cesseront d'être envoyées (quand vous serez de nouveau joignable) à l'aide du menu déroulant Heure de fin.

• Rédigez maintenant dans le cadre Réponses automatiques le message que vous souhaitez faire passer aux correspondants qui vous écriront pendant votre absence. Vous pouvez, bien sûr, utiliser les outils de mise en forme pour modifier la police, la taille et l'alignement du texte, etc. Lorsque tout est prêt cliquez sur OK.

• Désormais, tous les messages envoyés à votre adresse Outlook.com, Live ou Hotmail gérée avec le logiciel Outlook pendant le laps de temps que vous avez défini, recevront automatiquement le message que vous venez de rédiger.

Comment créer une réponse automatique dans Outlook sur Mac ?

Les versions d'Outlook diffèrent entre Windows et macOS. Le principe de réponse automatique demeure le même, mais les menus et les options varient.

• Vérifiez tout d'abord que vous disposez bien d'un accès à un serveur Exchange de Microsoft, Pour cela, lancez Outlook puis déroulez le menu Outils au sommet de l'écran et choisissez Comptes...

• Dans la fenêtre qui s'affiche où apparaît votre compte, cliquez sur le bouton Avancé en bas à droite.

• L'adresse du serveur apparaît dans la nouvelle fenêtre dans le champ éponyme. Il doit y figurer la mention Exchange. Si ce n'est pas le cas, – si vous n'utilisez pas une version officielle de la suite Office de Microsoft, par exemple –, vous ne pourrez pas gérer les réponses automatiques avec le logiciel Outlook. Cliquez sur OK pour refermer la fenêtre.

• Déroulez à nouveau le menu Outils au sommet de l'écran et choisissez cette fois-ci Réponses automatiques…

• Dans la fenêtre qui apparaît, cochez la case Envoyer des réponses automatiques pour le compte suivi de votre adresse Outlook, Live ou Hotmail.

• Laissez le premier cadre vide, puis cochez la case Envoyer des réponses uniquement pour cette période placée juste au-dessous. Cliquez sur l'icône de calendrier de la section Heure de début afin de choisir le jour où prendra effet l'envoi automatique de votre réponse aux messages reçus. Ajustez également l'heure à laquelle le dispositif doit démarrer. Répétez l'opération avec la section Heure de fin pour définir la date et l'heure à laquelle les réponses automatiques cesseront d'être envoyées (quand vous serez de nouveau joignable).

• Cochez la case Envoyer des réponses en dehors de mon organisation puis choisissez si votre message d'absence doit être distribué à tous ceux qui vous envoient un mail ou uniquement aux personnes figurant dans votre carnet d'adresses.

• Rédigez enfin votre message d'absence dans le cadre au bas de la fenêtre et validez par OK.

• Désormais, tous les messages envoyés à votre adresse Outlook.com, Live ou Hotmail gérée avec le logiciel Outlook pendant le laps de temps que vous avez défini, recevront automatiquement le message que vous venez de rédiger.