Vous avez une police favorite ? Définissez-la comme police par défaut dans Word ! Et fixez une fois pour toutes la mise en forme idéale pour les documents que vous créez grâce au modèle de document Normal.

Si, chaque fois que vous créez un document Word, vous commencez par modifier la police ou la taille des caractères, vous vous faciliteriez la vie en effectuant ce changement une fois pour toutes ! L'opération s'effectue très simplement. Et vous pouvez en profiter pour personnaliser les styles de paragraphes, agrémenter l'en-tête ou le pied de page de vos documents avec les nom et logo de votre entreprise, ou même fixer la taille des marges, entres autres choses, et ce, pour toutes vos prochaines créations. Il suffit pour cela d'utiliser les modèles de documents et, en particulier, le modèle "par défaut", qui s'applique automatiquement dès que vous créez un nouveau document dans Word.

De fait, Word propose de multiples manières d'appliquer une même présentation à toute une série de documents : c'est le principe des modèles. Dans cette fiche pratique, nous nous concentrons sur le modèle Normal (fichier Normal.dotm), qui est entièrement personnalisable.

Le modèle Normal est un modèle générique très important fourni par Microsoft. C'est celui sur lequel se basent tous les documents que vous créez quand vous lancez Word, et quand vous choisissez l'option Fichier > Nouveau > Document vierge. Comme tous les modèles, il enregistre une police par défaut pour le texte courant, mais aussi des styles pour mettre en valeur d'autres paragraphes comme les titres, et bien d'autres attributs de mise en forme des paragraphes et du document lui-même. Un modèle se modifie comme n'importe quel document Word. Simplement, une fois enregistré, il sert de modèle à vos autres documents.

Il est donc possible d'ouvrir et de modifier le modèle Normal dans Word pour Windows/Mac (pas dans la version de Word en ligne), et nous allons bien sûr voir comment. Mais dans la mesure où Microsoft facilite le changement de certaines options courantes comme la police par défaut ou les styles, sans même avoir à éditer le fichier Normal.dotm, nous vous conseillons de privilégier ces options.

Vous craignez de faire des bêtises en modifiant le modèle Normal ? Il n'y a pas de raison. Au pire, si vous supprimez par mégarde le fichier Normal.dotm ou que vous le déplacez dans un autre dossier, au prochain redémarrage, Word recréera automatiquement un fichier Normal.dotm tout neuf dans le bon dossier. Ce fichier aura toutefois perdu toutes vos personnalisations (polices et styles, raccourcis clavier, macros…).

Changer la police par défaut des documents Word

Modifiez rapidement la police de caractères par défaut du document en cours. Vous aurez le choix : soit ce changement n'affectera que ce document et lui seul, soit il affectera aussi les prochains documents que vous créerez dans Word.

• Quelle que soit votre version de Word pour Windows ou Mac, sous l'onglet Accueil, la liste déroulante Police sert à changer rapidement de police de caractères.

• Dans Word pour Windows, pour afficher la fenêtre Police, pressez l'une des combinaisons de touches Ctrl+D ou Ctrl+Maj+E. Dans Word pour Mac, pressez Cmd+D.

• La boîte de dialogue Police s'affiche. Elle indique la police utilisée pour le texte sélectionné, par exemple +Corps (police du texte courant du thème Office) ou n'importe quel autre nom de police que vous avez appliquée au texte actuellement sélectionné.

• Choisissez une police dans la liste, puis pressez le bouton Définir par défaut dans Windows, ou le bouton Par défaut sur Mac.
• Si vous laissez cochée l'option Ce document seulement et que vous pressez OK, tous les paragraphes auxquels est appliqué le style Normal (de même que les styles héritant de la police du style Normal) verront leur police changer dans le document en cours et seulement lui. Vos autres documents existants, eux, ne seront pas affectés, pas plus que les prochains documents que vous créerez.

• Si vous cochez plutôt l'option Tous les documents basés sur le modèle Normal et pressez OK : dans le document en cours, tous les paragraphes auxquels est appliqué le style Normal (de même que les styles héritant de la police du style Normal) voient leur police changer. De plus, lorsque vous choisirez Fichier > Nouveau > Document vide (ou Ctrl+N sur PC ou Cmd+N sur Mac), le nouveau document adoptera aussi cette nouvelle police de caractères pour le texte courant (style Normal). Vos anciens documents ne sont pas concernés.

• Important : changer la police par défaut revient à changer la police du style Normal. Donc tous les paragraphes de votre document auxquels est appliqué le style Normal changeront de police d'un seul coup. Ce changement aura même des répercussions en cascade. Car de nombreux styles prédéfinis – dont les styles de titres Titre1, Titre2, etc. – héritent de la police choisie pour le style Normal.
  Et donc tous les styles héritant de la police du style Normal verront aussi leur police changer durant l'opération. Il est bien sûr permis de modifier la police de n'importe quel style (Titre ou autre) pour qu'elle ne soit plus héritée du style Normal. Tout cela vous semble compliqué ? Le mieux est d'essayer et de voir le résultat sur le document actuellement ouvert. Si vous ne vous attendiez pas à tant de conséquences après un simple changement de police, la combinaison Ctrl+Z (ou Cmd+Z sur Mac) annulera la dernière commande.
• Notez que la boîte de dialogue Paragraphe de Word comporte aussi un bouton Définir par défaut qui vous autorise à modifier les attributs des prochains documents basés sur le modèle Normal. Cela vous évite d'avoir à éditer le fichier Normal.dotm.

• De même, la boîte de dialogue Mise en page (onglet Mise en page) comporte, elle aussi, un bouton Définir par défaut pour enregistrer les options de marges et de format de papier dans le modèle Normal, afin qu'elles s'appliquent à vos prochains documents vierges. Là encore, cela vous évite d'avoir à éditer le fichier Normal.dotm.

Redéfinir le style Normal et les autres styles du modèle Normal de Word

Cette méthode, qui agit à la fois sur le document en cours et sur vos prochains documents, vous sera utile dans les cas suivants : vous souhaitez modifier le style Normal de Word, c'est-à-dire la police par défaut et la présentation des paragraphes de texte courant (retrait, espacement…), et/ou d'autres styles prédéfinis comme les titres, ou bien créer des styles personnalisés et les ajouter au modèle Normal de Word.

En revanche, si vous voulez intervenir sur d'autres éléments de présentation que les paragraphes et les styles, modifiez plutôt le modèle par défaut Normal.dotm.

Important : nous supposons ici que le document actuellement ouvert dans Word est basé sur le modèle Normal (Document vierge). Donc vous allez modifier ici le style Normal du modèle Normal ! Si le document ouvert est basé sur un autre modèle, par exemple le modèle Lettre de motivation, ce sont les styles (Normal, Titre1, Titre2, Sous-titre, etc.) de ce modèle qui seront modifiés.

• Pour modifier le style Normal ou n'importe quel autre style, le plus simple consiste à vous placer sur un paragraphe auquel est déjà appliqué ce style, puis à modifier ses attributs comme vous en avez l'habitude, grâce aux outils de l'onglet Accueil, notamment Police, Paragraphe…

• Si vous venez de modifier les attributs d'un paragraphe auquel est appliqué le style Normal afin qu'il serve à l'avenir de modèle pour le texte courant, sous l'onglet Accueil, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le style Normal (illustration ci-dessous). Si vous venez de modifier un paragraphe pourvu d'un autre style, par exemple Titre1, cliquez avec le bouton droit sur Titre1.

• Cliquez sur Mettre à jour Normal pour correspondre à la sélection. En procédant ainsi, le style Normal du document ouvert est modifié. Mais cela n'a pas encore d'incidence sur le style Normal du modèle Normal, nous allons y remédier... 
• Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur le style Normal et choisissez cette fois Modifier.

• Dans la fenêtre Modifier le style de Word pour Windows, cochez l'option Nouveaux documents basés sur ce modèle et pressez le bouton OK.

• Dans la fenêtre Modifier le style de Word pour Mac, cochez l'option Ajouter au modèle et pressez le bouton OK.

• Notez que dans la fenêtre Modifier le style sur Mac et Windows, le bouton Format donne accès aux options pour modifier la police, les attributs de paragraphe, les bordures, etc., du style sélectionné. Il nous semble plus agréable de modifier les attributs du paragraphe dans le document plutôt que dans cette fenêtre, mais la zone exemple au centre de la boîte de dialogue vous montre quand même les effets de chaque changement.

Modifier le modèle par défaut Normal.dotm de Word pour Windows

Le modèle par défaut sur lequel s'appuient vos nouveaux documents vierges s'appelle Normal.dotm (ou Normal.dot dans les versions antérieures à Word 2007). Il définit la mise en forme des paragraphes, du document, les styles prédéfinis, les marges, etc., des documents que vous créez via Fichier > Nouveau > Document vierge. Si vous ne souhaitez changer que la police et/ou les styles prédéfinis, il n'est pas nécessaire de toucher à ce fichier, reportez-vous plutôt aux explications ci-dessus.

• Dans Windows, sélectionnez ce chemin d'accès C:\Users\%USERNAME%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates et copiez-le dans le presse-papiers (Ctrl+C).
• Ouvrez une fenêtre quelconque de l'Explorateur de fichiers de Windows. Cliquez dans la zone du chemin d'accès (Ce PC > Documents…) et collez (Ctrl+V) le chemin que vous venez de copier dans le presse-papiers puis pressez la touche Entrée.

• L'Explorateur de fichiers affiche le dossier contenant les modèles des applications Office. Dans le chemin d'accès, %USERNAME% sera remplacé par votre nom d'utilisateur Windows, Emma sur l'exemple ci-dessous.

• Dans le dossier, faites défiler la liste et repérez le fichier nommé Normal ou Normal.dotm. Si vous comptez le modifier, ce serait une bonne idée d'en conserver au préalable une copie de sauvegarde…
• Dans l'Explorateur de fichiers, ne double-cliquez pas sur ce fichier Normal.dotm, cela créerait un nouveau document Word basé sur le modèle Normal. Cliquez plutôt avec le bouton droit de la souris sur ce fichier Normal ou Normal.dotm et choisissez Ouvrir, dans le menu contextuel.

• Le fichier Normal.dotm s'ouvre dans Word.
• Modifiez les options de paragraphe (police, interlignage, styles…) et/ou la mise en forme du document (marges, en-tête, pied de page, etc.) qui vous intéressent. Vous pouvez utiliser les mêmes commandes que lors de la modification d'un document quelconque.
• Enregistrez et fermez le modèle Normal.
• Les prochains documents que vous créerez via Fichier > Nouveau > Document vide seront basés sur ce modèle Normal. Les documents existants, eux, ne seront pas affectés.

Modifier le modèle par défaut Normal.dotm de Word pour Mac

Le modèle Normal.dotm comporte tous les attributs des documents que vous créez avec Word via Fichier > Nouveau ou via Fichier > Nouveau à partir d'un modèle > Document vide.

• Pour modifier le modèle Normal.dotm, vous devez impérativement l'ouvrir dans Word. Si vous tentez de l'ouvrir à partir du Finder, Word créera un document vide basé sur ce modèle. En revanche, localiser ce fichier dans les dossiers du Finder permet d'en faire une copie avant de le modifier.
• Lancez Word et choisissez Fichier > Ouvrir.
• Dans la fenêtre d'ouverture de fichier, cliquez à gauche sur l'icône Ouvrir, puis sur Sur mon Mac. Au premier niveau du disque dur, cliquez sur le dossier Utilisateurs, puis sur votre nom d'utilisateur (Emma sur l'exemple ci-dessous).

• Vous devez ensuite vous rendre dans le dossier Bibliothèque, mais il est masqué depuis Mac OS X 10.7 (Lion). Donc dans la boîte de dialogue Ouvrir de Word (ou si vous êtes dans le Finder pour faire une copie de ce fichier), appuyez sur Commande+Maj+ G et, dans la zone Aller au dossier, tapez ou copiez-collez ~/Bibliothèque puis pressez le bouton Aller. Si vous préférez le taper, notez que le tilde ~ s'obtient en pressant Alt+N.

• Une fois dans le dossier Bibliothèque, cliquez successivement sur les dossiers Group Containers/UBF8T346G9.Office/Contenu utilisateur/Modèles (ou sur Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates en version anglaise). Si vous êtes dans le Finder et non dans Word, comme dans l'illustration ci-dessous, vous pouvez par exemple faire une sauvegarde du fichier Normal.dotm en le dupliquant ou en le copiant dans un autre dossier. Si vous le déplacez ou le supprimez par mégarde, pas de problème, Word en créera un tout neuf au prochain lancement.

• Ci-dessous, dans Word pour Mac : sélectionnez le fichier Normal.dotm pour l'ouvrir.

• Modifiez les attributs qui vous intéressent : police de caractères, styles de titres, marges, etc.
• Enregistrez et fermez le modèle Normal.dotm.
• Si vous utilisez une ancienne version de Word pour Mac 2011, le fichier Normal.dot devrait se trouver dans le sous-dossier /Utilisateurs/VotreNomUtilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèles utilisateur/Mes modèles ou dans /Users/VotreNomUtilisateur/Library/Application Support/Microsoft/Office/User Templates/My Templates.