Travail collaboratif : débuter avec Google Apps

Décembre 2016

Google Apps est une suite d'outils de productivité en ligne qui répond particulièrement aux exigences du travail collaboratif et mobile. Quelles sont les caractéristiques de cette solution payante réunissant les outils de productivité de Google ? Comment créer un compte Google Apps ?


Qu'est-ce que Google Apps ?


Google Apps est la suite d'outils de productivité de Google basée dans le cloud qui est adaptée aux entreprises de différentes tailles.

Ce service connecte les différentes applications de Google à un nom de domaine unique (www.monentreprise.com). Elle permet à un administrateur de configurer différents aspects liés à l'utilisation des produits de Google au sein d'une organisation (gestion des accès et des droits des utilisateurs).

C'est ce qui différencie cette offre des services rattachés à un compte Google gratuit.

Parmi les fonctionnalités de Google Apps :
  • Adresse e-mail personnalisée (utilisateur@entreprise.com),
  • nombre d'utilisateurs illimité,
  • profil Google Plus professionnel : qui peut servir à communiquer dans l'entreprise (réseau social privé) ou à l'extérieur,
  • espace de stockage Google Drive de 30 Go extensible à 50 ou 200 Go,
  • applications de productivité (voir plus bas) ;
  • outils de création de pages et de sites Web pour l'entreprise,
  • système intranet.

Les applications de productivité de Google Apps

Gmail


La messagerie en ligne intègre plusieurs fonctionnalités Premium : 30 Go d'espace de stockage (réparti sur différentes applications), prise en charge du mode hors connexion, adresses e-mail personnalisées (utilisateur@monentreprise.fr).

Elle dispose d'un moteur de recherche par mots-clés performant qui permet de trouver rapidement des mails et des documents stockés sur Google Drive associés à une requête.

Gmail intègre par ailleurs un module de messagerie instantanée et permet de passer des appels téléphoniques (lignes fixe et mobile) et vidéo par VoIP (via Google Hangouts).

Google Agenda


Présentée sous la forme d'un calendrier collaboratif, cette application permet notamment :
  • de planifier des réunions en fonction de l'emploi du temps d'autres utilisateurs (partage d'agendas),
  • d'organiser des plannings de travail,
  • d'envoyer des invitations à rejoindre un événement,
  • de recevoir des rappels de réunion/évènements à venir,
  • de joindre des fichiers et des documents à un événement.

Google Drive et les Google Docs


Google Drive est un espace de stockage en ligne et gestionnaire de documents. Chaque utilisateur possède son propre espace de stockage, via lequel il peut partager des documents avec d'autres utilisateurs, et accéder à des documents partagés par d'autres collaborateurs.

Google Drive est connecté à la suite bureautique en ligne Google Docs qui comprend :
  • L'application " texte" : pour créer des documents enrichis avec des images, des tableaux, des équations, des dessins, etc.
  • L'application "feuilles de calcul" : pour suivre des projets, créer des formules, des graphiques ou encore des tableaux croisés dynamiques
  • L'application « présentation » : elle permet de créer des diaporamas et d'insérer des vidéos, des animations, ou encore des transitions dynamiques entre les diapositives. Les présentations peuvent être directement publiées sur le Web.


Les applications « formulaire » et « dessin » complètent cette offre de services.

Autres outils disponibles via un compte Google Apps


A ces outils s'ajoutent tous les services connectés de Google (Actualités, Maps, etc.)

Quelle offre Google Apps choisir ?


Deux offres sont disponibles :
  • Google Apps for Business (offre standard) : 4 € par utilisateur
  • Google Apps for Business inclut des fonctionnalités de sécurité avancées (archivage des données d'entreprise critiques, récupération des données, recherche et exportation de données à l'échelle de l'entreprise). Elle est proposée à partir de 8 € par utilisateur et par mois.

Créer un compte Google Apps


Sur la page d'accueil du service, cliquer sur « démarrer l'essai gratuit ».

Plusieurs informations sont demandées pour s'inscrire :
  • Le nom de domaine internet de l'organisation : il est demandé de préciser les paramètres DNS du domaine pour valider cette étape (information disponible chez son fournisseur de nom de domaine). Google offre cependant plusieurs méthodes pour valider la propriété de son nom de domaine. Les méthodes de validation les plus rapides sont le transfert d'un fichier HTML et l'ajout d'une balise méta à son site web (validation en une heure environ).
  • Le nom d'utilisateur choisi comme adresse e-mail principal : cette adresse permettra de gérer le domaine pour ses utilisateurs.
  • Une adresse e-mail secondaire extérieure au domaine Google Apps, en cas de perte des identifiants de connexion.


Une fois l'inscription validée, l'administrateur du compte Google Apps est redirigé vers la console d'administration Google qui permet de configurer l'accès aux services Google pour d'autres utilisateurs dans l'organisation.

Applications mobiles et clients de bureau


Les services de productivité de Google sont déclinés en applications mobiles.

Et notamment :

A voir également :

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