Sauvegarde de documents : choisir un coffre-fort électronique

Décembre 2016


Un coffre-fort numérique est un espace en ligne où l'on peut stocker, archiver et consulter des documents numériques sensibles ou privés : factures, bulletins de salaire, pièces-justificatives, documents scannés, etc. Très pratique en termes d'espace que de sécurité des données ! Les offres abondent, aussi vaut-il mieux sélectionner un coffre-fort numérique en fonction de ses besoins.


Fonctionnement


Un opérateur met à votre disposition un espace en ligne vous permettant d'héberger un certain nombre de données sur des serveurs externalisés.

Avantages


L'avantage est double :
  • éviter la perte de données en cas d'accident (panne d'ordinateur, vol, incendie...)
  • sécuriser des données confidentielles.
  • offrir un vrai service de messagerie indépendant d'une messagerie traditionnelle noyée sous les spams.


Parmi les plus, certains coffres forts numériques proposent des options comme la signature électronique certifiée, l'empreinte et l'horodatage du document faisant foi.

Une recherche des documents par mots-clés doit être également proposée parmi les options du coffre-fort numérique.

Comme tout service à ses balbutiements (même si certains sont déjà bien avancés), le coffre-fort numérique doit être capables d'intégrer, stocker, archiver, des données émanant de sources différentes (relevés de banque, photos de vacances, attestations de paiement, factures, garanties...). C'est ce point qui doit être en premier lieu développé pour améliorer le service : l'universalité.

L'offre


Beaucoup d'entreprises ont proposé ce service à leurs clients, comme la Poste avec Digiposte.
Pour la plupart, ce sont des établissements bancaires, des assureurs ou des opérateurs téléphoniques ou ADSL qui ont vu dans ce service un canal supplémentaire pour communiquer avec leurs clients.

La numérisation de documents ou dématérialisation, cela représente 40 millions de clients d'ici 3 à 5 ans. Les offres dans ce domaine ne vont pas cesser d'augmenter.
  • Digiposte a l'avantage de toucher à la fois les clients de la Poste qui peuvent à la fois recevoir, archiver et partager leurs documents, et ceux de la Banque Postale qui peuvent recevoir leurs relevés de compte, transmettre des documents ou effectuer des opérations bancaires via leur messagerie privée.


Les assurances aussi proposent leur service de « bureau numérique » :

L'avantage si vous êtes déjà client de ces institutions est que le service est souvent proposé gratuitement.

Il existe aussi des opérateurs indépendants qui ont plus axé le service sur les besoins du client que sur celui du vendeur, à voir donc, en fonction des options proposées :

Photo : © maxkabak - Fotolia.com

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