Outils et bonnes pratiques pour gagner en productivité

Décembre 2016

Comment éviter les pertes de productivité et travailler plus efficacement devant son PC ou en situation de mobilité ? De l'optimisation de l'ergonomie de son poste de travail, à l'organisation de son bureau virtuel, en passant par l'utilisation de différents outils web : voici quelques astuces pour booster sa productivité au quotidien.


Limiter les pertes de productivité, organiser son bureau

Remédier aux causes fréquentes de perte de productivité

  • Plusieurs études publiées récemment tendent à démontrer que la réalisation de plusieurs tâches simultanément constitue un frein à la productivité : pour y remédier, limiter le nombre de tâches/d'outils utilisés en même temps afin de se concentrer sur l'accomplissement d'une seule tâche.
  • Limiter les interruptions : liées notamment à la multiplication des réunions (voir l'interview de David Heinemeier hansson sur CCM, co-auteur de « Rework », un ouvrage portant sur la réorganisation des méthodes de travail. Lire également cet article sur les pertes de productivité liées à la surabondance d'emails. L'utilisation de plusieurs services de messagerie (MSN, Skype, Yahoo Messenger) et de réseaux sociaux peut également nuire à la productivité.
  • Améliorer l'ergonomie de son poste de travail, en prêtant attention aux éléments suivants : distance des yeux par rapport à l'écran et position de celui-ci, hauteur de la chaise, alignement des avant-bras par rapport au clavier, ambiance lumineuse (ex : poste à contre-jour) et luminosité de l'écran. Outre l'amélioration du confort de travail, une bonne ergonomie du poste de travail prévient les troubles musculo-squelettiques . Une fiche d'informations est disponible sur le site de l'Apsam.
  • Apprendre à maîtriser les raccourcis claviers de Windows, pour éviter d'utiliser inutilement la souris.
  • Installer un utilitaire pour mieux gérer les programmes au démarrage, et nettoyer la base de registre Windows pour optimiser le fonctionnement de son PC, comme CCleaner par exemple.

Organiser son bureau virtuel

Quelques conseils pour optimiser l'organisation de son bureau :
  • Choisir une résolution d'écran suffisamment élevée pour afficher les fichiers les plus couramment utilisés sans saturer le bureau d'icônes.
  • Organiser des dossiers pour y classer ses fichiers, en prêtant attention au nommage de chaque dossier, et en évitant une arborescence trop profonde (pas plus de trois liens en profondeur)
  • Créer des raccourcis vers le bureau pour accéder aux dossiers les plus couramment utilisés.
  • Limiter le nombre de fichiers ouverts dans la barre des tâches (au bas de l'écran)
  • Utiliser des clients de bureau pour les applications les plus courantes : Dropbox, Google Drive, Yammer, ainsi que les clients de messagerie (Outlook, Thunderbird)


A noter : L'utilitaire gratuit Fences permet de personnaliser son bureau en redimensionnant ses icônes de bureau, et en organisant facilement le contenu de celui-ci.

Lire également : Des logiciels pour améliorer votre productivité

Utiliser les outils de productivité dans le cloud

  • Importer ses documents de travail sur des suites bureautiques en ligne comme Google Docs ou SkyDrive, pour un accès permanent, en mode collaboratif.
  • Utiliser un service de stockage et de partage de documents en ligne : comme Dropbox et Google Drive notamment.
  • Utiliser un logiciel comme Evernote, pour sauvegarder des notes en ligne, gérer des tâches.

Optimiser sa navigation web, utiliser des extensions de navigateur et bookmarlets

  • Limiter le nombre d'onglets ouverts dans son navigateur (une dizaine d'onglets au maximum)
  • Voir nos astuces

- les meilleures extensions Google Chrome pour les pros
- Utiliser les bookmarklets pour booster sa productivité

Conjuguer mobilité et productivité

Nos articles :

Gérer sa présence sur les réseaux sociaux

Utiliser un client de gestion des réseaux sociaux multicompte. Voir notre article :

Partager et capitaliser sa veille d'informations

Voir nos article :

Automatiser des tâches courantes sur le web

Pour connecter différents canaux web (Twitter, Facebook, Tumblr, flux RSS, etc.) entre eux et automatiser des actions de publication ou de partage, voir notre article :

IFTTT : automatiser des tâches courantes sur le web

A voir également :

Ce document intitulé «  Outils et bonnes pratiques pour gagner en productivité  » issu de CommentCaMarche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement.